OKR vs. KPI: Wyjaśnienie Kluczowych Różnic

OKR i KPI to dwa różne podejścia do mierzenia wydajności firmy. OKR to framework ustalania celów wprowadzony w latach 70-tych, który składa się z celu (Objective) oraz zestawu miar (Key Results), które śledzą realizację celu. KPI to zestaw metryk wydajności biznesowej, które wskazują, jak dobrze funkcjonuje organizacja.

Ale w czym dokładnie się różnią? Jeśli masz wątpliwości, czy potrzebujesz obu, jesteśmy tutaj, aby wyjaśnić. Zacznijmy od wyjaśnienia, czym są OKR i KPI.

Czym są KPI?

Kluczowe Wskaźniki Wydajności (KPI) to miary biznesowe, które przekazują aktualny stan wydajności organizacji. KPI są powszechnie stosowane do oceny wydajności projektów, produktów lub pracowników. Można je traktować jako wskaźniki opóźnione, ponieważ pokazują, jak firma radziła sobie w określonym okresie.

Chociaż KPI są doskonałe do pomiaru, to są to samodzielne metryki. Mogą powiedzieć, kiedy miara jest dobra lub zła, ale niekoniecznie przekazują kontekst ani kierunek, w którym zespół powinien podążać.

Czym są OKR?

OKR to skrót od Objectives and Key Results (Cele i Kluczowe Wyniki) i stanowi ramy do wyznaczania celów, które łączą strategię z realizacją oraz pozwalają na zharmonizowanie wszystkich wokół tych samych celów organizacyjnych. OKR są najlepiej stosowane na poziomie organizacji i zespołów.

OKR dostarczają kluczowego kontekstu i kierunku, których brakuje w KPI. Cele opisują, co chcesz osiągnąć, podczas gdy Kluczowe Wyniki wskazują, jak wiesz, że robisz postępy w realizacji swoich Celów. W odróżnieniu od KPI, OKR można traktować jako wskaźniki prowadzące, ponieważ są związane z przyszłym stanem biznesu lub wpływem, który chcesz osiągnąć.

OKR vs. KPI

Używaj OKR, aby prowadzić, ponieważ jasno pokazują, co chcesz osiągnąć i jak to zrealizujesz. Cele, które są nastawione na zmianę, są połączone z Kluczowymi Wynikami, które są miarami.

KPI natomiast to samodzielne liczby. Są to wskaźniki. Nie przedstawiają one drogi, postępu ani celu. Podczas gdy KPI zazwyczaj monitorują status quo, OKR zostały zaprojektowane, aby pomóc Twojej firmie posunąć się naprzód w kierunku czegoś strategicznie ważnego.

Ponadto, opracowywanie OKR-ów to proces współpracy. Członkowie zespołu biorą udział w definiowaniu OKR-ów, regularnie udzielając feedbacku i ustalając OKR-y na poziomie zespołu, które przyczyniają się do realizacji celów organizacji. Natomiast KPI to wcześniej określone wskaźniki, które wskazują, jak dobrze funkcjonuje organizacja. Najczęściej są one ustalane przez zarząd, ale organizacje Agile współpracują przy ustalaniu KPI, aby uniknąć mierzenia niewłaściwych rzeczy.

Podczas gdy OKR-y są często ponownie oceniane i dostosowywane do dynamiki rynku, te same wskaźniki wydajności są zazwyczaj stosowane kwartał po kwartale. KPI można traktować bardziej jako cele referencyjne, które pomagają odpowiedzieć na pytanie: "Czy osiągnęliśmy nasze cele, czy nie?".

Przykłady OKR vs. KPI

Przykład KPI

Użyjemy przestrzeni coworkingowej jako przykładu. Dwa z ich KPI to liczba freelancerów, którzy korzystają z ich przestrzeni, oraz liczba rocznych subskrypcji na biurka coworkingowe. Zbierają więc dane dla dwóch bieżących wskaźników:

• Ile freelancerów korzysta z przestrzeni coworkingowej codziennie?
• Ile osób kupuje roczną subskrypcję, aby pracować stamtąd?

Przykład OKR

Teraz, kontynuując nasz wcześniej podany przykład, aby zilustrować OKR, przestrzeń coworkingowa zauważyła, że coraz więcej freelancerów to osoby pracujące w branży technologicznej, i postanowili postawić sobie następujący cel: "Zwiększyć naszą obecność w społeczności technologicznej." Aby zrozumieć, czy udało im się osiągnąć ten cel, przestrzeń coworkingowa może ustawić dwa Kluczowe Rezultaty (KR) w celu osiągnięcia tego celu.

• Cel: Zwiększyć naszą obecność w społeczności technologicznej.
• Kluczowy wynik 1: Zwiększyć liczbę miesięcznych odwiedzających z branży technologicznej o 25% w ciągu najbliższych trzech miesięcy.
• Kluczowy wynik 2: Zwiększyć liczbę kwartalnych leadów freelancerów z wydarzeń technologicznych o 30%.

Użyjmy również analogii z Formuły 1, aby wyjaśnić różnicę między OKR (Celami i Kluczowymi Rezultatami) a KPI (Wskaźnikami Wydajności Kluczowej).

Przykład KPI

Wskaźniki Wydajności Kluczowej (KPI) są bardziej skoncentrowane na monitorowaniu określonych aspektów wydajności, niekoniecznie związanych bezpośrednio z konkretnym celem, takim jak wygrana w mistrzostwach Formuły 1. Oto kilka przykładów KPI dla zespołu Formuły 1:

• Średni Czas Okrążenia: Monitorowanie średniego czasu okrążenia w ciągu sezonu w celu oceny wydajności samochodu i potencjału do poprawy.
• Czas Zatrzymania w Boksach: Śledzenie czasu spędzonego na pit stopach w celu optymalizacji wydajności i minimalizacji czasu straconego podczas wyścigów.
• Ocena Feedbacku Kierowcy: Zbieranie opinii od kierowców po każdym wyścigu w celu oceny obszarów do poprawy, takich jak prowadzenie samochodu, wydajność silnika itd.

Przykład OKR

Z drugiej strony, OKR powinny być inspirujące i ambitne. W Formule 1, co może być lepszym celem niż wygrana w Mistrzostwach Formuły 1?

• Cel: Wygrać Mistrzostwa Formuły 1
• Kluczowy wynik 1: Zakończyć w pierwszej trójce w co najmniej 80% wyścigów.
• Kluczowy wynik 2: Zdobyć pole position w co najmniej 50% wyścigów.
• Kluczowy wynik 3: Zabezpieczyć co najmniej 70% dostępnych punktów w ciągu sezonu.

Jak OKR i KPI Mogą Współpracować?

Jeśli zastanawiasz się, który system jest lepszy do użycia – OKR czy KPI – nie jesteś sam. OKR to metoda ustalania systemowych celów, podczas gdy KPI to metryki. Kiedy są używane poprawnie, doskonale się uzupełniają.

Przyjrzyjmy się następującemu przykładowi. Twoja organizacja powinna utrzymać czas dostępności platformy rejestracji pacjentów na poziomie 99%. To metryka, która reprezentuje ważny wskaźnik do śledzenia. Mówiąc prosto, to KPI. Tak, KPI są kluczowe dla sukcesu biznesu, ale nie wprowadzą istotnych zmian. KPI to bardziej „wskaźniki zdrowia biznesu”, które nie wpłyną znacząco na nowe możliwości i nie zawsze stanowią dobre OKR.

Jednak zdarzają się sytuacje, kiedy KPI może stać się OKR – gdy chcesz go zmienić. Korzystając z tego samego przykładu, jeśli twoja platforma rejestracyjna jest niedostępna 50% czasu, a „stworzenie doskonałej platformy rejestracji pacjentów” jest celem, jednym z jego kluczowych wyników może być stabilizacja dostępności – z 50% do 99%, co w tym przykładzie również jest KPI.

Innymi słowy, jeśli systematycznie osiągasz Kluczowy Wynik (rezultat), możesz przekształcić go w KPI, który wskaże stan zdrowia twojego biznesu. W ten sposób nowo dodane KPI będą wskazywać, czy twoja firma działa dobrze i mogą naprowadzić cię na przyszłe rezultaty.

Czy OKR Mogą Zastąpić KPI?

Chociaż KPI są uważane za codzienne wskaźniki działalności (BAU), wciąż ważne jest, aby je mieć, aby śledzić kluczowe metryki dla twojego biznesu. KPI mogą stać się twoimi OKR, jeśli jest to wskaźnik, który chcesz znacząco zmienić.

Przykład: zespół sprzedaży, który opóźnił się z realizacją swojego KPI dotyczącego kontaktowania się z nowymi klientami w zwykłym okresie. Ten KPI może stać się OKR na krótki czas, aby zespół sprzedaży mógł skupić się na poprawie tego wskaźnika. Gdy pokażą, że mogą spełnić ten wskaźnik, może on zostać ponownie obniżony do KPI. W ten sposób zarząd będzie nadal monitorować ten wskaźnik, ale nie będzie już częścią OKR w dłuższym okresie.

Jakie są Najczęstsze Błędy w KPI?

Oto kilka najczęstszych scenariuszy, w których występują błędy KPI:

• KPI są pojedynczymi celami lub wskaźnikami. Skup się na tym, że KPI to wskaźniki i miary tego, co dzieje się w twoim biznesie.
• KPI śledzą wskaźniki iluzoryczne, a nie wskaźniki prowadzące, które mogą pokazać aktualny stan twojego biznesu i sposób na jego poprawę.
• Mierzysz niewłaściwe rzeczy tylko dlatego, że musisz coś mierzyć.

Jakie są Najczęstsze Błędy, Które Należy Unikać przy OKR?

Oto niektóre z najczęstszych błędów popełnianych przy OKR:

• Zbyt duża koncentracja na celu (Objective). Jeśli cel (Objective) ustawisz jako samodzielny wskaźnik, zespoły mogą skupić się zbyt wąsko na liczbach, zamiast na nauce. Połącz cele z mierzalnymi wynikami (Key Results) i analizuj rozbieżności, koncentrując się na nauce, jak poprawić wyniki.
• Brak rozróżnienia między ambitnymi a zobowiązanymi OKR.Posiadanie tylko OKR typu "moonshots". Ambitne cele mogą demotywować zespół, szczególnie na początku—połącz cele "moonshots" z bardziej realistycznymi, tzw. "roofshots" OKR.
• OKR, które oznaczają "nie wystarczająco intensywne starania" (lub OKR typu "business-as-usual").

Najlepsze Praktyki dla KPI i OKR

Choć nie ma sztywnych zasad przy ustalaniu KPI i OKR, istnieją ogólne najlepsze praktyki, które mogą stanowić kompas, pomagający w przeprowadzeniu tego procesu.

Najlepsze Praktyki dla KPI

Aby jak najlepiej wykorzystać swoje KPI, ważne jest wdrożenie najlepszych praktyk, które zapewnią ich dokładność, trafność i skuteczność.

• Zachowaj minimalną liczbę KPI. Choć może kusić, aby śledzić każdy dostępny wskaźnik i dane, warto pamiętać, że celem KPI jest koncentracja na najważniejszych celach i zadaniach firmy. Zamiast tego, priorytetowo traktuj najistotniejsze KPI, które są zgodne z inicjatywami strategicznymi i dają jasny, zwięzły obraz wydajności.
• Bądź jasny i zapewnij kontekst dla każdego KPI. Podczas ustalania KPI ważne jest, aby zapewnić jasną definicję tego, co dany wskaźnik mierzy i jak będzie mierzony. Należy również dostarczyć kontekst, aby wyjaśnić, dlaczego dany KPI jest ważny oraz jak odnosi się do ogólnej strategii biznesowej.
• Regularnie przeglądaj KPI i aktualizuj je w razie potrzeby. Zapewnia to, że KPI pozostają trafne i skuteczne. KPI, które były istotne dla sukcesu firmy wczoraj, mogą być mniej ważne w kolejnym kwartale. Dlatego należy regularnie przeglądać KPI, aby upewnić się, że są one zgodne z celami biznesowymi.
• Używaj oprogramowania do uproszczenia śledzenia. Korzystając z narzędzia do raportowania opartego na oprogramowaniu, możesz łatwo monitorować swoje KPI bez konieczności ręcznego zbierania i analizowania danych. Wybierając narzędzie do raportowania, upewnij się, że może ono integrować się z istniejącymi systemami oraz że spełnia Twoje konkretne potrzeby pod względem funkcji, funkcjonalności i łatwości obsługi.

Najlepsze Praktyki OKR

Aby maksymalnie wykorzystać OKR, ważne jest wdrożenie najlepszych praktyk, które zapewnią ich dokładność, znaczenie i skuteczność.

• Zacznij od kilku konkretnych celów, aby łatwiej wdrożyć OKR. Rozpocznij od kilku celów, które są zgodne z ogólnymi celami biznesowymi i możliwe do osiągnięcia w określonym czasie. Dodatkowo, jasne cele zapewniają większą przejrzystość w podejmowaniu decyzji, ułatwiając określenie, które inicjatywy lub projekty należy priorytetowo traktować. Rozpoczęcie od kilku konkretnych celów stwarza podstawy do pomyślnej i skutecznej realizacji planów OKR.
• Zapewnij wsparcie kadry kierowniczej dla OKR. Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek programu OKR upewnij się, że wszyscy kluczowi interesariusze rozumieją korzyści płynące z OKR i są gotowi wesprzeć program. Aby to osiągnąć, stwórz jasny plan komunikacji, który podkreśli potencjalną wartość, jaką OKR mogą przynieść organizacji.
• Cykl OKR powinien trwać na poziomie miesięcznym lub kwartalnym. Ważne jest, aby rozbić cele długoterminowe na zadania, które można zrealizować w ramach tych cykli OKR. Takie podejście umożliwia regularne spotkania kontrolne i dostosowanie celów, zapewniając postęp i szybkie rozwiązanie ewentualnych problemów.
• Regularnie przeglądaj i dostosowuj OKR. Zaleca się regularny przegląd i dostosowywanie OKR, zwykle co kwartał, ale częstsze przeglądy mogą być korzystne w przypadku projektów o szybkim tempie lub szybko zmieniających się warunkach. Podczas tych przeglądów ważne jest ocenienie postępów w realizacji celów, sprawdzenie, czy kluczowe wyniki są nadal istotne i wykonalne, oraz odpowiednie dostosowanie ich.
• Używaj oprogramowania OKR, aby uprościć śledzenie i raportowanie metryk OKR. Aby zapewnić sukces programu OKR, ważne jest regularne śledzenie postępów w realizacji celów. Rozwiązania oprogramowania OKR mogą uprościć ten proces, oferując łatwe w użyciu interfejsy, które wyświetlają postępy w czasie rzeczywistym w kierunku Twoich celów. Automatyzując śledzenie i raportowanie metryk OKR, firmy mogą na bieżąco monitorować swoje cele, podejmować bardziej świadome decyzje i być lepiej przygotowane do osiągania zamierzonych wyników.

Dlaczego Ważne jest Mierzenie Wydajności?

Twoja firma musi mierzyć i przeglądać wydajność, ponieważ jest to jedyny sposób na poprawę. Jeśli nie wyznaczasz celów lub definiujesz je, ale ich nie przeglądasz, tracisz cenną okazję do nauki i poprawy.

Wdrażając metryki wydajności, możesz uczyć się zarówno z porażek, jak i sukcesów. W ten sposób możesz być mile zaskoczony, jak szybko Ty i Twój zespół osiągacie cele oraz jak dobrze funkcjonuje Twoja organizacja.

OKR vs. KPI Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Czy Można Mieć Zarówno KPI, jak i OKR?

Tak, możesz mieć zarówno KPI, jak i OKR. Możesz traktować KPI jako metryki zdrowia Twojej firmy, natomiast OKR to najbardziej wartościowe miary przyszłego sukcesu.

Posłużmy się jeszcze raz przykładem wspomnianym wcześniej dla dostępności produktu SaaS, gdzie „stwórz doskonały produkt techniczny” jest celem (Objective). Aby to osiągnąć, Twój zespół przyjmie kilka wyników kluczowych (KR), które zdefiniują dobrze działający produkt. Te KRs to powszechne KPI dla wielu produktów SaaS, ale w tym przypadku były one bardzo ambitne, dlatego pełniły rolę KR, a nie typowych KPI.

Jak OKR Różni się od KPI?

Główna różnica między OKR a KPI polega na tym, że OKR skupia się na osiąganiu konkretnych celów, podczas gdy KPI koncentruje się na mierzeniu wyników w odniesieniu do ustalonych celów. OKR są bardziej ukierunkowane na wyniki i dążenie do osiągnięcia rezultatów, podczas gdy KPI są bardziej procesowe, mierząc bieżącą wydajność operacji biznesowych.

Czy KPI Mogą być Używane jako Kluczowe Wyniki (Key Results) w OKR?

Tak, KPI mogą być używane jako Kluczowe Wyniki w OKR. KPI często stanowią podstawę dla Kluczowych Wyników, ponieważ zarówno OKR, jak i KPI są mierzalne i możliwe do zweryfikowania.

Czy KPI Może Stać się OKR?

KPI mogą stanowić część OKR, ale same w sobie nie mogą być OKR. Dzieje się tak, ponieważ OKR obejmują cele (dokładnie zdefiniowane cele) i kluczowe wyniki (miary służące do monitorowania ich realizacji). Można użyć KPI jako kluczowego wyniku.

Jak Często Należy Przeglądać OKR i KPI?

OKR (Cele i Kluczowe Wyniki) oraz KPI (Wskaźniki Kluczowej Wydajności) powinny być regularnie przeglądane, zazwyczaj co kwartał. Umożliwia to śledzenie postępów i wprowadzenie niezbędnych korekt. Jednak niektóre firmy mogą wybierać częstsze lub rzadsze przeglądy, w zależności od swoich specyficznych potrzeb i celów.

Dlaczego Ważne jest Stosowanie Zarówno OKR, jak i KPI?

Stosowanie zarówno OKR, jak i KPI jest istotne, ponieważ pełnią one różne funkcje w mierzeniu sukcesu organizacyjnego. OKR służą do ustalania i śledzenia postępów w realizacji celów strategicznych, podczas gdy KPI mierzą wydajność w odniesieniu do określonych celów i wskaźników. OKR zapewniają ramy kierunkowe dla organizacji, natomiast KPI oferują ilościowy pomiar postępów w realizacji celów organizacyjnych.

Zarówno OKR, jak i KPI są ważnymi narzędziami do monitorowania i poprawy wydajności organizacji. Stosowanie obu tych narzędzi razem może pomóc zapewnić, że organizacja śledzi postępy w realizacji swoich celów i osiąga cele wydajnościowe.

In Summary

OKR i KPI to dwa różne podejścia do mierzenia wydajności firmy. Kiedy są wdrożone poprawnie, mogą się wzajemnie uzupełniać. Ważne jest, aby zrozumieć różnicę między OKR i KPI: 

• KPI to wskaźniki, które reprezentują zdrowie Twojego biznesu. 
• OKR to najbardziej wartościowe pomiary przyszłego sukcesu.