O que é Muri e Como Lidar com Isso?

Um dos principais propósitos da gestão Lean é eliminar atividades de desperdício no processo de produção e otimizar recursos.

Surpreendentemente, vários praticantes do Lean vão primeiro lidar com os 7 desperdícios, conhecidos como Muda, e esquecem dos outros dois Ms que são cruciais para a manutenção de um fluxo bem organizado: Mura e Muri.

Na realidade, identificar e remover o Mura (desigualdade) é extremamente importante se você quer criar um ritmo de trabalho estável. No entanto, a princípio, você precisa identificar os passos do seu processo que sobrecarregam o sistema de trabalho organizacional.

Em outras palavras, você precisa localizar o Muri. Depois, você será capaz de analisar e otimizar a capacidade de trabalho da sua mão-de-obra.

Vamos explorar o que é o Muri em detalhes.

O que é Muri?

Muri é um termo japonês que significa “sobrecarga ou irracional”. É um dos três tipos de desperdício (Muda, Mura, Muri) e um conceito-chave no Sistema Toyota de Produção.

Em outras palavras você cria Muri toda vez que coloca um time sob estresse ao demandar um trabalho irracional ou desnecessário que excede sua capacidade.

Muri pode diminuir drasticamente a produtividade e eficiência do seu time. Colocar muita pressão, frequentemente, traduz em horas extras, o que levará ao desgaste ocupacional.

A sobrecarga pode ter um efeito negativo na moral do seu time e danificar a “saúde” do processo de trabalho.

É como em um time de futebol: se você colocar toda a pressão em 3 jogadores, porque eles são muito bons, em algum momento eles se machucarão e todo o time será prejudicado. Então, você precisa ser cuidadoso ao tentar utilizar a capacidade total do seu time.

Você deve tentar equilibrar em uma capacidade ótima – um nível onde todas as partes de um sistema são capazes de entregar resultados sem a necessidade de trabalho extra.

É fácil falar, mas vamos descobrir o que pode causar Muri.

O que Pode Causar Muri?

Você pode sobrecarregar seus times sem perceber. Por exemplo, definir prazos irrealistas pode forçar diferentes membros do time a correr com seu trabalho. Isto acarretará uma baixa qualidade e diminuirá a satisfação do consumidor.

Vamos demonstrar isso com um exemplo.

Se você diz para seu designer fazer duas vezes mais a quantia de imagem que ela é capaz de produzir em um certo período de tempo, ela provavelmente irá fazê-lo, mas nem todas terão a melhor qualidade.

É mais ou menos como uma linha de montagem. Imagine que você possui funcionário que verificam a qualidade de produtos e quanto mais rápida for sua linha de montagem, maior será a chance de produtos de baixa qualidade chegarem aos seus consumidores.

Há várias razões diferentes que podem causar Muri.

Demanda excessiva

A primeira e mais óbvia é a demanda excessiva. No mundo atual dos negócios, é um tanto surpreendente como a alta gerência empurra mais trabalho para seus times, esperando que mais entradas resultarão, de alguma maneira, em mais saídas.

De fato, isto leva a um constante aumento do número de tarefas em espera, o que resulta em caos e desgaste.

Falta de treinamento

As empresas, frequentemente, negligenciam a necessidade de boas sessões de treinamento. É assim que, em algum ponto, um membro do time pode acabar trabalhando muito mais tempo que o necessário em uma tarefa.

Digamos que você foi treinado para o trabalho de copywriter. No entanto, o gerente decide usá-lo como designer. Você provavelmente precisará o dobro do tempo que um designer levaria para entregar boas imagens.

Falta de comunicação

A boa comunicação é crucial para o sucesso de qualquer time. Você precisa estabelecer canais e práticas de comunicação claros para evitar a sobrecarga.

Imagine que você tem uma reunião com 3 dos membros do seu time e decide fazer 10 novas páginas para seu site.

Todo mundo na reunião concorda e o time começa a trabalho no projeto. No entanto, foi somente um acordo verbal e o designer não foi informado do projeto até o último dia antes do prazo esperado.

Respectivamente, o designer será sobrecarregado e ele/ela sentirá o efeito negativo do Muri por causa da falta de comunicação.

Falta de ferramentas e equipamentos adequados

Quando as ferramentas adequadas estão faltando, o Muri é inevitável e óbvio. Se você dá um novo computados para alguns de seus desenvolvedores, por exemplo, mas o resto trabalha com máquinas com 5 anos de idade, o segundo grupo se sentirá, definitivamente, sobrecarregada, porque precisarão de mais tempo para completar suas tarefas usando equipamento antigo.

Podem haver várias outras que causam Muri. Você precisa se lembrar de que o gerenciamento de todas elas prevenirá o colapso do processo de trabalho.

Agora, vamos ver como você pode lidar com o Muri.

Diferentes Maneiras de Lidar com o Muri

O Lean oferece várias ferramentas e práticas que podem ajudá-lo a remover o efeito negativo da sobrecarga ou, pelo menos, reduzi-lo a um nível mínimo.

Mapeie o fluxo de trabalho do seu time

Primeiro, vamos começar mapeando o fluxo de trabalho do seu time. Para isso, você pode usar um quadro Kanban, onde você visualiza os diferentes estágios do fluxo de trabalho. Ao fazer isso, você será capaz de adquirir um entendimento claro da capacidade do seu time e ver onde o valor é criado.

Depois disso, você pode definir limites de trabalho em progresso para cada estágio do fluxo de trabalho. Desta maneira, você garantirá que diferentes membros do time não trabalharão caoticamente em várias tarefas, mas se focarão em completar tarefas atuais, antes de iniciar novas tarefas.

Em poucas palavras, a aplicação de limites de WIP cria no Kanban, um sistema de puxar eficiente que o ajudará a organizar melhor seu trabalho e prevenir a sobrecarga de membros do time.

É um pouco mais complicado no nível global. Frequentemente, há dois ou mais times com trabalhos interdependentes.

Por exemplo, digamos que temos um time A – desenvolvendo novos recursos para seu serviço de software e um time B – lançando esses recursos.

No entanto, o time A entrega os recursos mais rapidamente do que o time B consegue lançar. Neste caso, o time B sempre terá uma grande fila de trabalho pedido e seu fluxo de trabalho será sobrecarregado a todo momento.

Portanto, é importante definir limites de WIP no nível global. Então quando o time A começa a trabalhar em um novo recurso, eles precisam se certificar de que o time B possui capacidade livre.

Sim, o time A pode ficar bloqueado por um tempo, mas eles podem redirecionar parte de sua capacidade para ajudar o time B, em vez de sobrecarregá-lo. No mundo dos negócios, é melhor ter um dos seus times bloqueados do que toda a empresa sobrecarregada.

Padronize seu processo

Outra maneira de lidar com o Muri é a padronização. Ter todos os processos documentados e os membros do time bem treinados garantirá que todo mundo seja capaz de fazer o trabalho da melhor maneira possível.

Processos padronizados suportarão uma boa comunicação e ajudarão seus times a evitar desentendimentos.

Pratique Jidoka

Outra ferramenta da gestão Lean que pode ajudá-lo a lidar com o Muri é o Jidoka. É uma prática simples que permite que qualquer membro do time pare o processo de trabalho se um problema ocorrer. Então, o time precisa resolver o problema antes de continuar com o processo de trabalho. Desta maneira, você pode criar padrões qualidade integrada e evitar o retrabalho.

Além disso, você pode fazer Gemba walks periodicamente, que é um método simples de “ir e ver”, que o ajudará a ter um entendimento claro daquilo que está acontecendo e onde o Muri ocorre.

In Summary

Muitas empresas sobrecarregam seus funcionários sem perceber. Isso é o os japoneses chamam de Muri. A sobrecarga causa, inevitavelmente, a ineficiência, que pode custar recursos valiosos, e a falta de bons resultados na questão de lucratividade. Para lidar com o Muri:

• Treine seus times adequadamente com boas ferramentas e equipamentos.
• Crie canais e práticas de comunicação claros.
• Crie processos padronizados.