Como Ágil e OKRs podem trabalhar juntos?

O que são OKRs?

Simplificando, objetivos e resultados-chave (OKR) é uma estrutura (framework) para estabelecimento de metas usada para definir e rastrear metas de forma mais eficiente. Usado para mapear objetivos empresariais de ponta, os principais benefícios dos OKRs são: 

• Trazer foco ao estabelecer metas diretas, fortes e inspiradoras 
• Alinhamento em todos os níveis de trabalho, reforçando a transparência e a simplicidade das prioridades de trabalho 
• Aumentar o engajamento, compartilhando objetivos estratégicos da empresa e capacitando as pessoas a determinar as etapas viáveis para a conclusão da visão 

Breve História e Atributos Principais dos OKR

Introduzida na década de 80 por Andrew Grove, conhecido como o "Pai do OKR", a abordagem de estabelecer metas mensuráveis realmente decolou no início do novo século quando o Google a adotou. Elogiado por sua eficiência na busca por missões ousadas, mantendo o foco e a consciência de todos na mesma página - nos tópicos mais importantes - o framework OKRs agora é aplicado por gigantes da tecnologia como LinkedIn, Twitter, Microsoft, entre muitos outros. 

A chave para o sucesso da implementação do framework OKR é ter os meios adequados para medir, rastrear e avaliar os resultados das metas estabelecidas. 

Compreender o significado de OKR implica compreender seus componentes principais - "objetivos" e "resultados-chave". 

Um objetivo é uma descrição curta e envolvente de sua meta. Deve motivar sua equipe para alcançá-lo. Os objetivos representam um acordo sobre quais são os objetivos prioritários da empresa. De acordo com o investidor de capital privado e uma figura importante do movimento OKR, John Doerr, os objetivos devem ser: 

• Significante 
• Concreto 
• Orientado para a ação 
• Inspirador 

Por outro lado, os resultados-chave representam um conjunto de medidas para os resultados que você alcança. Seu propósito é mostrar o progresso em direção ao objetivo definido, portanto, é fundamental usar métricas quantitativas ao descrevê-los. 

Em outras palavras, os resultados principais devem ser: 

• Específico e com limite de tempo 
• Realista 
• Mensurável e verificável 

Como ágil e OKRs funcionam juntos?

Os números indicam taxas de falha de 60% a 90% no que diz respeito à execução da estratégia. A lacuna entre a visão de uma empresa e sua realização exige uma abordagem complementar para alinhar equipes e indivíduos em direção ao mesmo objetivo. 

Os processos ágeis de gerenciamento de projetos representam os meios e métodos de trabalho adotados em nível de equipe. Por outro lado, os OKRs representam os resultados de valor que pretendemos alcançar e definem o caminho da direção de nossos negócios. A coexistência das duas filosofias esconde o potencial de alinhar continuamente o trabalho com a missão da empresa, aumentar o envolvimento dos funcionários e trazer mais foco para o trabalho. 

Alinhamento com objetivos estratégicos

Adotar a abordagem Ágil para gerenciamento de projetos é uma excelente base para introduzir processos, práticas e princípios significativos em nosso trabalho. A introdução de iteração, colaboração, proatividade e mudanças em nível departamental e individual significa que tivemos sucesso em abraçar a mentalidade Ágil e compartilhamos seus valores essenciais. Embora o Ágil alinhe com sucesso nossos processos de trabalho, nossos objetivos também precisam ser compartilhados e adotados por todos. 

Precisamos de uma maneira de trazer nossos objetivos à atenção de membros individuais da equipe para alcançar o alinhamento completo em todos os níveis organizacionais. O framework OKR sugere uma maneira simples, mas muito eficaz de fazer isso - transparência em toda a empresa. Ter compartilhado as principais metas garante que as pessoas estejam cientes do valor comercial de seu trabalho, colaborem melhor, se sintam mais responsáveis responsáveis seu trabalho.

Avaliação de metas por cadências OKR

Uma grande vantagem e uma parte vital do framework OKR é a regularidade de sua avaliação por meio de cadências frequentes. Embora as organizações possam ajustá-los de acordo com suas próprias necessidades, uma prática comum é avaliar as metas anualmente e os OKRs da equipe trimestralmente. Essa abordagem permite que organizações e equipes respondam de forma mais adequada às mudanças ao longo do caminho e introduzam melhorias na próxima iteração. 

Enquanto a mentalidade Ágil exige a entrega de um software funcional com mais frequência, abrangendo mudanças e ajustando para a eficácia, os OKRs sugerem o mesmo para os objetivos. Gerando mais resultados de negócios em um curto período, avaliação oportuna e deixando espaço para melhorias em um ambiente Ágil, o OKR permite agilidade em termos de definição de metas.  

Acompanhamento de resultados com OKRs

Além disso, definir metas ou OKRs serve como uma bússola que nos permite rastrear se estamos nos movendo na direção certa. Eles nos mantêm informados sobre o estado de nosso progresso, bem como medem nossos resultados de negócios. 

Os OKRs ajudam as equipes ágeis a rastrear o progresso e fazer as mudanças necessárias ao longo do caminho e restringir o foco e os esforços da equipe em direção a um objetivo específico. Eliminar o potencial alargamento do âmbito dos nossos objetivos é essencial para seguir o nosso caminho empresarial definido. 

Como OKRs oferece suporte a uma transformação ágil?

Uma verdadeira transformação ágil de sua organização exige a adoção do pensamento ágil.

Esta é uma tarefa desafiadora que exige alto envolvimento de todos para se concentrar na melhoria contínua e na elaboração progressiva das ações do projeto, em vez de criar planos detalhados antecipadamente. Adotar a abordagem ágil para gerenciamento de projetos e escaloná-la em toda a empresa requer a solução de desafios como o alinhamento com os objetivos da empresa, a criação de equipes ágeis que se adaptam às mudanças e a sincronização entre estratégia e execução.

Vejamos como definir e monitorar objetivos e resultados-chave pode ajudar a uma transformação ágil bem-sucedida. 

Objetivos claros e adaptáveis

O pensamento ágil exige simplicidade e alcançar um ritmo de trabalho sustentável. Essa abordagem de execução do trabalho, quando aplicada em um nível estratégico, promove objetivos empresariais concretos e orientados para a ação.

Por um lado, a agilidade de toda a empresa resulta de trazer total transparência aos objetivos estratégicos para que eles se tornem mais claros e facilmente acessíveis a todos os stakeholders. Por outro lado, a colaboração constante entre clientes e equipes internas ao definir sua visão de negócios permite a capacidade de responder às mudanças de forma despreocupada e sem estresse. 

Maior Foco e Priorização de Trabalho

A mentalidade ágil exige que se evite o planejamento inicial para alocar mais tempo para atividades que agregam valor. Aplicar a estrutura de OKRs em um nível estratégico significa que os objetivos e os principais resultados estão continuamente sendo avaliados, permitindo sua sincronização oportuna com as tendências do mercado emergente ou mudanças na prioridade da empresa. Combinar as duas abordagens ao definir suas metas de alto nível cria uma compreensão clara da prioridade atual e permite um foco maior na produção de valor real para o cliente.

Feedback e melhoria contínua

No coração do ágil está o princípio de acolher as mudanças durante o andamento do projeto. Ser receptivo às mudanças dá a você a oportunidade de se adaptar e satisfazer as demandas mais recentes.

Uma vez que as condições do mercado e os requisitos do cliente podem mudar a qualquer momento, é crucial criar um ambiente em que uma mudança abrupta de prioridades não traga o caos para o fluxo de trabalho. Tão vital quanto a comunicação síncrona é para equipes ágeis, a sincronização de seus objetivos estratégicos e sua execução deve permanecer pulsante o tempo todo.

O estabelecimento de ciclos regulares de feedback para refletir e avaliar seus OKRs estratégicos criará outra camada de agilidade em sua organização no nível de gerenciamento. Alcançar um fluxo de feedback constante em um nível estratégico usando a estrutura de OKRs estabelece as bases para uma avaliação contínua de seus objetivos de negócios e critérios de sucesso. Também ajuda a identificar facilmente oportunidades de melhoria.

Como o ágil ajuda os OKRs?

A mentalidade ágil cria um ambiente perfeito para definir OKRs focados e confiáveis. 

O uso de práticas ágeis, como a visualização do trabalho, traz transparência para toda a empresa por um lado. A introdução de ciclos de feedback e o foco nas necessidades e expectativas do cliente, por outro lado, ajuda as equipes a desviar sua atenção da maximização da produção para a produção de valor para o cliente e a adaptação aos requisitos em constante mudança. Dessa forma, a coexistência do ágil e OKRs promove o alinhamento entre estratégia e execução. 

Para conseguir isso, um método como o Kanban oferece os meios certos para representar e enfatizar esse alinhamento. Tem como objetivo trazer transparência, eficiência e melhoria contínua. Vamos dar uma olhada mais de perto em como isso acontece na prática e como Kanban complementa a implementação de OKRs.

• Visibilidade de alto nível aprimorada

Por meio do uso de suas práticas, o método Kanban está focado na obtenção de visibilidade e melhoria do fluxo de trabalho. Dito isso, oferece uma maneira direta de visualizar o trabalho não apenas em nível de equipe, mas também em toda a gestão da empresa. O método Kanban "vê" as organizações como fluxos de valor interconectados que você deve observar para visualizar e otimizar continuamente.

Na prática, isso pode acontecer com a ajuda de uma rede de quadros Kanban relacionados. Falando de uma perspectiva de OKR, você pode pensar no topo desta rede como um centro de gerenciamento onde você pode mapear seus objetivos de alto nível e conectá-los aos seus respectivos resultados principais. Indo mais longe, a ideia é dividir os resultados principais em projetos acionáveis que serão distribuídos por várias equipes em seus quadros Kanban de equipe. 

É assim que os objetivos são mapeados e conectados aos principais resultados e sua execução. Ele permite um alto nível de transparência, o que permite que todas as partes interessadas permaneçam no topo da estratégia da empresa e de sua execução. Definir OKRs em um ambiente ágil o ajudará a alcançar um alinhamento de toda a empresa com sua visão. Isso também aumentará o engajamento das pessoas, permitindo que elas acompanhem o progresso do trabalho e a contribuição para a equipe ou objetivos estratégicos.

• Limitando o trabalho em andamento

Crucial para os objetivos e o método de resultados principais é colocar o foco no trabalho. A estrutura do OKR pede que se pense no que é mais importante e qual é a prioridade agora, o que nos força a definir um número limitado de metas por vez - as que mais importam. A prática do Kanban para definir limites para o seu trabalho em andamento evita que você se sobrecarregue com muitos objetivos, perdendo o foco e interrompendo seu ritmo de trabalho. 

• Estabelecendo ciclos de feedback regulares

Os objetivos são orientados para a ação, eles exigem a criatividade das pessoas, portanto, implicam uma troca regular de feedback. A execução de OKRs estratégicos e de equipe é altamente dependente da contribuição das pessoas. A regularidade deles dá uma ideia se você está percorrendo o caminho de negócios definido ou se precisa mudar de rumo. As cadências Kanban ajudam a estabelecer ciclos regulares de feedback e fornecem uma solução tanto para a gerência quanto para as equipes.

As revisões de entrega de serviço, por exemplo, permitem que as equipes incorporem lições aprendidas em seus fluxos de trabalho regularmente e decidam sobre outras ações para satisfazer seus principais resultados. A revisão mensal das operações, por outro lado, visa a sincronização da equipe e tomada de decisões sobre melhorias. 

A saída daí serve como base para a revisão da estratégia, onde a gestão de nível estratégico está estabelecendo objetivos e o caminho da empresa. Manter esse alinhamento estreito entre equipe e gestão traz agilidade e torna a empresa capaz de responder prontamente às mudanças necessárias.

Benefícios dos OKRs

Por que os OKRs prosperam em um ambiente Ágil? A introdução de objetivos e resultados-chave (OKR) afeta o desempenho dos negócios e dissemina uma nova cultura organizacional. 

Alinhamento de negócios em todos os níveis 

Definir metas envia uma mensagem clara a cada membro da equipe sobre as aspirações e a direção da empresa. Isso cria transparência e serve de base para uma discussão construtiva sobre os resultados do negócio. A conscientização de todas as equipes sobre os OKRs da empresa permite um pensamento pró-ativo e engajamento quando se trata de execução e resultados. 

Priorização focada 

Exceto para o alinhamento com os planos estratégicos da organização, os OKRs no nível da equipe individual permitem o foco em metas acionáveis curto prazo. Esse planejamento viável com um ciclo de metas de 1-2 meses permite avaliar o desempenho, identificar marcos e melhorar o próximo ciclo de iteração. 

Maior desempenho 

Ao incentivar a autonomia e a transparência em toda a empresa, os OKRs criam um ambiente de engajamento e responsabilidade. O envolvimento dos funcionários não afeta apenas o desempenho, mas também define o tom para uma transição de mentalidade duradoura. 

Como criar bons objetivos e resultados-chave?

Primeiro, você precisa ter certeza de ter um conhecimento sólido dos componentes da estrutura, qual é o seu propósito e por que eles são tão importantes. 

Dica: ao criar seus objetivos, certifique-se de escrevê-los de forma que respondam às seguintes perguntas:

• Qual é a prioridade da empresa? 
• O que a empresa pretende alcançar a longo prazo? 
• Que direção de mercado você gostaria que sua empresa seguisse? 
• Quais são os principais resultados em OKR? 

Dica: ao anotar seus principais resultados, certifique-se de que eles respondam às seguintes perguntas:

• Como atingir seu objetivo? 
• Como medir o progresso para atingir esse objetivo? 
• Que indicadores precisam ser implementados para concluir que você alcançou um resultado positivo? 

Não há dúvida de que definir seus primeiros exemplos de OKR exigirá alguma reescrita e ajuste, pelo menos no início. No entanto, por agora, vamos explorar como você pode polir seus OKRs e espalhar a técnica de definição de metas em sua equipe e organização. 

Exemplos de OKRs estratégicos específicos da indústria

Conforme discutido, um dos benefícios mais profundos do conceito de OKR é o alinhamento entre os objetivos da empresa e sua execução. Vejamos alguns objetivos específicos do setor e exemplos de resultados importantes provenientes da gestão estratégica.

Note: Os exemplos a seguir são usados para fins exploratórios e descritivos para demonstrar como a estrutura de OKRs funciona. Os OKRs reais são únicos e dependem da estrutura e dos objetivos da empresa. 

OKRs de software de computador

• Objetivo: expandir os negócios no exterior.
• Resultado-chave 1: Migrar para o modelo baseado em assinatura (SaaS) até o final do terceiro trimestre. 
• Resultado-chave 2: Gerar 50 mil leads de qualidade. 
• Resultado-chave 3: Pesquisar mercado de trabalho.  

OKRs de construção

• Objetivo: Aumentar as vendas de materiais para proprietários de imóveis residenciais. 
• Resultado-chave 1: Desenvolver um novo programa de treinamento de vendas até o final do segundo trimestre. 
• Resultado-chave 2: contratar 2 novos gerentes de vendas. 
• Resultado-chave 3: Aumento das vendas em 20% até o final do terceiro trimestre. 

OKRs da indústria farmacêutica

• Objetivo: Introduzir uma nova linha de produtos de medicamentos para o tratamento de infecções inflamatórias. 
• Resultado-chave 1: Solicite proteção de patente. 
• Resultado-chave 2: Programar 5 webinars online para apresentar o produto aos parceiros. 
• Resultado-chave 3: lançamento de um novo produto até o final do terceiro trimestre.

Depois de mapear suas prioridades estratégicas e definir seus principais resultados, agora você pode ver como essas metas se propagam em diferentes departamentos.

OKRs específicos da equipe

Exemplos de OKR para equipes de operações de TI

• Objetivo: Melhorar a infraestrutura no local X. 
• Resultado-chave 1: Atualizar os sistemas de TI atuais. 
• Resultado-chave 2: Reduza o tempo de inatividade de todos os sistemas de TI em 50%. 
• Resultado-chave 4: Reduza os defeitos de fixação para 10% até o final do terceiro trimestre. 

OKRs de engenharia

• Objetivo: Aumentar a velocidade de produção. 
• Resultado-chave 1: Reduza lotes grandes a porções gerenciáveis. 
• Resultado-chave 2: Automatizar a atribuição de tarefas. 
• Resultado-chave 3: Obtenha visibilidade dos projetos em toda a empresa. 

Suporte ao cliente

• Objetivo: Melhorar o processo de suporte ao cliente. 
• Resultado-chave 1: Implementar um novo portal de suporte ao cliente. 
• Resultado-chave 2: Aumentar a taxa de resposta do cliente em 30%. 
• Resultado-chave 3: Diminuir o tempo de espera do cliente em 30%.

Desenvolvimento de software

• Objetivo: Melhorar a qualidade dos recursos. 
• Resultado-chave 1: Assuma o controle dos problemas dos clientes até o final do segundo trimestre. 
• Resultado-chave 2: Classifique os problemas internos (bugs) em categorias. 
• Resultado-chave 3: contratar 3 engenheiros altamente experientes até o final do segundo trimestre. 

In Summary

Entender o que é OKR e a implementação inteligente da estrutura em um ambiente Ágil é o atalho para mapear, rastrear e medir nossos resultados de negócios.

Aplicar a mentalidade Ágil com a estrutura OKR permite alcançar agilidade de negócios por meio de: 

• Envolvimento dos funcionários, permitindo que as pessoas se organizem 
• Transparência aprimorada usando técnicas de visualização 
• Alinhamento de metas por avaliação regular dos resultados