Cómo aplicar el Kanban Maturity Model con una herramienta digital

El Kanban Maturity Model (KMM) recopila y resume una década de experiencia aplicando Kanban en diferentes organizaciones. El modelo puede ser una herramienta valiosa para aquellas empresas interesadas en desarrollar su agilidad empresarial y organizacional.

KMM te proporciona un marco para escalar Kanban y evolucionar tu proceso con el objetivo de alcanzar robustez y agilidad, asegurando así la sostenibilidad a largo plazo de tu empresa.

El KMM consta de 7 niveles de madurez, pero antes de explorar el modelo en detalle, describamos brevemente algunos de sus beneficios.

A primera vista, el KMM puede parecer bastante complejo. Sin embargo, al avanzar por las distintas etapas, verás que puede aportar múltiples beneficios a tu organización.

Por ejemplo, podrás aliviar la sobrecarga de trabajo de tu equipo, hacer tu proceso más predecible y mantener un flujo de trabajo estable. Además, serás capaz de entregar más rápido al mercado, incrementar tu agilidad, establecer un propósito compartido y reforzar los valores organizacionales.

Es importante entender que cada nivel del modelo incluye prácticas de transición y prácticas clave.

Las prácticas de transición te ayudarán a superar posibles resistencias. Implementarlas facilitará el paso de un nivel de madurez al siguiente. Por otro lado, las prácticas clave son necesarias para alcanzar los resultados que definen cada nivel. No obstante, una organización en un nivel inferior tenderá a resistirse a ellas si no se realiza primero un trabajo preparatorio.

Sin más preámbulos, descubramos el modelo y veamos cómo puedes aplicarlo en combinación con herramientas de software Kanban para lograr la máxima eficiencia.

 

Maturity Level 0: Oblivious

Si tu organización no es consciente de la necesidad de un proceso de trabajo estructurado, definitivamente estás en el nivel de madurez 0. La mayoría de las organizaciones en esta etapa no tienen un enfoque sistemático para organizar su forma de trabajar, y puede parecer difícil aplicar los principios de Kanban a nivel de equipo.

Por eso es necesario comenzar visualizando el trabajo a nivel personal. Puedes hacerlo en un tablero Kanban físico o digital.

Visualizar elementos de trabajo en un tablero Kanban básico

El propósito aquí es bastante simple. Los individuos deben darse cuenta de los beneficios de visualizar el trabajo invisible y de la necesidad de limitar el trabajo en curso para ser más productivos.

En última instancia, tu equipo estará listo para comenzar la transición al nivel de madurez 1 cuando los individuos se den cuenta de la necesidad de priorizar qué debe hacerse a continuación dentro del cúmulo de tareas en sus backlogs.

En esta etapa, es crucial comprender que limitar el trabajo en curso te ayuda a evitar la multitarea y a reducir los tiempos de entrega de las tareas.

Si cada miembro de tu equipo ya está en este punto, puedes pasar a la siguiente fase.

Maturity Level 1 – Team Focused

En el nivel de madurez 1, los miembros del equipo ya han desarrollado el hábito de usar Kanban a nivel individual.

Después de que los individuos comienzan a reconocer las ventajas de una visualización de flujo de trabajo simple, es momento de transmitir los beneficios de Kanban del nivel individual al nivel de equipo.

Visualización

La visualización del flujo de trabajo en el nivel de madurez 1 está relacionada principalmente con llevar el Personal Kanban al nivel de equipo. Se asocia con cinco prácticas principales:

1. Visualizar el trabajo de varias personas mediante un tablero kanban agregado.
2. Visualizar las políticas iniciales descubiertas.
3. Usar avatares para visualizar la carga de trabajo individual.
4. Visualizar el trabajo realizado por un equipo mediante un tablero kanban de equipo.
5. Visualizar políticas básicas.

Transition

Al iniciar la transición, debes migrar todo el trabajo desde los tableros individuales a un tablero Kanban de equipo compartido. Al principio, será más fácil diferenciar entre los elementos de trabajo utilizando swimlanes. Cada swimlane puede estar dedicada a una persona en particular.

De esta manera, los miembros del equipo reconocerán fácilmente sus propias tareas, pero también podrán ver con claridad lo que están haciendo los demás.

Visualización de un tablero de equipo Kanban con swimlanes individuales

Todavía no existe una consistencia en el proceso de trabajo, pero notarás un aumento en los niveles de colaboración del equipo y una cultura inicial de responsabilidad compartida.

Puedes hacerlo en un tablero Kanban físico, pero será mucho más sencillo construir el tablero Kanban compartido en línea con unos pocos clics. Además, será mucho más fácil recopilar datos del flujo de trabajo, los cuales necesitarás para seguir avanzando con el modelo.

Core Practices

Si tu equipo ya tiene la confianza para compartir responsabilidades y metas comunes, es momento de eliminar las swimlanes individuales y aplicar avatares.

Uso de avatares para visualizar los elementos de trabajo específicos de un usuario

Ahora, todo el equipo comparte un espacio de trabajo común y las tareas aparecen en grupos comunes, pero aún así, cada persona sigue siendo responsable de sus propias tareas. Sin embargo, el equipo empieza a adquirir una comprensión clara del proceso general.

Un paso importante es definir y visualizar las políticas iniciales. Estas son como normas o reglas que todo el equipo acuerda seguir para asegurar un funcionamiento normal y mejorar el proceso de trabajo.

En un tablero Kanban digital, esto será muy sencillo porque generalmente aparecen en la parte inferior de cada columna, y todos pueden acceder a ellas en un abrir y cerrar de ojos.

Limiting Work in Progress

En el nivel 1, aún es relativamente fácil aplicar límites de trabajo en curso (WIP limits). Teniendo en cuenta que cada miembro del equipo tiene su propia swimlane al comienzo de esta etapa, es normal comenzar con límites WIP personales. La lista de verificación para avanzar hacia el nivel de madurez 2 consiste en:

1. Establecer límites WIP por persona.
2. Establecer límites WIP de equipo.

Transition

Mientras cada miembro del equipo tiene su swimlane dedicada, necesitas limitar el trabajo que puede estar en curso para cada individuo. Teniendo esto en cuenta, puedes intentar calcular los límites WIP por persona simplemente observando, por ejemplo, la cantidad de tareas que pueden finalizarse en 3 días, y este será el límite WIP.

Aplicación de límites de WIP por usuario en Businessmap

En otras palabras, si Janett puede entregar 4 elementos de trabajo en 3 días, entonces su límite WIP será 4. De esta forma, evitarás que cada individuo se sobrecargue.

Es importante señalar que necesitas considerar el tamaño de los elementos de trabajo en los que trabajan los miembros del equipo antes de poder establecer límites WIP adecuados.

Core Practices

Cuando pases a un tablero Kanban conjunto, es momento de establecer límites WIP de equipo. Siempre es una buena idea respaldar tu decisión empíricamente, y por eso será mucho más fácil para ti usar una solución Kanban en línea. Las soluciones de software Kanban normalmente recopilan datos históricos sobre el flujo de trabajo de tu equipo, y puedes determinar fácilmente cuál debería ser el límite WIP.

Por ejemplo, puedes ver el rendimiento semanal de tu equipo y establecerlo como límite WIP. En otras palabras, si tu software Kanban en línea te dice que tu equipo completa 6 tareas por semana, puedes establecerlo como límite WIP.

Presta atención a las razones que causan que se exceda el límite WIP. Esto te ayudará a reducirlas gradualmente hasta alcanzar un estado en el que nadie esté haciendo multitarea — otra buena razón para usar software Kanban.

Visualización de todas las actividades de un equipo durante un período determinado

Puedes ver fácilmente las razones de “WIP limit exceeded” con unos pocos clics y analizarlas después. Además, también puedes establecer reglas de negocio que emitan alertas cuando los límites se alcancen o se excedan. Esto puede reducir las actividades de desperdicio como mover y contar tarjetas, especialmente si tu equipo es lo suficientemente grande como para generar una cantidad considerable de tareas.

Finalmente, lo mejor de los límites WIP de equipo es que fomentan la colaboración y promueven el intercambio de conocimientos.

Maturity Level 2: Customer-Driven

Hasta ahora, tu equipo ha comprendido que usar Kanban impulsará la colaboración y aportará transparencia al proceso de trabajo. El siguiente paso es reconocer el flujo de trabajo. En otras palabras, el equipo comienza a entender la manera en la que hacen las cosas.

Alcanzar esta etapa también significa que el equipo probablemente empieza a ver y darse cuenta de la necesidad de un proceso de trabajo definido y de cómo se completan los elementos de trabajo.

Visualization

Hasta ahora, tu equipo ha utilizado el tablero Kanban para visualizar las tareas de trabajo. Sin embargo, a partir de esta etapa, tus equipos verán el verdadero valor de las prácticas de visualización.

Transition

Avanzando hacia el núcleo del ML2, primero deberás pasar por los siguientes pasos:

1. Visualizar el progreso usando una posición horizontal en un tablero Kanban de flujo de trabajo emergente.
2. Visualizar los tipos de trabajo mediante colores de tarjetas o filas del tablero.
3. Visualizar los elementos de trabajo bloqueados.
4. Visualizar el envejecimiento de los elementos de trabajo.
5. Visualizar dependencias con otro servicio o sistema.
6. Visualizar políticas de servicio básicas.

En primer lugar, una solución Kanban en línea te dará la libertad de aplicar rápidamente cualquier cambio al flujo de trabajo de tu equipo. Teniendo esto en cuenta, puedes reestructurar tu tablero Kanban y aplicar algunas etapas principales de tu flujo de trabajo.

Por ejemplo, si gestionas un equipo de desarrollo de software, puedes dividir este tablero Kanban de entrega en las siguientes columnas:
Demand -> Specify -> Ready for Development -> Development/Test/Deploy -> Done

Ejemplo de un tablero Kanban de un equipo de desarrollo de software en Businessmap

Después de esto, puedes aplicar códigos de color para los diferentes tipos de trabajo o usar swimlanes por la misma razón. Por ejemplo, las tarjetas amarillas serán errores; las tarjetas azules serán funcionalidades, y así sucesivamente.

En esta etapa, es esencial comenzar a visualizar los bloqueos. En pocas palabras, se trata de eventos inesperados que impiden continuar con una tarea.

Si usas software Kanban, podrás recopilar datos valiosos sobre las distintas razones de bloqueo. En cualquier momento, puedes extraer un informe detallado con unos pocos clics y analizar qué razones de bloqueo causan más problemas en el proceso.

Utilizando el informe de búsqueda para identificar elementos de trabajo bloqueados

Estar en este punto ya te da la confianza para expandir tu tablero, y este es un buen momento para dividir la etapa de descubrimiento de tu proceso de trabajo o el backlog. En lugar de lanzar todas las ideas en un solo lugar (el backlog), puedes separar la etapa de descubrimiento en varias fases, lo que ayudará a tu equipo a priorizar de manera más eficiente y mover las tareas más rápido. Pero no simplemente acumular ideas.

Visualización de la etapa de descubrimiento en un tablero Kanban

Antes de pasar al último paso, primero necesitas visualizar los límites WIP individuales. Su propósito aquí es funcionar como límites secundarios. Aplicar tanto límites WIP de equipo como individuales puede ser necesario cuando más de una persona trabaja en una tarjeta. Imagina que la tarjeta tiene un responsable de su finalización, pero varias subtareas requieren la asistencia de otros miembros del equipo. Si no hay un límite WIP individual, la persona que asiste cumple con el límite WIP del equipo, pero corre el riesgo de sobrecargarse debido a su participación en el procesamiento de otras tarjetas.

Por último, pero no menos importante, necesitas visualizar las políticas del proceso. Las políticas deben ser claras y explícitas. Al usar software Kanban, será muy sencillo aplicarlas.

Por ejemplo, pueden aparecer en la parte inferior de cada columna describiendo bajo qué condiciones debe aparecer una tarea o ser movida. Otro ejemplo es que tu equipo será alertado de inmediato si se alcanza o se supera un límite WIP.

Visualización de políticas de trabajo en un tablero Kanban

Core Practices

Ya estás en el núcleo del nivel de madurez 2. Aún queda mucho por recorrer, pero la base sólida que ya tienes te ayudará a construir un flujo estable y fluido de extremo a extremo. Para lograrlo, debes seguir las siguientes prácticas clave:

1. Visualizar constant WIP (CONWIP) en un tablero Kanban de entrega de flujo de trabajo emergente.
2. Visualizar actividades simultáneas o desordenadas con casillas de verificación.
3. Visualizar actividades opcionales, no ordenadas y potencialmente simultáneas usando dos columnas de casillas de verificación.
4. Visualizar múltiples actividades opcionales, no ordenadas y no simultáneas realizadas por equipos especializados utilizando filas parciales dentro de una columna del tablero.
5. Visualizar flujo de trabajo definido usando un tablero Kanban.
6. Visualizar múltiples servicios mediante un tablero de vista general agregada de entrega de servicios.

Sin más preámbulos, esto es lo que necesitas saber.

A veces, varios miembros del equipo pueden trabajar en un solo elemento de trabajo. Puedes aplicar subtareas o casillas de verificación en estos casos, y solo cuando todas las subtareas estén completadas, la tarea puede moverse a la siguiente columna.

Además, también puedes usar swimlanes para distinguir entre tareas que deben realizarse en paralelo.

En el siguiente paso, puedes aplicar swimlanes para dividir tareas que requieren diferentes habilidades. Por ejemplo, puedes tener swimlanes separadas para diferentes actividades como diseño de UI, seguridad, etc.

Visualización de diferentes tipos de trabajo en un tablero Kanban a nivel de equipo

Este también es el lugar adecuado para visualizar defectos y cualquier otro tipo de retrabajo. Puedes hacerlo usando un color específico para este tipo de tareas o una swimlane separada. Este es un paso importante porque te permite reducir actividades de retrabajo innecesarias.

Otro paso importante es aplicar constant WIP (CONWIP). A este punto, probablemente ya has dividido el área de En Progreso de tu tablero Kanban en diferentes etapas de trabajo. Establecer un límite WIP en toda el área de En Progreso ayudará a tu equipo a comprender mejor todo el proceso de desarrollo de producto.

En este punto, es importante comenzar a mejorar tu tablero Kanban en ambas etapas: descubrimiento y entrega. Como se mencionó anteriormente, la etapa de descubrimiento, usualmente considerada como el backlog, es donde nacen las ideas y luego se convierten en elementos accionables que pasan a la etapa de entrega. Añadir más etapas al flujo de trabajo te ayudará a ver en detalle toda la cadena de valor y a mover el trabajo más rápido.

Por ejemplo, una etapa de descubrimiento de tu flujo de trabajo puede comenzar con una columna llamada “Ideas”. Esta puede estar seguida por la columna “Oportunidades”, donde se arrastran las ideas reconocidas para desarrollo futuro. Puedes tener una etapa de análisis para dividir el trabajo que será extraído en un futuro lejano o cercano.

El mismo principio se aplica a todo el flujo de trabajo. Cuanto más avances con Kanban, más notarás la necesidad de agregar más columnas. Y esto no es solo por usar columnas, sino para visualizar todos los pasos posibles que puede seguir una tarea. De esta forma, comenzarás a identificar dónde se estanca el trabajo, dónde se bloquea con más frecuencia, dónde se agrega valor.

Tablero Kanban con múltiples flujos de trabajo

Finalmente, antes de comenzar la transición al Nivel 3, deberías dejar atrás el Team Kanban y crear un tablero Portfolio Kanban donde tus grandes proyectos se visualicen como tarjetas y se dividan en asignaciones vinculadas como elementos secundarios en los tableros de tus equipos. Dependiendo del progreso de los elementos secundarios, deberías mover la iniciativa del proyecto más cerca de Done.

Limiting WIP

En el proceso de maduración, has aprendido cómo limitar el trabajo en curso a nivel personal y, eventualmente, a un nivel básico de equipo. Aun así, para lograr un estado de implementación Kanban orientado al cliente, tienes dos pasos por delante, uno para el período de transición y otro asociado a las prácticas clave del nivel:

1. Establecer límites de constant WIP (CONWIP) en el flujo de trabajo emergente.
2. Establecer límites WIP en un tablero de vista general agregada de entrega de servicios.

Establecer límites WIP en un servicio agregado te permite lograr un flujo fluido y equilibrado al reunir servicios que involucran a uno o más equipos.

A continuación, deberás aplicar un límite constante a la cantidad total de trabajo en curso. También conocido como CONWIP, esta es una forma más avanzada de mantener tu flujo estable, manteniendo la misma cantidad de elementos en curso en todo momento. Si el límite es mayor que tu capacidad, tu equipo hará multitarea. Si es menor, entonces algunos miembros del equipo estarán ocasionalmente inactivos.

Managing Flow

En el nivel de madurez 2, el concepto de flujo se aplica con mayor intensidad. Cuatro prácticas fundamentales de gestión del flujo deben formar parte de tu rutina de trabajo:

1. Definir tipos de trabajo basados en solicitudes del cliente.
2. Mapear el flujo ascendente y descendente.
3. Gestionar problemas de bloqueo.
4. Gestionar defectos y otros tipos de retrabajo.

Transition

El período de transición de este nivel de madurez consiste en un solo paso, pero significativo: definir tipos de trabajo basados en las solicitudes de tus clientes. Una vez que los definas, asegúrate de visualizar claramente cada tipo en tu tablero Kanban.

Uso de tipos de tarjeta para definir tipos de trabajo basados en solicitudes de los clientes

Puedes usar diferentes colores de tarjeta, marcas u otros métodos, siempre y cuando no haya posibilidad de confusión. Por ejemplo, en Businessmap, puedes definir plantillas de tipo de trabajo que se aplican automáticamente a las tarjetas recién creadas de un tipo específico. Estas tarjetas están marcadas con un icono distintivo.

Core Practices

En el núcleo del nivel de madurez 2, el concepto de Upstream Kanban aparece por primera vez. Está relacionado con todos los pasos que forman parte de tu proceso antes de comprometerse a entregar una tarea.

Los estados upstream reflejan los pasos por los que pasan las ideas o solicitudes antes de alcanzar el compromiso de ser entregadas. Por ejemplo, estos son genéricamente: Opportunities – Synthesis – Analysis – Ready to commit.

Para avanzar hacia el nivel de madurez 3, necesitas comenzar a gestionar tus problemas de bloqueo. Visualizarlos es importante, pero necesitas sistematizar los problemas de bloqueo y discutir soluciones a largo plazo para los bloqueos comunes con tu equipo.

Uso de bloqueadores y stickers para gestionar problemas de bloqueo

Una buena manera de clasificar tus bloqueos es preparar diferentes avatares para todos los problemas que enfrentas. Por ejemplo, si estás usando nuestra plataforma de software, puedes crear plantillas de avatares personalizados para bloqueos. Puedes definir un icono distintivo y listar cualquier información relevante relacionada con el bloqueo dentro.

Finalmente, para poder decir con confianza que estás en el nivel de madurez 2 en lo que respecta al flujo, necesitas comenzar a gestionar defectos y otros tipos de trabajo. Una forma sencilla de hacerlo es preparar una swimlane dedicada para los elementos de trabajo de este tipo que necesiten ser acelerados.

Visualización de tipos de trabajo usando swimlanes

Te aconsejamos colocarla en la parte superior de tu tablero y hacerla lo más simple posible (en cuanto a pasos del proceso) para que las tarjetas puedan moverse rápidamente de Requested a Done. Una buena práctica sería dar la mayor prioridad a este tipo de tareas y adoptar una política que permita a los miembros del equipo dejar de hacer lo que están haciendo para solucionar el problema de inmediato.

La única excepción debe aplicarse cuando todos estén trabajando en elementos que deban ser acelerados.

Sin entrar en detalle sobre estas prácticas, queremos aconsejarte que mantengas todo lo relacionado con políticas y servicios transparente para tu equipo.

Continuando con las prácticas clave de visualización del nivel de madurez 2, es importante visualizar el envejecimiento del trabajo en curso para mantener la eficiencia de tu flujo de trabajo y reaccionar temprano ante señales de problemas.

Trabajo en curso ágil (WIP)

Las soluciones de software Kanban son excelentes para ayudarte con esto porque ofrecen una variedad de funciones que permiten visualizar el envejecimiento del WIP, como indicadores de edad en cada tarjeta, analíticas dedicadas para este propósito, e incluso la capacidad de cambiar el color de la tarjeta cuando alcanza una edad específica.

Asegúrate de aprovechar al máximo las capacidades de visualización que Kanban proporciona y continúa desarrollando los bucles de retroalimentación relacionados con el nivel de madurez 2.

El último paso para alcanzar el nivel de madurez 3 está relacionado con identificar fuentes de insatisfacción y políticas problemáticas.

 

Maturity Level 3: Fit-for-Purpose

Cuando alcanzas el nivel de madurez 3, ya deberías tener una definición de proceso, flujo de trabajo, políticas y marcos de toma de decisiones. Es importante que todo tu equipo esté de acuerdo con ellos y comprenda cómo les ayudan a lograr mejores resultados.

En este nivel, tu enfoque principal debe ser seguir evolucionando tu implementación de Kanban en prácticamente las 6 prácticas clave.

Visualizing Workflow

A medida que empiezas a superar el nivel de madurez 2 y comienzas la transición de un proceso orientado al cliente a uno fit-for-purpose, las prácticas relacionadas con la visualización avanzan hacia el upstream.

Transition

La transición al nivel de madurez 3 se presenta en forma de 6 acciones:

1. Visualizar el estado "ready to commit", también conocido como "ready to pull".
2. Visualizar los criterios de aceptación de solicitudes, también conocidos como criterios de entrada.
3. Visualizar el flujo de trabajo y los elementos de trabajo en equipo mediante un tablero Kanban de equipo agregado.
4. Visualizar la clase de servicio usando colores de tarjetas, filas del tablero o decoradores de tarjetas.
5. Visualizar dependencias padre-hijo y entre iguales.
6. Usar el parking lot para visualizar solicitudes de trabajo dependientes de otro servicio o sistema que estén actualmente en espera o bloqueadas.

Para iniciar la transición, debes configurar una nueva columna en tu tablero Kanban dedicada a los elementos que están listos para ser comprometidos. Este paso tiene como objetivo distinguir entre los elementos solicitados que están listos para ser arrastrados a in progress y el resto que espera su turno en algún momento futuro. Lógicamente, deberías colocarla justo antes de tu primer paso de progreso.

A continuación, debes asegurarte de que tu equipo respete ese orden y no arrastre elementos que han sido solicitados pero no están ubicados en la columna upstream. La mejor forma de hacerlo es dejar explícitamente claro qué debe suceder con los elementos en la columna. Es recomendable darle un nombre como “Next”, “Ready to Start”, “Ready to commit”, “Ready to pull” o algo similar.

También sería prudente visualizar la definición de listo o, si nos mantenemos en la terminología Kanban, los pull criteria. El mejor lugar, por supuesto, es en el propio tablero.

Visualización de un tablero Kanban en el Nivel de Madurez 3

Cuando los primeros pasos hacia la transición a una implementación de Kanban fit-for-purpose se conviertan en una parte natural de tu rutina diaria de trabajo, deberías intentar combinar múltiples tableros de equipos con funciones estrechamente relacionadas (por ejemplo, Desarrollo y QA).

Tu objetivo aquí es hacer que la transferencia de trabajo sea más natural y mantener las tareas que ambos equipos necesitan procesar en un solo lugar.

Esto puede potenciarse aún más al usar una solución de software Kanban debido a las funciones de automatización presentes en algunas herramientas.

Por ejemplo, dentro de nuestra plataforma de gestión del trabajo, puedes configurar el sistema para enviar una notificación al equipo de QA tan pronto como una tarjeta esté disponible para pruebas.

A continuación, puedes trazar algunas swimlanes para separar tus proyectos y mantener todas las asignaciones relacionadas agrupadas.

Para concluir la transición hacia el nivel de madurez 3 (con respecto a la visualización), deberías visualizar las dependencias entre tareas en tu tablero y dedicar una columna a las tareas que están esperando a partes externas.

Visualizar dependencias en un tablero físico es bastante complicado y normalmente requiere hilos de tela conectados entre sí.

Sin embargo, hay una manera más sencilla disponible para los equipos que no tienen miedo de llevar su implementación de Kanban al mundo digital.

Algunos tableros Kanban en línea, incluidos los disponibles en nuestra plataforma, vienen con funciones dedicadas a visualizar una variedad de dependencias entre tarjetas como:

• Padre
• Hijo
• Relativo
• Predecesor
• Sucesor

Para alcanzar el nivel de madurez 3, tu objetivo debe ser transparentar las dependencias entre asignaciones padre-hijo y entre iguales.

La explicación más simple de este tipo de dependencia es una asignación padre compuesta por una o varias tarjetas hijas que deben completarse antes de que la tarjeta padre pueda considerarse terminada o que puedas comenzar a procesarla (si queda alguna acción por realizar).

Por otro lado, una relación entre iguales es cuando dos tareas están relacionadas entre sí, pero ninguna es superior.

Visualización jerárquica de tarjetas enlazadas

Al usar un tablero Kanban en línea, no tendrás que lidiar con hilos, sino simplemente conectar las tarjetas a través del mecanismo de dependencias de la herramienta y monitorear el progreso de la tarjeta hija directamente desde la tarjeta padre. No solo ahorrarás mucho tiempo tratando de mantener tu tablero ordenado, sino que nuevamente podrás confiar en notificaciones automáticas para saber que se ha hecho algún progreso.

Como se mencionó hace unos párrafos, el último paso de la transición es dedicar un espacio en tu tablero a las tareas que están esperando la acción de partes externas. Puedes ser muy flexible aquí y hacerlo de varias formas, pero las más populares son:

Dedicar una columna en tu tablero en alguna sección de progreso.

Dibujar una línea vertical a través de una o varias columnas de procesamiento, indicando que todo lo que está debajo de la línea está esperando a alguien fuera de tu equipo.

Core Practices

Si has implementado con éxito todo lo que has leído hasta ahora relacionado con la visualización del trabajo, entonces estás a punto de alcanzar con confianza el nivel de madurez 3 y puedes decir con orgullo que tienes una visualización del flujo de trabajo gestionado. Aun así, hay algunas prácticas clave que debes adoptar en este nivel:

1. Visualizar el desarrollo de ideas mediante un tablero Kanban upstream (de descubrimiento).
2. Visualizar las opciones descartadas en un tablero Kanban upstream (de descubrimiento).
3. Visualizar señales de reposición (replenishment signals).
4. Visualizar señales de arrastre (pull signals).
5. Visualizar criterios de arrastre (pull criteria), también conocidos como “pull policies”, “definition of ready”, “exit criteria”.
6. Visualizar la capacidad disponible.
7. Visualizar fecha objetivo o SLA.
8. Visualizar failure demand frente a value demand.
9. Visualizar trabajo abortado.

Continuando con el upstream, necesitas mejorar tu tablero Kanban para que te proporcione una mejor vista de las opciones disponibles que esperan a que tu equipo trabaje en ellas.

Para hacerlo, necesitas descomponer aún más la sección “Requested” de tu tablero y añadir algunos pasos entre el inicio de la tarea en el tablero y el paso de compromiso.

Desglose del área “Requested” para una mejor visualización de los elementos de trabajo que esperan ser procesados

Los pasos deben estar dedicados a definir una asignación y analizar los requisitos necesarios para finalizarla.

Será útil dedicar un espacio para visualizar las ideas abandonadas dibujando una swimlane separada para este tipo de tarjetas debajo de la sección upstream del tablero.

A continuación, debes asegurarte de que tu equipo sepa cuándo deben extraerse nuevas tareas hacia downstream en dirección al compromiso. Una forma sencilla de hacerlo es establecer un límite mínimo de WIP en tus columnas upstream.

Asegúrate de que exista una indicación clara sobre cuándo debe arrastrarse una tarea hacia downstream (por ejemplo, usando etiquetas en las tarjetas), y mantén el tablero actualizado para evitar tener capacidad ociosa con frecuencia.

Puedes apoyarte en soluciones de software para ayudarte con la siguiente práctica de visualización del nivel de madurez 3, que consiste en visualizar las fechas objetivo o SLA de tus asignaciones. Sus funcionalidades adicionales mantendrán a tu equipo consciente de los plazos sin necesidad de recordatorios constantes.

Dependiendo del software que elijas, puedes contar con distintas funciones como indicadores de fecha límite en las tarjetas, notificaciones por correo electrónico cuando se acercan los plazos, cambio automático de color de la tarjeta al acercarse la fecha límite, etc.

Aunque el Nivel 3 pone un gran enfoque en la parte upstream de tu flujo de trabajo, también hay acciones que deben realizarse en el downstream.

Nos guste o no, el desperdicio es una parte inevitable de cualquier proceso, y a veces el trabajo en curso debe ser abandonado por diversas circunstancias.

Como resultado, es buena práctica visualizar el trabajo en el que se ha trabajado pero que ha sido abandonado, directamente en tu tablero. Puedes dedicar una columna específica para estas tarjetas o simplemente usar una etiqueta que indique que no se ha finalizado y colocarlas en “Done”, para así aprender de cada fallo y evitar repetir el error.

Antes de estar listo para iniciar la transición al nivel de madurez 4, hay un par de cosas finales que necesitas incorporar a tu rutina diaria en la oficina.

Uso de swimlanes en Kanban para visualizar diferentes clases de servicio

Una de ellas es visualizar los diferentes tipos de trabajo o clases de servicio en tu tablero. Puedes hacerlo con colores de tarjetas o swimlanes dedicadas. La segunda opción es más popular porque en cualquier tipo de implementación Kanban, cuanto más alta es la posición de la tarjeta en el tablero, mayor es su prioridad.

Por lo tanto, al distinguir entre diferentes clases de servicio o tipos de tareas, es buena idea colocar el tipo de trabajo con mayor prioridad en la swimlane superior y continuar hacia abajo siguiendo esa lógica.

Finalmente, antes de comenzar la transición al Nivel 4, deberías avanzar aún más tu implementación de Portfolio Kanban convirtiendo tu tablero de portafolio en un tablero Kanban de portafolio con Earned Value, para visualizar el progreso del proyecto y el riesgo respecto al cronograma o presupuesto.

Limiting WIP

De forma similar a los niveles de madurez anteriores, al avanzar hacia una implementación Kanban fit-for-purpose, necesitas mejorar las prácticas ya establecidas para limitar el trabajo en curso. Sin embargo, una vez que has alcanzado un nivel orientado al cliente para limitar el WIP, puedes avanzar al nivel de madurez 3 sin necesidad de pasar por una transición.

Existen 6 prácticas relacionadas con la limitación del trabajo en curso en este nivel:

1. Establecer límites WIP basados en actividades.
2. Usar un punto de pedido (order point, límite mínimo) para el reabastecimiento upstream.
3. Usar un límite máximo para definir la capacidad.
4. Establecer límites WIP combinados entre diferentes subestados.
5. Establecer límites WIP combinados entre diferentes actividades.
6. Crear un sistema Kanban completo.

Establecer límites WIP basados en actividades te permite gestionar la capacidad del equipo, teniendo en cuenta los tipos de elementos de trabajo que componen tu flujo. Solo tienes que poner un límite máximo al número de tareas de un tipo determinado que pueden estar en curso.

En segundo lugar, necesitas establecer un límite mínimo para el reabastecimiento upstream de tareas. Tu objetivo es tener un flujo constante de ideas que avancen hacia tu punto de compromiso. El límite WIP mínimo te señalará que tu conjunto de ideas necesita reponerse tan pronto como tu equipo lo alcance.

Después de configurar un punto de reabastecimiento, necesitas asegurarte de no sobrecargar al equipo que opera en el upstream. En otras palabras, debes establecer un límite máximo a las tarjetas que pueden permanecer en cualquier columna upstream.

 Establecimiento de un límite máximo en los elementos de trabajo en el proceso upstream de un flujo de trabajo

La última práctica asociada con la limitación del trabajo en el nivel de madurez 3 es establecer un límite WIP combinado para las diferentes etapas de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, si tus equipos de desarrollo y QA trabajan en un mismo tablero, necesitas poner límites separados para sus etapas, combinando todas las columnas relacionadas con un equipo.

Managing Flow

Los niveles de madurez 0 al 2 deberían haberte permitido establecer una base estable para gestionar un flujo de trabajo complejo. Aun así, cuando comienzas la transición hacia el nivel de madurez 3, hay mucho por hacer en este sentido.

Transition

La transición al nivel 3 consiste en un total de 11 prácticas. Como la mayoría de ellas son ajustes en tu estilo de gestión, solo mencionaremos 7 de ellas y pondremos atención en aquellas relacionadas específicamente con el uso de tableros Kanban.

Las 7 prácticas listadas en el orden en que deben implementarse son las siguientes:

1. Organizarse en torno al proceso de descubrimiento de conocimiento.
2. Aplazar el compromiso (decidir en el "último momento responsable").
3. Usar el diagrama de flujo acumulativo (Cumulative Flow Diagram) para monitorear las colas.
4. Usar la Ley de Little (Little’s Law).
5. Eliminar gradualmente los búferes infinitos.
6. Reportar eficiencia de flujo rudimentaria.
7. Cerrar activamente las solicitudes upstream que cumplan con los criterios de abandono.

Implementar todas estas prácticas es necesario para avanzar con firmeza hacia el nivel de madurez 3. Una vez que hayas logrado organizar a tu equipo en torno a servicios específicos y hayas aplazado el compromiso, es momento de comenzar a gestionar la estabilidad de tu flujo de trabajo.

Gestión de la estabilidad del flujo de trabajo usando un diagrama de flujo acumulativo

Difícilmente existe una herramienta más adecuada para este propósito que el Cumulative Flow Diagram (CFD). Es una analítica avanzada disponible en tableros Kanban en línea que proporciona una visualización concisa de las tres métricas más importantes de tu flujo:

• Tiempo de ciclo (Cycle time)
• Rendimiento (Throughput)
• Trabajo en curso (Work in progress)

Su propósito principal es mostrarte cuán estable es tu flujo y ayudarte a entender dónde debes enfocarte para hacer que tu proceso sea más predecible. Te proporciona una visión cuantitativa y cualitativa tanto de problemas pasados como actuales y puede visualizar enormes cantidades de datos.

Aunque el CFD puede parecer confuso al principio, en realidad es bastante simple.

Existen 3 estados de tu flujo de trabajo que el gráfico puede visualizar:

• Las bandas se ensanchan – entran más elementos de trabajo al flujo de los que salen.
• Las bandas progresan en paralelo – tu flujo de trabajo es estable, y hay un equilibrio entre las tareas que se inician y las que se completan.
• Las bandas se estrechan – tu equipo está finalizando más trabajo del que comienza, y tienes capacidad ociosa.

Esta visualización simple es una de las mayores ventajas de los tableros Kanban en línea. Te proporciona datos esenciales del flujo de trabajo que son casi imposibles de replicar con tableros Kanban físicos.

En este punto, estás a mitad de camino en la transición. Después de haber estabilizado tu flujo utilizando un CFD, necesitas comenzar a aplicar planificación Kanban utilizando la Ley de Little (Little’s Law).

Es una forma bastante sencilla de pronosticar el tiempo de entrega de tus asignaciones dividiendo el WIP por el tiempo de entrega (lead time). Si tu flujo de trabajo es predecible, entonces la Ley de Little puede darte tranquilidad al comprometerte con una fecha límite. Si no lo es, entonces aún no estás listo para dar este paso.

A continuación, necesitas eliminar los búferes infinitos de tu proceso y dejar solo aquellos que aseguren un flujo de trabajo fluido sin ralentizarlo demasiado.

Para comprender el valor de eliminar búferes de tu sistema, debes estar atento a tu eficiencia de flujo. Por ello, no es de extrañar que el siguiente paso en la maduración esté relacionado con esto.

Puedes medir la eficiencia de flujo usando dos métodos:

1. Calcularla para cada elemento de trabajo dividiendo el tiempo de trabajo por el lead time, y luego combinar los resultados para obtener la mediana de eficiencia de flujo.
2. Usar un gráfico de eficiencia de flujo (Flow Efficiency chart).

Los gráficos de eficiencia de flujo automatizan todo el proceso del punto 1 y te permiten enfocarte en usar los datos obtenidos.

Para concluir la transición, debes adoptar el hábito de cerrar activamente las solicitudes upstream que cumplan con los criterios de abandono.

Core Practices

Una vez completada la transición, tienes mucho trabajo por delante para lograr un flujo de trabajo verdaderamente gestionado:

1. Desarrollar una disciplina de triaje.
2. Gestionar dependencias entre iguales y padre-hijo.
3. Usar un compromiso en dos fases (two-phase commit).
4. Analizar e informar sobre elementos de trabajo abortados.
5. Usar clases de servicio para influir en la selección.
6. Prever la entrega (Forecast Delivery).
7. Aplicar el pensamiento cualitativo de Real Options.
8. Aplicar el rol de Service delivery manager.
9. Aplicar el rol de Service request manager.

Aunque los nueve puntos de esta lista de verificación son importantes, debes prestar especial atención a la gestión de dependencias. No gestionarlas eficazmente puede hacerte retroceder fácilmente al nivel de madurez 2.

Las dependencias aumentan el riesgo. Por lo tanto, su visualización y gestión adecuadas son importantes para cumplir con las expectativas del cliente.

Visualización jerárquica de proyectos vinculados

Como se mencionó anteriormente en este artículo, visualizar dependencias en un tablero físico es bastante difícil, lo cual también aplica a su gestión. Los autores del KMM sugieren las siguientes tácticas para la gestión de dependencias:

• Usar un tablero Kanban separado para gestionar dependencias con terceros, como proveedores, otros equipos, especialistas u organizaciones externas.
• Representar las dependencias en una matriz de dependencias, indicando explícitamente la relación de dependencia de un elemento de trabajo respecto a otros elementos o equipos.
• Analizar periódicamente los bloqueos relacionados con dependencias. Identificar las causas y tomar acciones para evitar que vuelvan a ocurrir.
• Realizar reuniones periódicas con representantes de cada sistema Kanban para tratar la comunicación y resolución de problemas relacionados con dependencias.
• Escalar las dependencias que no puedan gestionarse dentro del equipo del flujo de entrega de servicios a la Operations Review.

Si decides llevar tu implementación Kanban al ámbito digital, podrás monitorear fácilmente el progreso de las dependencias y recibir notificaciones tan pronto como surjan problemas.

En el nivel de madurez 3, aprendiste cómo medir la eficiencia del flujo. Si estás utilizando software Kanban, puedes pasar de la medición a la recopilación y generación de informes con solo unos pocos clics y ganar impulso en el proceso de maduración.

Una vez más, necesitas prestar atención a los búferes de tu proceso y utilizarlos para suavizar tu flujo de trabajo. Es recomendable colocar una columna de búfer (o varias) antes de un cuello de botella del proceso para evitar que lo obstruya.

Visualización de puntos de compromiso en un tablero Kanban

El compromiso en dos fases (two-phase commitment) te permite gestionar las expectativas del cliente. Al implementar un segundo punto de compromiso en tu flujo de trabajo, podrás hacer avanzar una tarea hacia downstream sin comprometerte con una fecha límite específica desde el inicio.

De este modo, tan pronto como alcances un punto de tu proceso donde puedas comprometerte con una fecha de entrega, lo harás con mayor confianza y mantendrás bajo el riesgo de no entregar valor en el tiempo prometido.

Making Policies Explicit

En el nivel de madurez 2, definiste tus políticas de proceso iniciales. Aun así, en cuanto comiences a ascender hacia una implementación Kanban fit-for-purpose, tendrás una nueva lista de verificación que abordar antes de alcanzarla.

Transition

La transición al nivel de madurez 3 requerirá que:

1. Establezcas un propósito explícito para las métricas (Fit-for-purpose metrics).
2. Definas políticas iniciales de aceptación de solicitudes.
3. Definas políticas para descartar solicitudes en upstream.
4. Definas criterios para trabajo abortado.
5. Definas clases básicas de servicio basadas en el coste cualitativo del retraso (qualitative cost of delay).

Hay pocas razones para profundizar en por qué necesitas establecer el propósito explícito de las métricas que eliges monitorear como KPI, así que para resumirlo, basta con decir que al hacerlo, podrás distinguir entre indicadores reales de rendimiento y métricas de vanidad.

Al establecer políticas iniciales de aceptación de solicitudes, podrás reducir el tiempo de entrega (lead time) de tus tareas y ganar tiempo para definir la asignación antes de comprometerte con ella. Una vez que decidas cuáles son tus políticas de aceptación de solicitudes, simplemente colócalas como descripciones debajo de cada columna del tablero a la que correspondan.

 Visualización de políticas de trabajo en un tablero Kanban

Por otro lado, definir políticas de abandono de solicitudes de trabajo te permitirá descartar tareas comprometidas que no hayan sido iniciadas durante cierto período de tiempo y que probablemente tampoco vayan a ser procesadas. Una vez más, puedes listar los criterios de abandono debajo de la columna a la que correspondan.

Ya hemos cubierto las prácticas upstream para hacer fluir el trabajo hacia el compromiso, así que lógicamente necesitas definir un punto de reposición específico, que, una vez cruzado, ya no tenga vuelta atrás. Típicamente, esta sería la última columna “Requested” de tu tablero.

Core Practices

Una vez completada la transición, necesitas mantenerte firmemente en el nivel de madurez 3 mediante:

1. Establecer criterios de arrastre (pull criteria).
2. Establecer un punto de compromiso (commitment point).
3. Establecer un punto de entrega y un búfer de entrega.
4. Establecer criterios de aceptación del cliente para cada elemento de trabajo o clase de elementos de trabajo.

Los pull criteria son importantes para asegurarte de que solo inicies tareas que realmente estás listo para procesar. Pueden variar según las diferentes clases de servicio, por lo que deberías tomarte tu tiempo al establecerlos.

Una forma sencilla de visualizar los pull criteria es listar cualquier criterio como una subtarea en la tarjeta, visualizando la tarea de interés.

Establecer un punto de compromiso de entrega es lo siguiente que debes hacer en el camino hacia el nivel de madurez 4. La forma más simple de hacerlo es dedicar una columna en tu tablero Kanban justo antes de entregar valor al mercado. Puede ser la columna “Done” o la última etapa de “In Progress” (por ejemplo, “Ready for deployment”).

Posteriormente, deberías proceder a establecer los criterios de aceptación del cliente y definir clases de servicios. Las clases de servicios te permiten gestionar el trabajo en función de las expectativas de tus clientes.

Visualización de clases de servicios usando swimlanes

Las primeras cuatro prácticas Kanban están fuertemente abordadas en el nivel de madurez 3. Las dos últimas —Implementing feedback loops y evolve experimentally— están principalmente relacionadas con la comunicación del equipo. No creemos que podamos añadir nada a las explicaciones detalladas que han proporcionado los autores del modelo, el Sr. David Anderson y la Sra. Teodora Bozheva, por lo tanto, no las trataremos en profundidad.

Aun así, no podemos dejar de enfatizar la importancia de identificar las fuentes de retraso, que forman parte del período de transición hacia el nivel de madurez 3 en lo que respecta a evolucionar experimentalmente.

Las fuentes de retraso pueden clasificarse en dos tipos principales:

• Comunes (colas, búferes, multitarea, etc.)
• Especiales (dependencia de otro servicio o proveedor externo, espera de permisos, aprobaciones, auditorías, verificación de cumplimiento, aprobación de presupuesto, etc.)

En la mayoría de los casos, usarás una etiqueta que indique que una tarea está bloqueada, y si estás utilizando una solución de software, probablemente te explique por qué. Tómate tu tiempo para estudiar estas fuentes y busca formas de evitarlas en el futuro.

Maturity Level 4: Risk-Hedged

El Kanban Maturity Level 4 se caracteriza por un proceso protegido contra riesgos (risk hedged) y decisiones basadas en datos. Está definido más por la adopción de las Kanban Cadences y la adopción del Fit-For-Purpose Framework que por diseños específicos de tableros Kanban.

Aun así, hay avances importantes por hacer en cuanto a la visualización del flujo de trabajo y la gestión del flujo. Al ascender del ML3 al ML4 y más allá, el modelo se enfoca cada vez más en evolucionar tus prácticas de gestión y el proceso en sí.

Visualizing Workflow

A diferencia de los niveles 0 al 3, las prácticas de visualización del flujo de trabajo no son la mayoría de los factores que impulsan la madurez organizacional en el ML4. Tanto las prácticas de transición como las prácticas clave son significativamente menos que antes, pero su importancia no se ve reducida.

Transition

Para superar la transición y alcanzar el nivel de madurez 4, necesitas comenzar a:

1. Visualizar el local cycle time.
2. Usar decoradores de tarjetas para indicar riesgos.
3. Visualizar clases de riesgo con diferentes swimlanes.
4. Visualizar flujos de trabajo divididos y combinados (split and merge workflows).

El local cycle time es el tiempo que un elemento de trabajo pasa en una actividad específica o en una secuencia definida de actividades. En términos simples, es la cantidad de tiempo que una tarjeta pasa en una determinada etapa de tu proceso (por ejemplo, desarrollo).

Para visualizar el local cycle time, necesitas indicar cuánto tiempo pasa una tarea en cada etapa del proceso. Algunos equipos que mantienen una implementación física incluso en este nivel, marcan con puntos los días que una tarjeta ha pasado en una columna determinada.

Dado que esta no es una funcionalidad comúnmente desarrollada en los tableros Kanban en línea, los equipos que prefieren esta forma de implementación pueden escribir dentro de la descripción de la tarjeta la fecha en que entra a una etapa y la fecha en que la deja.

Visualización del lead time en cada etapa del proceso

A continuación, necesitas indicar riesgos aplicando decoradores de tarjetas. Esto puede hacerse simplemente usando diferentes colores para las tareas, dependiendo del riesgo de no cumplir con el SLA objetivo.

Incluso más, si has adoptado una solución de tablero Kanban en línea, puedes utilizar medios más sofisticados, como cambiar automáticamente los colores al acercarse a una fecha límite o al superarla. Además, si usas Businessmap, tendrás una variedad de stickers que pueden ayudarte a indicar riesgos aún más fácilmente.

Otra opción es visualizar diferentes clases de riesgo con swimlanes separadas. La lógica es bastante simple: define múltiples niveles de riesgo y dedica una swimlane a cada uno. Visualiza las tareas en la swimlane que mejor les corresponda.

El último paso de la transición es dividir y combinar flujos de trabajo (splitting and merging workflows). Es importante entender que esto se refiere a dividir una tarea en un par o múltiples tarjetas que puedan procesarse simultáneamente para que tu equipo pueda trabajar en ellas en paralelo.

Visualización de un proyecto desglosado en elementos de trabajo distribuidos en diferentes equipos a través de swimlanes

Una forma sencilla de hacerlo usando software de Portfolio Kanban es visualizar tareas grandes como iniciativas y dividirlas en tarjetas fáciles de procesar que puedan ser delegadas a tu equipo. Como resultado, cuando todas estén terminadas, la iniciativa puede considerarse completada y moverse a Done.

Core Practices

¡Si has hecho todo lo que hemos cubierto hasta ahora sobre visualización, felicidades! Estás en el nivel de madurez 4. En esta etapa del Kanban Maturity Model, tienes 3 objetivos para continuar ascendiendo en lo que respecta a la visualización:

1. Visualizar los límites WIP en el dependencies parking lot.
2. Visualizar el tiempo de espera en el dependencies parking lot.
3. Visualizar los SLA excedidos en dependencias.

En el núcleo del nivel de madurez 4, debes tener el dependencies parking lot completamente bajo control. Aquí, necesitas establecer un límite máximo de WIP en la columna que sirve para este propósito y visualizar claramente este límite en la parte superior de la etapa.

Visualización de límites WIP en el dependencies "parking lot"

El siguiente paso es identificar los tipos de trabajo y decidir cuánta capacidad deseas asignar a cada uno de ellos. Puedes usar swimlanes para visualizar los tipos de trabajo y crear un límite WIP para cada línea correspondiente a la capacidad asignada.

Por último, pero no menos importante, puedes visualizar las clases de servicio usando diferentes colores de tarjeta o swimlanes. Luego, tienes que decidir cómo distribuir el WIP total en el sistema entre todas las clases de servicio.

Manage Flow

La gestión del flujo es la práctica Kanban más abordada en el nivel de madurez 4 (ML 4). Hay un total de 12 pasos que deben tomarse para avanzar desde una implementación Kanban fit-for-purpose hacia una protegida contra riesgos (risk hedged) en lo que respecta a la gestión del flujo.

Transition

El período de transición incluye 6 pasos que deben tomarse para avanzar en la gestión del flujo:

1. Recopilar e informar análisis detallados de eficiencia de flujo.
2. Usar búferes explícitos para suavizar el flujo.
3. Analizar para anticipar dependencias.
4. Establecer demanda refutable versus irrefutable.
5. Usar clases de gestión de dependencias según el coste del retraso.
6. Usar clases de reserva en un sistema de reservas dinámico.

Los dos últimos elementos de la lista de verificación de transición están más relacionados con el proceso que con Kanban, por lo que no los abordaremos en detalle.

Core Practices

En el núcleo de las prácticas que conforman el Nivel 4 del Kanban Maturity Model en lo que respecta a la gestión del flujo, se encuentran 7 tareas clave:

1. Determinar el conjunto de datos de la clase de referencia.
2. Pronosticar usando clases de referencia, simulaciones de Monte Carlo y otros modelos.
3. Asignar capacidad entre swimlanes.
4. Asignar capacidad según el color del elemento de trabajo.
5. Hacer uso adecuado del pronóstico.
6. Evaluar la solidez de los modelos de pronóstico.
7. Utilizar métodos estadísticos para la toma de decisiones.

Yendo directamente al punto #2 de nuestra lista, las simulaciones de Monte Carlo están entre las formas más fiables de pronosticar el rendimiento del proceso, basándose en datos históricos. Con su ayuda, podrás pronosticar el tiempo de ciclo y el rendimiento en base a un gran número de simulaciones aleatorias usando datos de desempeño anteriores.

Ejemplo de Monte Carlo: ¿Cuántos?

A partir de esto, podrás gestionar y experimentar con tu capacidad de una mejor manera, y probar cómo asignar capacidad a través de swimlanes o por tipos de tareas (si estás usando colores para diferenciarlas).

Asegúrate de aprovechar al máximo el pronóstico y deja de depender de la intuición: apóyate en métodos estadísticos para tomar decisiones basadas en datos.

Una vez más, el resto de las prácticas del modelo de madurez son un poco más empíricas. Puedes aprender más sobre ellas en el libro “Kanban Maturity Model: Evolving Fit-for-Purpose Organizations” de David J. Anderson y Teodora Bozheva.

En el resto del artículo, haremos solo un repaso general de lo que necesitas hacer para alcanzar los niveles más altos de madurez Kanban – “Market Leader” y “Antifragile”.

Maturity Levels 5 & 6: Market Leader / Built for Survival

Debes sentirte extremadamente orgulloso de ti y de tu equipo si has logrado alcanzar un punto de madurez que te permite aspirar a conseguir los últimos niveles del KMM. Estos niveles están enfocados en construir un proceso robusto y en garantizar la supervivencia organizacional a largo plazo.

El último paso que puedes dar en cuanto a visualización es visualizar equipos fijos y trabajadores flotantes (recursos compartidos) a través de servicios agregados.

En estos niveles no queda nada más por hacer en cuanto a la limitación del WIP, por lo que puedes tener la confianza de que ya los has dominado en este punto de madurez.

Lo que queda por hacer es utilizar equipos híbridos de servicios fijos y una reserva laboral flexible, y alinear la estrategia con la capacidad.

 

En resumen

El Kanban Maturity Model está diseñado para mapear la implementación de las seis prácticas Kanban a lo largo de cualquier organización.

Al avanzar a través de los 7 niveles, tú y tu equipo obtendrán una comprensión más profunda de su proceso y lo evolucionarán hasta convertirlo en robusto y antifrágil.

Cada nivel tiene un enfoque diferente, y las soluciones de software Kanban pueden ayudarte a alcanzar la cima más rápidamente. Aquí tienes la esencia de cada nivel de madurez Kanban:

• Nivel 0: Oblivious: logro personal
• Nivel 1: Team-Focused: colaboración y transparencia
• Nivel 2: Customer-Driven: flujo de trabajo
• Nivel 3: Fit-for-Purpose: acuerdo, servicio al cliente, respeto, comprensión, propósito, equilibrio, liderazgo, cumplimiento normativo
• Nivel 4: Risk-Hedged: enfoque en el mercado, resultados a corto plazo
• Nivel 5: Market Leader: enfoque empresarial, inversión a largo plazo, experimentación
• Nivel 6: Built for Survival: supervivencia del negocio, diversidad, tolerancia