O que é uma equipe ágil? Estrutura e Princípios

A ideia principal de uma equipe ágil é ter um grupo de pessoas com um objetivo comum que sejam flexíveis na maneira de trabalhar e mais adaptáveis ​​às mudanças nos requisitos dos clientes. Uma coisa que os distingue das equipes tradicionais é que são indivíduos autodirigidos e auto-organizados que praticam a liderança compartilhada.

Outra característica comum que muitas pessoas associam às equipes ágeis é a multifuncionalidade. Ele coloca o foco na generalização de especialistas que podem contribuir para vários domínios em vez de apenas para os seus próprios. A ideia é cruzar as habilidades das pessoas em uma única equipe com o objetivo de eliminar transferências e dependências.

Embora isso tenha seus benefícios, exige uma quantidade suficiente de interrupção dos processos existentes, especialmente se estivermos falando de organizações mais tradicionais embarcando em uma transformação Agile. Como resultado, as empresas geralmente experimentam altas taxas de caos e resistência, o que pode ser muito difícil para elas lidarem. Eventualmente, eles voltam às suas antigas formas de operar, descartando a ideia de construir equipes ágeis.

É por isso que uma abordagem melhor para reduzir esse risco seria manter sua estrutura existente (especialmente se ela estiver fornecendo resultados sólidos até agora) e procurar melhorá-la gradualmente por meio de experimentação contínua.

Abordagem evolucionária para construir uma estrutura de equipe ágil

Ao implementar o ágil pela primeira vez, muitas pessoas acreditam que é um esforço único que termina com a aplicação de uma estrutura específica. Na realidade, o processo continua progredindo à medida que você aprende a fazer as coisas cada vez melhor.

É por isso que o Kanban adota uma abordagem evolutiva e centrada no ser humano para formar equipes ágeis e escalar a agilidade em toda a organização. O método nos incentiva a simplesmente começar de onde estamos agora, visualizando nossas operações existentes, respeitando os processos e funções atuais e depois evoluir a partir daí.

Agenda de Orientação a Serviços

O primeiro passo para evoluir suas equipes e torná-las mais ágeis é vê-las como serviços (responsáveis ​​pela criação de valor) em vez de recursos dispensáveis. Da engenharia/desenvolvimento de produtos às vendas e marketing, cada membro da equipe é um prestador de serviços de algum tipo que ajuda a empresa a avançar agregando valor à oferta final, direta ou indiretamente.

Para garantir uma simbiose entre todas as equipes, você precisa vê-las como um ecossistema de serviços interdependentes onde cada serviço evolui por conta própria. Como resultado, você terá uma maneira de otimizar todo o fluxo de valor para seus clientes e obter melhorias em grande escala de otimizações localizadas no nível de serviço.

Por exemplo, o Kanban visa alcançar isso usando uma rede de quadros Kanban interconectados, onde cada equipe visualiza seu trabalho (o serviço que prestam) dentro de seu sistema. Para garantir que esses sistemas funcionem corretamente e permaneçam responsivos às mudanças nos requisitos dos clientes, seguimos os três princípios de prestação de serviços a seguir.

Foco no Cliente

Tudo o que produzimos deve ser visto da perspectiva do cliente. É por isso que o trampolim para melhorar a entrega de valor de nossa equipe é entender o que torna nossos serviços adequados ao seu propósito. Para fazer isso, medimos seus "critérios de adequação" - um indicador que nos diz quão bem um produto ou serviço atende aos desejos de um cliente.

Além da qualidade (funcional e não funcional), geralmente representa indicadores de entrega de serviço, como taxa de entrega (duração de ponta a ponta), previsibilidade, quantidade, etc. Para medi-los, você pode usar métricas como tempo total de entrega e tempo de ciclo, WIP (Work In Progress), rendimento, etc., e gráficos que ajudam a visualizar e analisar como você entrega valor.

Uma vez que as equipes tenham esse conhecimento, elas são capazes de projetar seus fluxos de trabalho de acordo com as necessidades do cliente e produzir serviços que sejam mais "adequados ao propósito" de seu mercado-alvo.

Gerencie o trabalho, não as pessoas

Para garantir a entrega de serviços bem-sucedida, você também deve se concentrar no gerenciamento do trabalho, deixando as pessoas se auto-organizarem em torno dele. Lembre-se, os membros da equipe são os que estão mais próximos dos detalhes técnicos das solicitações dos clientes, portanto, faz sentido deixá-los decidir como executar melhor essas solicitações.

Por sua vez, os líderes devem criar alinhamento dentro da rede de serviços comunicando um propósito compartilhado. Eles precisam gerenciar o trabalho visualizando filas, aliviando gargalos e medindo a eficiência do fluxo, em vez de apenas rastrear cronogramas. Isso resulta em maior moral da equipe, maior eficiência e, eventualmente, melhor prestação de serviços aos clientes finais.

Evoluir políticas para melhorar os resultados dos negócios

Finalmente, para manter seus sistemas funcionando corretamente, você precisa ver os processos de sua equipe como um conjunto de políticas que criam um entendimento compartilhado de como o trabalho é feito. Torne essas políticas explícitas e visíveis para todos. Isso os abre para discussões colaborativas e possíveis melhorias.

A ideia é ver inicialmente como suas equipes entregam serviços ao mercado e, em seguida, evoluir gradualmente sua abordagem, refletindo o processo de entrega de valor do ponto de vista do cliente. Como resultado, você melhorará os resultados gerais de negócios, mantendo a agilidade para se adaptar às mudanças nas necessidades dos clientes sempre que necessário rapidamente.

Como Gerenciar Serviços com Kanban na Prática?

Como mencionado, todas as equipes da organização prestam algum tipo de serviço e seu trabalho deve ser visualizado. Para construir mais equipes ágeis, você deve procurar evoluir esse sistema para obter melhor previsibilidade e tempos de ciclo mais curtos para o mercado. Para conseguir isso, você precisa ter uma maneira de gerenciar vários tipos de serviços, riscos associados a eles e otimizar a colaboração da equipe em toda a rede.

Vamos ver como você pode conseguir isso na prática abaixo.

Identificar e gerenciar diferentes tipos de trabalho no quadro Kanban

Se cada equipe fornece um serviço próprio, os diferentes tipos de trabalho podem representar sub-serviços dentro da equipe. Para identificá-los, você pode mapear o processo de trabalho de sua equipe em um quadro Kanban e estruturá-lo para que os membros da equipe possam gerenciar facilmente o fluxo de diferentes tipos de trabalho.

Por exemplo, consertar um defeito em um componente do produto representa um serviço para aumentar a qualidade da entrega. Caso a equipe responsável por isso receba um número constante de solicitações semelhantes, deve visualizar o fluxo desse tipo específico de trabalho e procurar otimizá-lo para melhor atender aos requisitos de prestação de serviços do cliente.

No Businessmap, por exemplo, fazemos isso na prática com a ajuda de vários fluxos de trabalho. Lá, a ideia é gerenciar a entrega de diversos tipos de obras ou até mesmo projetos inteiros (dependendo do seu porte) ao cliente final. Isso ajuda nossas equipes a criar uma melhor organização dentro de seus processos de entrega de serviços e aumenta a eficiência, pois não precisam alternar entre vários quadros para verificar o andamento de vários tipos de trabalho (sub-serviços).

Introduzir classes de serviço para aumentar a previsibilidade

As classes de serviço representam políticas de como tratamos nosso trabalho. Existem quatro classes típicas de serviço: Urgente, Data Fixa, Padrão e Intangível. No entanto, essas são apenas diretrizes, e você é incentivado a apresentar as suas próprias com base na especificidade do seu fluxo de trabalho.

A ideia aqui é simples. As classes de serviço ajudam você a gerenciar o risco de atrasar itens de trabalho específicos com base em sua urgência. Por exemplo, o urgente separa as tarefas que são críticas e têm o maior custo de atraso. Por outro lado, uma data de entrega fixa classifica os itens que os clientes desejam que sejam entregues em um momento específico.

Para introduzir diferentes classes de serviço em seu processo de trabalho, você pode visualizá-las nos quadros Kanban. No Businessmap, usamos raias para definir classes de serviço e aplicá-las em nossos múltiplos fluxos de trabalho. Isso nos ajuda a atender às expectativas de entrega do cliente para diferentes tipos de trabalho e ter uma maneira de gerenciar a previsibilidade de nossos processos como um todo.

Visualize dependências entre equipes para simplificar a colaboração

Uma das coisas mais importantes para construir equipes ágeis que ainda não mencionamos é a colaboração em equipe. Para garantir o fluxo adequado de entrega de valor de toda a sua rede de serviços, você precisa otimizar a colaboração entre as equipes responsáveis ​​por cada serviço.

Em vez de eliminar as dependências entre equipes, você as visualiza e depois evolui a maneira como as gerencia. Na prática, isso pode acontecer com quadros Kanban interligados, onde todo o fluxo de valor de um serviço para outro é visível.

Com a introdução de cadências regulares (reuniões) em toda a organização, as equipes colaborarão, sincronizarão o progresso e discutirão dependências na frente dos conselhos. Como resultado, eles podem se adaptar rapidamente às mudanças nas necessidades dos clientes ou às condições do mercado e buscar de forma colaborativa maneiras de melhorar seus processos de entrega de serviços.

In Summary

A construção de equipes ágeis exige que você visualize sua estrutura existente como um ecossistema de serviços interdependentes e, em seguida, evolua criando um sistema individual para cada serviço. Dessa forma, você poderá construir equipes estáveis ​​que fornecem soluções "adequadas à finalidade" para seus clientes e retêm agilidade às mudanças.

Para gerenciar os serviços da sua equipe, você precisa:

• Identifique e gerencie diferentes tipos de trabalho no quadro Kanban
• Introduzir classes de serviço para melhorar a previsibilidade
• Visualize dependências entre equipes para otimizar a colaboração