Como Estruturar o Trabalho com Temas, Iniciativas, Tarefas e Épicos no Ágil?

Normalmente, todo o trabalho no gerenciamento de projetos tradicional é homogêneo e orientado por prazos, o que é um problema. Embora seja aceitável ter um prazo ideal para um grande projeto, não é normal quando todas as suas partes móveis têm datas de vencimento específicas. Pode soar como uma declaração forte, mas isso coloca as equipes em modo de fracasso. 

Para isso, é imprescindível uma forma transparente e eficiente de repartição das obras. Aí vem o gerenciamento de projetos Agile, que não trata todo o trabalho de maneira homogênea. Em vez disso, tenta construir uma estrutura de trabalho adaptativa, considerando que diferentes fatores podem influenciar o sistema.

Para entender como você pode usar o Agile para dividir seu trabalho, vamos descobrir quais são seus elementos de construção ou:

• O que os temas, épicos e tarefas do ágil representam? 
• Como isto funciona na prática? 
• Como você pode aplicá-lo ao seu trabalho e por que isso é importante? 

Divisão de trabalho ágil 

Você deve ter visto várias maneiras de dividir o trabalho. No mundo ágil, você encontrará diferentes termos. Alguns dos termos mais comumente usados ​​são, por exemplo, épicos, temas, projetos, iniciativas, campanhas, histórias de usuários, entregas, tarefas e assim por diante.

Para simplificar as coisas, vamos nos concentrar na seguinte terminologia: 

O que é um tema / iniciativa?

Pense nisso como objetivos de longo prazo com um foco mais amplo que terão o impacto mais significativo no desempenho de sua empresa.

O que é um épico / projeto?

Os épicos no ágil são uma coleção de várias tarefas ou histórias de usuário. Eles geralmente são responsáveis ​​por produzir uma entrega principal, que pode incluir vários recursos do ágil, por exemplo. 

O projeto, por outro lado, é um termo muito flexível. Se seu tamanho e escopo forem grandes, ele pode incluir vários projetos épicos. No entanto, as pessoas costumam usar "projeto" e "épico" alternadamente. Em geral, você pode pensar neles como os blocos de construção das iniciativas e temas do ágil.

O que é uma tarefa / história do usuário?

Este é o menor trabalho da cadeia. Pode ser qualquer coisa em que as equipes estejam trabalhando (novo recurso, parte do conteúdo, desenho do projeto, protótipo, documento legal, etc.).

Não importa como você decida chamar as diferentes tarefas, certifique-se de dividir todo o trabalho de cima para baixo e torná-lo visível. Isso o ajudará a criar um ambiente de trabalho transparente.

O foco no ágil é quebrar as coisas em peças consumíveis. Essas entregas acionáveis ​​são continuamente enviadas ao mercado sem esperar que tudo seja concluído antecipadamente. Dessa forma, você será capaz de entregar valor aos clientes com mais frequência do que o normal. 

Estruturando Seu Trabalho na Prática

Fique conosco e vamos ver como você pode aplicar uma estrutura de projeto ágil na prática. 

Temas / iniciativas ágeis 

Vamos tratá-los como objetivos estratégicos de negócios na forma de itens. Eles fornecem contexto de negócios para a tomada de decisões e ajudam você a navegar no curso de sua organização. Eles também afetam os itens de trabalho que você vai carregar nos diferentes fluxos de valor. Simplificando, os temas ou iniciativas ágeis estão no topo da hierarquia de divisão do trabalho.

Para deixar isso mais claro, vamos dar uma olhada no exemplo a seguir. 

Vamos supor que você queira entrar em um novo mercado, por exemplo, o mercado de software de gerenciamento de projetos. Você pode dividir isso em projetos menores e acionáveis.

Portanto, penetrar no mercado de software de gerenciamento de projetos é sua iniciativa / tema ágil de nível superior. Agora você tem que dividi-lo e torná-lo acionável.

Épicos / projetos ágeis

A palavra "épico" vem da literatura. Lá, ele representa um longo poema narrativo, que geralmente está relacionado a alguns feitos heróicos realizados pelo personagem principal. Mas o que é um épico no ágil?

Definição épico ágil: No gerenciamento de projetos ágeis, os épicos são corpos maiores de trabalho, que podem ser os blocos de construção das iniciativas / temas mencionados acima. Eles devem ser mais específicos e mensuráveis ​​para que você possa ver sua contribuição para o objetivo principal.

Nos parágrafos anteriores, demos um exemplo de penetração no mercado de software de gerenciamento de projetos como a principal iniciativa. Agora, vamos dividi-lo em dois épicos / projetos que são: 

• Novos recursos - desenvolver novos recursos para gerenciamento de projetos ágeis
• Aprimore nossos recursos atuais para serem adequados para gerentes de projeto. 

Esses exemplos de épicos do ágil consistirão em várias tarefas, itens de trabalho ou histórias de usuário que precisam ser concluídas em um período mais extenso.

 Dependendo de seu tamanho, eles também podem se transformar em projetos maiores. Independentemente de como você escolha nomeá-los, o importante aqui é garantir que esses épicos / projetos estejam relacionados ao tema / iniciativa principal e apoiem o objetivo de alto nível de penetrar no mercado de software de gerenciamento de projetos. 

Tarefas / Histórias de Usuário Ágeis 

Quando você tem um projeto ou um épico no ágil, precisa dividi-lo em pequenas solicitações que passarão relativamente rápido pelo seu fluxo de trabalho. Em outras palavras, este é o nível mais baixo de sua estrutura analítica de trabalho. Você pode ouvir termos como histórias de usuários (em desenvolvimento de software), resultados (em marketing) ou apenas tarefas neste nível. 

Vamos voltar ao exemplo do software PM. Concordamos que o tema / iniciativa ágil está penetrando no mercado de software de gerenciamento de projetos e, como um exemplo de épico do ágil, usaremos "Desenvolvendo novos recursos" e "Aprimore os recursos atuais". 

Vamos analisar os novos recursos do épico / projeto para PM. Quais seriam as tarefas possíveis que são acionáveis ​​e pequenas o suficiente? Por exemplo, podem ser: 

Pesquisa de ferramentas PM 
Novos recursos de design / conceito 
Desenvolvimento de novos recursos 

A conclusão de todas essas pequenas tarefas o ajudará a concluir o projeto / épico. Por outro lado, a conclusão das iniciativas ajudará você a se aproximar mais do tema / objetivo da iniciativa. 

Por que estruturar seu trabalho da maneira ágil? 

Esta é uma pergunta retórica. Dividindo o trabalho, a maneira ágil o ajudará a acompanhar cada projeto e iniciativa estratégica e trará maior transparência ao processo de trabalho de cima a baixo. 

Por um lado, dividir o trabalho no menor tamanho possível ajudará sua equipe a construir uma estrutura clara de tarefas e se concentrar em terminar o trabalho com muito mais rapidez. Por outro lado, toda a estrutura fornecerá um direcionamento orientador para a organização. 

Construindo uma Estrutura de Projeto Ágil na Prática

Vamos dar um exemplo prático de estruturação de temas, iniciativas, tarefas, histórias de usuário e épico de projeto no ágil a partir de nossa própria experiência. 

Visualize os planos da alta administração e as iniciativas da empresa. 
No Businessmap, temos um quadro Master Kanban, que atua como a camada superior de nossa estrutura de trabalho. Lá, o gerenciamento planeja, se envolve em discussões colaborativas e visualiza todas as iniciativas / temas estratégicos da empresa. 

2. Acompanhe os projetos da equipe que apóiam os planos estratégicos. 
Em seguida, temos espaços de trabalho de equipe, onde cada departamento constrói quadros Kanban de equipe (cada equipe tem seu próprio quadro). No topo dessas placas, os membros da equipe criam uma linha do tempo para rastrear os épicos / projetos ágeis específicos nos quais estão trabalhando. 

3. Acompanhe o progresso de itens de trabalho específicos. 
Por fim, abaixo da linha do tempo, está o quadro Kanban, onde rastreamos o fluxo dos menores itens de trabalho / tarefas / histórias de usuário. 


O objetivo é trazer transparência a todo o processo de trabalho e poder atender com agilidade às demandas em constante mudança do mercado. 

Portanto, não importa como você chama suas tarefas (entregas ou histórias de usuários), o objetivo é dividir o trabalho em tamanho consumível, torná-lo facilmente rastreável e visualizar dependências. 

In Summary

Dividindo o trabalho, a maneira ágil tem os seguintes benefícios: 

• Transparência - todos podem ver as principais prioridades da empresa e como seu trabalho se relaciona a elas. 
• Rastreamento fácil - Ideal para uma visão ampla. Também é excepcional ao levar em conta os detalhes que irão compor a visão definitiva. Nada se perde enquanto o projeto é executado. 
• Comunicação aprimorada - construir uma estrutura de projeto ágil comunica tudo de cima para baixo: visão, detalhes, membros atribuídos da equipe. 
• Mantém a visão na vanguarda