Como Implementar um Sistema de Puxar no Nível de Portfólio

O conceito de puxar revolucionou o mundo da produção há meio século. Desde então, ele encontrou seu caminho até as indústrias de conhecimento como a de desenvolvimento de software e marketing.

Em teoria, os sistemas de puxar são fáceis de estabelecer e gerenciar.

Nos próximos parágrafos, você verá os problemas mais comuns que os gerentes encontram ao tentar manter um sistema de puxar e aprenderá a lidar com eles ao aplicar o método Portfólio Kanban.

Puxar no Nível de Time Não Passa Automaticamente para o Portfólio

Na realidade, a aplicação efetiva é fácil somente em pequena escala. Quando você tenta manter um sistema de puxar em um projeto ou até mesmo no nível da empresa, as coisas se complicam.

Você divide projetos e delega diferentes tipos de tarefas entre seus departamentos. Se time começa a trabalho com mais eficiência e as tarefas começam a se mover mais rápido. Todo mundo começa a puxar o trabalho e, eventualmente, seu sistema se torna um caos.

Isto é geralmente causado pela falta de foco devido à baixa visibilidade e uma ausência dos limites de WIP no nível de portfólio. Mesmo se você tiver mapeado seus processos e está aplicando ativamente o Kanban, a visualização e limitação do seu fluxo de trabalho no nível global continua sendo um desafio.

Seus departamentos trabalham em seus quadros Kanban distintos e puxam uma tarefa atrás da outra, sem ter uma visão geral ou até mesmo considerar a capacidade de seus colegas.

Como resultado, você pode enfrentar um fenômeno desagradável – fluxos de trabalho eficientes no nível de time e processos ineficientes causados por gargalos criados pela capacidade desigual entre os times.

Felizmente, existe uma maneira de evitar todos esses problemas. A solução é a aplicação do método Portfólio Kanban. É uma abordagem menos conhecida para a gestão do seu sistema de puxar em nível global que visualiza e organiza as dependências no seu processo.

Implementação de um Sistema de Puxar no Nível Global

A implementação de um sistema de puxar no nível Portfólio não é tão diferente da aplicação padrão com Kanban. Você só precisa levar as práticas centrais para o nível global.

Visualize a divisão dos seus projetos

Ao aplicar o sistema de puxar no nível de portfólio, você precisa visualizar as diferentes camadas do detalhamento do trabalho. Com o Portfólio Kanban, você pode criar várias camadas de quadros Kanban para hospedar suas maiores iniciativas e as menores tarefas em que são divididas.

Examplo de divisão no Portfólio Kanban

Cada nível inferior que você cria, precisa ser conectado com uma iniciativa maior para que possa estar explicitamente claro como seus projetos estão progredindo a todo momento.

As relações comuns entre cartões no Portfólio Kanban são as de pai e filho. Quando todos os filhos são concluídos, o pai também é considerado como concluído.

Ao implementar um conceito de puxar com o Portfólio Kanban, você pode criar um alinhamento entre seus departamentos. Cada pessoa estará ciente de como os projetos estão progredindo, focando seus esforços precisamente onde é necessário.

Limite o trabalho em progresso no nível de portfólio

O erro comum que gerentes fazem é aplicar limites de WIP no nível de time, mas não no nível de portfólio. Isto pode resultar em grandes gargalos, se houver uma diferença entre a capacidade dos times.

Ao implementar um sistema de puxar no nível de portfólio, é importante definir limites de WIP da iniciativa. Isto pode provar ser um tanto quanto difícil se você não consegue ver o quadro geral primeiro e as conexões entre os times e suas capacidades.

Limitação de trabalho no nível de portfólio

Ao aplicar limites para o trabalho em progresso no nível de portfólio, você pode garantir que o trabalho esteja fluindo tranquilamente.

É melhor ter um ou dois times ociosos de tempos em tempos para garantir uma eficiência de fluxo máxima e tempos de ciclo menores do que manter todo mundo ocupado, sem fazer um progresso significante e obstruindo o processo.

In Summary

A aplicação de um sistema de puxar é uma ótima maneira de aumentar a produtividade do seu time. No entanto, se implementá-lo somente no nível de time, você corre o risco de perder o foco e obstruir seu processo no nível global. Ao praticar o conceito de puxar no nível de portfólio, você pode:

• Maximizar o valor que seus times produzem.
• Limitar o trabalho em progresso no nível global.
• Evitar gargalos no processo.