6 métricas ágeis que importam

As métricas na gestão ágil de projetos são um dos principais aspectos que transformaram a forma como as equipes de trabalho do conhecimento medem seus projetos. Eles representam indicadores de desempenho relacionados a resultados que permitem que as equipes reflitam sobre o que aconteceu em seus processos e tomem decisões baseadas em dados para ações futuras.

Para começar nossa discussão sobre as métricas de projetos Ágeis, vamos primeiro ver como elas diferem das tradicionais. 

KPIs tradicionais vs. ágeis

A principal diferença entre as métricas de desempenho tradicionais e Ágeis é que a primeira foca na produção, enquanto a última nos resultados. Muitos KPIs tradicionais de gerenciamento de projetos podem fazer com que as equipes tomem ações erradas no gerenciamento de projetos em todos os níveis.

Por exemplo:

• A qualidade é medida pelo número de requisitos documentados, ao invés de colaborar com os clientes para determinar se eles estão satisfeitos com os resultados. 
• A produtividade e o progresso são medidos apenas pelo rastreamento das horas planejadas em comparação com a linha de base, sem considerar as capacidades reais da equipe. 
• O desempenho é medido pela rapidez com que você pode entregar, mesmo que essas sejam as coisas erradas para entregar. 

Ao discutir o mundo altamente volátil do trabalho do conhecimento, medir métricas tradicionalmente não ajudará as equipes a terminar os projetos mais rapidamente, mas pode ampliar a pressão. 

É por isso que, com a ampla adoção do gerenciamento de projetos Ágeis, surgiram novas métricas de projetos ágeis. Eles se destinam a ajudá-lo a analisar e compreender melhor seu fluxo de trabalho, descobrir falhas e melhorar para que sua equipe possa se concentrar na satisfação de clientes (clientes) por meio da entrega contínua de produto valioso (projeto). 

6 Métricas ágeis para impulsionar o gerenciamento de projetos 

1. Tempo de Processamento (Lead) e Tempo de Ciclo (Cycle Time)

Duas métricas de projeto ágeis essenciais que têm suas origens no mundo do gerenciamento Lean são Lead Time (tempo total de processamento ) e Cycle Time (tempo de ciclo). Ambos mostram quanto tempo os itens de trabalho gastam em um determinado processo. No entanto, também há uma diferenciação clara entre eles.

O tempo total de processamento (lead time) mostra o tempo total (incluindo o tempo de espera) que um item de trabalho gasta em todo o processo desde o momento em que é solicitado até o momento em que é entregue. Para dar um breve exemplo dessa métrica ágil, digamos que um cliente seu solicitou um serviço ou um recurso para desenvolvimento. A partir do momento em que você se compromete a entregar o serviço / recurso fornecido, o lead time começa a se acumular, mesmo que você ainda não tenha começado a trabalhar nisso. Uma maneira fácil de pensar no tempo de espera é a "linha do tempo do cliente".

No Ágil, o tempo do ciclo começa a se acumular assim que você começa a trabalhar no item solicitado. Em outras palavras, com o tempo de ciclo, você pode medir quantas horas / dias alguém trabalhou ativamente em uma tarefa para concluí-la. Isso permite que você rastreie a duração de todos os itens de trabalho em um projeto e, eventualmente, use isso como uma entrada para fazer melhores previsões para a conclusão do projeto. Ao contrário do tempo de espera, você pode pensar no tempo de ciclo como a "linha do tempo da equipe".

O rastreamento dessas métricas de projeto Ágil é fácil com a ajuda de um quadro Kanban. Você pode visualizar quando um item de trabalho é confirmado para execução e quando o trabalho real começa. Isso geralmente acontece com as colunas "Pronto para Começar" / "Solicitado" e "Em Andamento" / "Em Trabalho", como pode ser visto na imagem abaixo.

2. Vazão (Throughput)

No Ágil, a vazão (throughput) mede o número médio de itens de trabalho processados ​​por unidade de tempo. Em um sistema Kanban, por exemplo, conforme o trabalho é visualizado em cartões, a vazão é medida com base em quantos cartões Kanban foram finalizados em um determinado período (semanal, mensal, etc.).

Aqui, devemos mencionar brevemente que muitas equipes acreditam que a taxa de vazão ou transferência é praticamente outra palavra para produtividade no ágil. Embora estejam muito próximos, a vazão mede quantos itens de trabalho as equipes podem concluir em um período de tempo específico, enquanto a produtividade é mais sobre como eles são eficientes.

Em geral, a taxa de vazão é uma das métricas de desempenho do ágil mais importantes. Ele fornece grandes detalhes sobre as capacidades reais de sua equipe, para que você possa planejar melhor quanto trabalho pode entregar em um determinado período. Combinar o rendimento médio e o tempo de ciclo pode se tornar a arma secreta para qualquer equipe que busca melhorar a previsibilidade da entrega do projeto.

Para medir a taxa de vazão ou transferência de sua equipe semana a semana, você pode usar o Gráfico de execução da taxa de transferência. Lá, você pode ver quantos itens de trabalho as equipes podem concluir, analisar seu rendimento médio e usar isso como uma entrada para atividades de planejamento futuras.

3. Trabalho em Progresso (Work In Progress / WIP)

Trabalho em progresso é outra das métricas mais importantes do ágil. É muito simples, pois apenas mostra quantos itens de trabalho você tem atualmente "em andamento" em seu processo de trabalho. 

O WIP é um KPI ágil crítico para acompanhar quando o trabalho foi iniciado, mas ainda não concluído, representa custos irrecuperáveis. Isso também resulta em multitarefa, o que prejudica o rendimento da equipe. 

É por isso que as equipes ágeis procuram limitar seu trabalho em andamento, o que garante que qualquer trabalho iniciado será concluído o mais rápido possível e, assim, o rendimento da equipe aumentará. Limitar o trabalho em andamento tem um efeito positivo no tempo do ciclo, diminuindo-o.

A melhor ferramenta para visualizar o WIP é o quadro Kanban. Lá, você também pode definir limites correspondentes em seus estágios de trabalho para garantir que apenas uma certa quantidade de tarefas possa residir em cada coluna Kanban.

Isso permitirá que você concentre sua atenção nas tarefas mais críticas e certifique-se de liberar valor para o mercado com mais frequência. 

4. Idade do Item de Trabalho (Work Item Age)

Idade do item de trabalho (envelhecimento do trabalho em andamento) é a quantidade de tempo decorrido entre uma tarefa que foi iniciada e a hora atual da tarefa. Esta métrica de projeto ágil é um indicador importante relevante apenas para itens de trabalho não concluídos. Complementa o tempo de ciclo, que é uma métrica apropriada para itens de trabalho acabados. 

A métrica de idade do item de trabalho tem principalmente dois usos - primeiro, indica como suas tarefas atuais estão avançando e, segundo, dá uma ideia clara de como você estava se saindo em contextos semelhantes no passado.

Medir o envelhecimento do trabalho em andamento é crucial em um ambiente de trabalho do conhecimento, porque você pode ver como suas tarefas estão progredindo no fluxo de trabalho. Isso mostra em quais estágios das tarefas do processo residem mais e por quanto tempo, em média, qualquer item de trabalho emergente deve envelhecer. 

Combinar essas informações com dados de tempo de ciclo permitirá que você tome decisões valiosas baseadas em dados para otimizar seu fluxo de trabalho e atender melhor às expectativas de entrega do cliente. Para visualizar todas essas informações, você pode usar uma ferramenta de medição poderosa chamada de gráfico de envelhecimento do trabalho em andamento. 

5. Eficiência do Fluxo (Flow Efficiency)

Outra das métricas de projeto ágil altamente importantes é a eficiência do fluxo. Mostra com que eficiência você pode processar o trabalho do início ao fim. Para calculá-lo, você precisa dividir o tempo de valor agregado pelo lead time geral, incluindo estágios em que nenhum trabalho ativo é realizado. 

Esta métrica ágil funciona perfeitamente em um sistema Kanban onde você pode visualizar os estágios ativos e não ativos em seu processo. No Businessmap, por exemplo, marcamos os estágios não ativos como "filas" em nossos quadros Kanban, o que significa que o trabalho fica parado e espera que alguém o retire.

Com a ajuda do fluxograma de eficiência, nossas equipes inserem estágios ativos e de enfileiramento para monitorar a eficiência com que podem processar o trabalho regularmente. Isso ajuda a identificar problemas imediatamente e resolvê-los o mais rápido possível.

6. Tempo Bloqueado (Blocked time)

Em um ambiente ágil, como tudo é visível, o trabalho que não pode ser movido para frente por algum motivo também deve estar visível. Em um sistema Kanban, por exemplo, esses itens são marcados com um adesivo de "bloqueador". 

Um cartão bloqueado geralmente significa que uma tarefa está aguardando uma dependência externa ou outro motivo importante é que está impedindo o responsável pelo cartão de prosseguir com o trabalho.

Um cartão bloqueado no quadro Kanban sinaliza a todos os membros da equipe que um determinado item de trabalho precisa de atenção imediata para resolver o bloqueador. Portanto, rastrear o tempo bloqueado é uma métrica ágil valiosa.

Para medir o tempo de bloqueio, no Businessmap, usamos o gráfico de Resolução de Bloqueio. Lá, podemos ver por quanto tempo determinados itens de trabalho permaneceram bloqueados, em quais estágios e o motivo dos bloqueadores. O monitoramento regular deste gráfico nos permite analisar as dependências, ver se algum cartão permanece bloqueado por muito tempo e otimizar progressivamente nossos processos.

Diagrama de Fluxo Cumulativo (Bonus)

O diagrama de fluxo cumulativo (CFD) não é uma métrica. No entanto, é uma das melhores ferramentas ágeis para medir: 

• Tempo de execução (lead time) e tempo de ciclo (cycle time) 
• Vazão (Throughput) 
• Trabalho em progresso (Work in progress) 

Todas essas são métricas ágeis, que já discutimos acima.

O CFD é uma representação gráfica de seu fluxo WIP em um sistema Kanban. Com a ajuda deste gráfico, você pode compreender o estado do seu trabalho em andamento e analisar a estabilidade do seu fluxo de trabalho - a taxa de entrada e saída de seus itens de trabalho.

O que você verá em um CFD são blocos de cores que representam os estágios de trabalho em seu quadro, e a largura desses blocos representa o número de cartas nele.

O diagrama de fluxo cumulativo fornece sinais visuais claros de onde os gargalos do processo podem estar se formando. Com essa visão geral, você pode investigar por que eles foram formados e como pode melhorar o fluxo de trabalho. 

In Summary

As métricas ágeis o ajudarão a analisar e compreender seu fluxo de trabalho, descobrir falhas e melhorar, para que sua equipe possa se concentrar: 

• na satisfação de clientes 
• na entrega contínua de produtos valiosos (projetos) 
• na eliminação de atividades desnecessárias