La eficiencia del flujo de trabajo de tu equipo es una de las métricas más importantes en la gestión Lean. Medirla es crucial para determinar si estás implementando el modelo correctamente.
El seguimiento preciso de la eficiencia de tu flujo puede ser extremadamente sencillo y te mostrará exactamente dónde están tus puntos débiles y cómo afectan los resultados de tu equipo.
¿Qué es la Eficiencia de Flujo?
La eficiencia de flujo es la relación entre el tiempo de adición de valor y el tiempo de espera requerido para completar un proceso. El tiempo de adición de valor es el tiempo durante el cual una persona o una máquina está trabajando activamente para completar un objetivo determinado. El plazo de entrega es el marco entre el pedido y la entrega del producto.
El seguimiento de la eficiencia del flujo de trabajo de tu equipo es crucial para optimizar todo el proceso.
Siguiendo esta línea de pensamiento, la actividad típica de tiempo sin agregar valor y uno de los siete desperdicios en la gestión Lean es la espera de algo. Se puede separar en dos categorías:
- Tiempo de espera
- Tiempo de bloqueo
El tiempo de espera se acumula cuando una tarea está esperando algo que no depende de la persona que trabaja en ella. El ejemplo más típico de generar un tiempo de espera en Kanban es cuando una tarjeta está esperando que alguien la revise antes de pasar a la siguiente columna del tablero Kanban.
Por otro lado, el tiempo de bloqueo se genera cuando una asignación se atasca en algún lugar del flujo de trabajo y hay algo que está en la forma de continuar el trabajo.
Los motivos de bloqueo pueden variar desde la espera de capacidad personal (generalmente porque otra tarea requiere atención inmediata) hasta la espera de un equipo de reparación para solucionar un problema de hardware / software.
La diferencia principal entre estos dos tipos de desperdicios es si esperamos o no el tiempo de inactividad. Si se espera, debes considerarlo un tiempo de espera. Si no, entonces la tarea que lo acumula se considera bloqueada.
Saber cuánto tiempo se desperdicia en la espera de algo te brinda información sobre dónde necesitas mejorar tu proceso.
¿Cómo Medir la Eficiencia de Flujo?
Si eres un líder empezando con la gestión Lean, medir la eficiencia del flujo puede parecer una tarea difícil. En realidad, se hace con la ayuda de esta sencilla fórmula:
Eficiencia del Flujo[%]=Tiempo de Adición de Valor/Tiempo de Entrega*100
Explicándola de una manera práctica, si uno de tus ingenieros de software necesita 5 días para completar una función, pero solo pasa un día trabajando activamente en ella, la eficiencia de flujo de desarrollo de esta característica en particular es del 20%.
Calcular esto a mano para cada tarea que pase por el flujo de trabajo generará más desperdicio que valor para cada líder que aplica el modelo de gestión Lean.
Esto es especialmente cierto cuando debes tener en cuenta cada factor que lo afecta. Afortunadamente, con el software digital Kanban, puedes realizar un seguimiento de la eficiencia del flujo sin tener que dedicar gran parte de tu tiempo a esta actividad.
Herramientas para Calcular la Eficiencia de Flujo
En Kanbanize, puedes monitorear la eficiencia del flujo directamente en el panel principal con la ayuda de un widget diseñado específicamente. Es altamente personalizable y puedes obtener una visión general rápida de las estadísticas de eficiencia que deseas monitorizar.
Además, tienes a tu disposición un gráfico de acciones que medirá la eficiencia de tu flujo con más detalle.
Puede ser una herramienta muy valiosa de gestión Lean. La tabla recopilará automáticamente los datos de cada tarjeta que ha pasado a través de tu tablero Kanban durante un período de tiempo de tu elección, acumulará la eficiencia de flujo general para el período y visualizará los resultados.
Un beneficio importante de usar una solución digital es que tienes una amplia gama de filtros de flujo de trabajo a tu disposición. Además, tienes la libertad de incluir o excluir factores adicionales como el tiempo de bloqueo de las tarjetas. Lo mismo es aplicable para diferentes etapas del flujo de trabajo de tu equipo.
De esta manera, puedes monitorear diferentes aspectos de la eficiencia de tu flujo con solo unos pocos clics y recopilar datos sobre dónde necesitas mejorar.
Como resultado, podrás identificar etapas redundantes de tu flujo de trabajo o asegurarse de que se necesitan nuevos pasos para mejorar el rendimiento. No obstante, podrás realizar un seguimiento de los niveles de eficiencia personal de tu equipo y aprender más sobre sus fortalezas y debilidades.
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En resumen
La eficiencia de flujo es la relación entre el tiempo de adición de valor y el tiempo de entrega. Medirlo te ayudará a:
- Comprender si estás mejorando o no.
- Visualizar cuánto tiempo se desperdicia esperando a algo.
- Obtener información dónde necesitas mejorar tu proceso.
Por otro lado, el tiempo de bloqueo se genera cuando una asignación se atasca en algún lugar del flujo de trabajo y hay algo que está en la forma de continuar el trabajo.
