Czym jest Kanban? Wyjaśnienie dla początkujących.

Kanban to popularna metoda zarządzania procesem Lean, służąca do definiowania, zarządzania i ulepszania usług dostarczających wiedzę. Pomaga ona w wizualizacji pracy, maksymalizacji wydajności i ciągłym doskonaleniu. Praca jest wizualizowana w tablicach Kanban, co pozwala na optymalizację dostarczania produktów przez wiele zespołów i obsługę w jednorodnym środowisku nawet najbardziej złożonych projektów.

Przykład podstawowych elementów tablicy Kanban 

Kanban wywodzi się z branży produkcyjnej, a później został przejęty i zaadoptowany przez zespoły programistów Agile. Ostatnio zaczął być doceniany przez jednostki biznesowe w różnych branżach.

Ponieważ coraz więcej osób słyszy o Kanbanie, pojawia się wiele pytań:

• Czym dokładnie jest Kanban?
• Jakie są zasady i praktyki Kanban?
• Jakie są korzyści z wprowadzenia Kanban?

Poniżej przedstawiono najważniejsze rzeczy, które należy wiedzieć o tej metodzie i jej praktycznym zastosowaniu.

Definicja i krótkie wprowadzenie do Kanban

Definicja Kanban

Japońskie słowo "kanban", oznaczające "tablicę wizualną" lub "znak", jest używane w znaczeniu definicji procesu od lat 50-tych ubiegłego wieku. Po raz pierwszy zostało opracowane i zastosowane przez firmę Toyota jako system harmonogramowania produkcji w systemie just-in-time. Z drugiej strony, termin "Kanban" pisany wielką literą jest znany i kojarzony z pojawieniem się "metody Kanban", która została po raz pierwszy zdefiniowana w 2007 r.

Geneza metody Kanban

Początkowo powstał on jako system harmonogramowania dla produkcji lean (szczupłej), wywodzącej się z Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS).  Pod koniec lat 40. XX wieku Toyota wprowadziła do swojej produkcji zasadę produkcja "dokładnie na czas"(just in time). Podejście to reprezentuje system pull. Oznacza to, że produkcja opiera się na zapotrzebowaniu klientów, a nie na standardowej praktyce "push", polegającej na produkowaniu towarów i "wypychaniu" ich na rynek.

Ich unikalny system produkcji położył podwaliny pod Lean manufacturing lub po prostu Lean. Jego głównym celem jest minimalizacja działań powodujących marnotrawstwo bez uszczerbku produktywności. Głównym celem jest tworzenie większej wartości dla klienta bez generowania dodatkowych kosztów. 

Oryginalny system Kanban, Źródło: TOYOTA Global Website

Metoda Kanban

Na początku XXI wieku kluczowi gracze w branży oprogramowania szybko zdali sobie sprawę z tego, jak Kanban może pozytywnie zmienić sposób dostarczania produktów i usług.

Dzięki zwiększonemu zorientowaniu na wydajność i wykorzystaniu postępu w branży komputerowej, Kanban wyszedł poza obszar przemysłu motoryzacyjnego i został z powodzeniem zastosowany w innych złożonych sektorach komercyjnych, takich jak IT, wytwarzanie oprogramowania, badania i rozwój oraz inne.

To, co obecnie uznajemy za metodę Kanban, powstało na początku 2007 roku. Jest  wynikiem wielu lat testów, doświadczeń i wspólnych wysiłków czołowych postaci społeczności Lean i Agile, takich jak David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber i inni.

Budowę systemu Kanban możesz rozpocząć od stworzenia najprostszej tablicy Kanban z trzema podstawowymi kolumnami - "Zlecone", "W toku" i "Wykonane". Jeśli tablica jest skonstruowana, zarządzana i działa prawidłowo, służy jako repozytorium informacji w czasie rzeczywistym, wskazując wąskie gardła w systemie i wszystko inne, co może zakłócić płynność pracy.

Ale jak działa metoda Kanban?

Dowiedz się więcej.

Zasady Kanban

Przed bardziej szczegółowym omówieniem wartości Kanban, chcielibyśmy zaznaczyć, że metoda ta w takiej formie i kształcie, w jakiej ją dziś rozumiemy i stosujemy, powstała dzięki wspólnym wysiłkom wielu osób. Rozwijająca się społeczność Kanban powinna traktować te pomysły i ich wkład za takie właśnie.

David J. Anderson (pionier w dziedzinie zastosowania Lean/Kanban w pracy opartej na wiedzy i jeden z ojców założycieli tej metody) sformułował metodę Kanban jako podejście do przyrostowej, ewolucyjnej zmiany procesów i systemów w organizacjach działąjących w opaciu o wiedzę. Koncentruje się ona na kończeniu zadań, a jej podstawy można podzielić na dwa rodzaje zasad i sześć praktyk.

Zobaczmy, na czym polegają zasady Kanban. 

Zasady zarządzania zmianą

Integruj z już istniejącymi procesami w sposób niezakłócający ich przebieg, dąż do ewolucyjnych zmian i nieustannie doskonal. Przyjrzyjmy się bliżej zasadom zarządzania zmianą w systemie Kanban.

Zasada 1-wsza: Zacznij od tego, co robisz teraz

Kanban zapewnia elastyczność, dzięki której można stosować tę metodę w istniejących procesach pracy i systemach bez zakłócania tego, co już funkcjonuje. W metodzie tej uznaje się, że istniejące procesy, role, obowiązki i tytuły mają wartość i ogólnie rzecz biorąc, warto je zachować. Naturalnie metoda ta uwypukla kwestie, którymi należy się zająć, oraz pomaga ocenić i zaplanować zmiany, tak aby ich wdrożenie było jak najmniej uciążliwe.

Zasada 2-ga: Dokonuj ewolucyjnych, stopniowych zmian

Metoda Kanban została zaprojektowana tak, aby napotykała minimalny opór. Zachęca ona do ciągłych, małych, przyrostowych i ewolucyjnych zmian w bieżącym procesie poprzez wdrażanie form drogą współpracy i wykorzystania informacji zwrotnej. Ogólnie rzecz biorąc, nie zaleca się wprowadzania gruntownych zmian, ponieważ zwykle napotykają one na opór wynikający z obaw lub niepewności.

Zasada 3-cia: Rozwijaj działania przywódcze na wszystkich szczeblach zarządzania

Przywództwo na wszystkich poziomach wywodzi się z codziennych spostrzeżeń i działań ludzi mających na celu poprawę ich sposobu pracy. Choć może się to wydawać nieistotne, każda wspólna obserwacja sprzyja myśleniu o ciągłym doskonaleniu (Kaizen), aby osiągnąć optymalne rezultaty na poziomie zespołu/działu/firmy. Nie może to być działanie na szczeblu kierowniczym.

Zasady dostarczania usług

Celem Kanban jest stworzenie podejścia zorientowanego na usługi. Wymaga to dogłębnego zrozumienia potrzeb klienta, stworzenia sieci usług, w której ludzie samoorganizują się wokół pracy, oraz zapewnienia ciągłego rozwoju systemu.

Zasada 1-wsza: Koncentruj się na potrzebach i oczekiwaniach klienta

Dostarczanie wartości klientowi powinno być w centrum uwagi każdej organizacji. Zrozumienie potrzeb i oczekiwań klientów pozwala zwrócić uwagę na jakość świadczonych usług i wartość, jaką one tworzą.

Zasada 2-ga: Zarządzaj pracą, a nie pracownikami

Zarządzanie pracą w sieci usług zapewnia wzmocnienie zdolności ludzi do samoorganizowania się wokół pracy. Umożliwia to skupienie się na pożądanych rezultatach bez "zakłóceń" wynikających z  mikrozarządzania osobami świadczącymi usługi.

Zasada 3-cia: Regularnie analizuj sieć usług

Raz wypracowane podejście zorientowane na usługi wymaga ciągłej analizy w celu rozwijania kultury obsługi klienta. Dzięki regularnym przeglądom sieci usług i ocenie stosowanych zasad pracy, Kanban sprzyja doskonaleniu uzyskiwanych wyników.

Praktyki Kanban

Dążąc do wdrożenia metody Kanban, każda organizacja musi zwracać uwagę na działania praktyczne. Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem, należy zastosować sześć podstawowych praktyk. Chociaż ich opanowanie jest niezwykle istotne, jest to proces ewoluujący - blisko 40% wszystkich organizacji przyznaje, że sposób, w jaki stosują praktyki Kanban, wciąż się zmienia. Przybliżmy sześć praktyk Kanban i zobaczmy, na czym one polegają. 

• Wizualizacja procesu pracy
• Ograniczanie prac w toku
• Zarządzanie przepływem 
• Sprecyzowanie transparentnych zasad procesu
• Stworzenie mechanizmów informacji zwrotnych
• Doskonalenie we współpracy

1. Wizualizacja procesu pracy

Prosta tablica Kanban

Do wizualizacji procesu za pomocą systemu Kanban potrzebna jest tablica z kartami i kolumnami. Każda kolumna w tablicy reprezentuje krok w procesie. Każda karta Kanban reprezentuje element pracy. Sama tablica Kanban reprezentuje rzeczywisty stan przepływu pracy wraz ze wszystkimi zagrożeniami i szczegółami.

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest zrozumienie, co jest potrzebne, aby element pracy przeszedł od zlecenia do dostarczenia gotowego produktu. Rozpoznanie, w jaki sposób praca jest wykonywana w systemie, pozwoli na ciągłe doskonalenie poprzez wprowadzanie niezbędnych i dobrze przemyślanych zmian.

Kiedy rozpoczynasz pracę nad zadaniem X, pobierasz je z kolumny "Do zrobienia", a kiedy zostaje ono ukończone, przenosisz je do kolumny "Wykonane". W ten sposób można łatwo śledzić postępy i wykrywać wąskie gardła. Oczywiście Twoja tablica Kanban może mieć inny wygląd, ponieważ zależy to od Twoich specyficznych potrzeb i procesów.

2. Ograniczanie prac w toku (WIP)

Cyfrowa tablica Kanban z limitami WIP

Jedną z podstawowych funkcji Kanban jest zapewnienie, aby w danym momencie liczba aktywnych elementów w toku była możliwa do opanowania. Jeśli nie masz limitów prac w toku, nie stosujesz Kanbana. Zmiana w połowie trwania zadania koncentracji zespołu na innych zadaniach zazwyczaj szkodzi procesowi, a wielozadaniowość to pewna droga do generowania marnotrastw i nieefektywności.

Ograniczanie pracy w toku  oznacza wdrożenie systemu pull w części lub w całym procesie. Zdefiniowanie maksymalnej liczby elementów na etap zapewnia, że karta jest "pobierana" do kolejnej fazy tylko wtedy, gdy dostępne są moce realizacyjne. Takie ograniczenia szybko ujawnią problematyczne obszary w przepływie, co pozwoli na ich identyfikację i rozwiązanie.

3. Zarządzanie przepływem

Zarządzanie przepływem polega na zarządzaniu pracą, ale nie ludźmi. Pod pojęciem przepływu rozumiemy przepływ elementów pracy przez proces realizacyjny w przewidywalnym i zrównoważonym tempie.

Jednym z głównych celów przy wdrażaniu systemu Kanban jest stworzenie płynnego, efektywnego przepływu. Zamiast mikrozarządzać ludźmi i starać się, by byli cały czas zajęci, należy skupić się na zarządzaniu procesami pracy i zrozumieniu, jak szybciej przekazywać tę pracę przez system. Dzięki temu system Kanban szybciej tworzy wartość.

4. Sprecyzowanie transparentnych zasad procesu

Nie można ulepszyć czegoś, czego się nie rozumie. Dlatego właśnie proces powinien być jasno określony, ogłoszony i upowszechniony.  Ludzie nie będą się przyłączać i uczestniczyć w czymś, co nie wydaje im się przydatne.

Kiedy wszyscy znają wspólny cel, będą mogli pracować i podejmować właściwe decyzje mające pozytywny wpływ. Zasady pracy - zwarte, transparentne, dobrze zdefiniowane i w razie potrzeby podlegające zmianom - mają moc wzmacniania samoorganizacji ludzi.

5. Mechanizmy informacji zwrotnych

Dla zespołów i firm, które chcą być bardziej zwinne, stworzenie mechanizmów informacji zwrotnej jest obowiązkowym elementem. Gwarantują one, że organizacje odpowiednio reagują na potencjalne zmiany i umożliwiają transfer wiedzy pomiędzy interesariuszami. 

Kanban sugeruje stosowanie kadencji (mechanizmów informacji zwrotnych) na poziomie zespołu, a także kadencji zorientowanych na usługi.

Przykładem kadencji na poziomie zespołu jest codzienne spotkanie zespołu służące do śledzenia statusu i przepływu pracy. Pomaga ono określić dostępne moce realizacyjne i potencjał zwiększenia tempa realizacji pracy. Odbywa się ono przed tablicą Kanban, a każdy członek zespołu opowiada pozostałym, co zrobił poprzedniego dnia i co będzie robił dzisiaj.

Kadencje na poziomie zespołu

Kadencje zorientowane na usługi w systemie Kanban, takie jak spotkania dotyczące działań operacyjnych, realizacji usług i ryzyk, mają na celu zsynchronizowanie i usprawnienie świadczenia usług. Wyniki tych przeglądów, takie jak zrozumienie, co blokuje efektywne świadczenie usług, powinny stanowić wkład w podejmowanie decyzji o ciągłym doskonaleniu sieci usług.

Kadencje zorientowane na usługi

O ile skoncentrowane i regularne spotkania z mniejszą liczbą uczestników okazały się dobrą praktyką, o tyle idealny czas trwania poszczególnych kadencji Kanban zależy od kontekstu, wielkości zespołu i rodzaju zagadnień.

6. Doskonalenie we współpracy (z wykorzystaniem modeli i metody naukowej)

Sposobem na osiągnięcie ciągłego doskonalenia i trwałej zmiany w organizacji jest wspólne wdrażanie zmian w oparciu o naukowo sprawdzone metody, informacje zwrotne i metryki.

Kultywowanie kultury organizacyjnej, w której każda hipoteza jest sprawdzana pod kątem pozytywnych lub negatywnych wyników, ma kluczowe znaczenie dla rozwoju sposobu myślenia ukierunkowanego na doskonalenie poprzez ewolucyjne zmiany.

6 najważniejszych korzyści z Kanban

Według pierwszego raportu State of Kanban, główne powody przyjęcia metody Kanban to potrzeba lepszej widoczności pracy i ciągłego doskonalenia. Odkryjmy jeszcze kilka innych korzyści płynących z zastosowania obecnie metody Kanban.

Źródło: State of Kanban

• Większa widoczność przepływu
• Zwiększona szybkość realizacji zamówień
• Zgodność między celami a realizacją
• Większa przewidywalność
• Lepsze zarządzanie zależnościami
• Większe zadowolenie klienta

Większa widoczność przepływu

Podstawową ideą systemu Kanban jest wizualizacja każdego elementu pracy. W ten sposób tablica Kanban zamienia się w centralny ośrodek informacyjny, a wszyscy mają te same informacje. Wszystkie zadania są widoczne i nigdy się nie gubią, co zapewnia transparentność całego procesu pracy. Każdy członek zespołu może szybko uzyskać aktualne informacje o stanie każdego projektu lub zadania.

Zwiększona szybkość realizacji zamówień

Kanban oferuje kierownikom projektów wiele sposobów dokładnego monitorowania i przeprowadzania świadomych analiz rozkładu pracy. Mając czytelny widok na elementy pracy wykonane w określonym czasie, etapy, podczas których zadania trwają najdłużej, można łatwo zidentyfikować wąskie gardła. Zespoły mają możliwość zmierzenia się z tymi wyzwaniami w celu usprawnienia procesu, a tym samym zwiększenia tempa wykonania zadań.

Zgodność między celami a realizacją

Dzięki promowaniu transparentności, zachęcaniu do przekazywania informacji zwrotnych oraz regularnym spotkaniom przeglądowym, praktyki Kanban umożliwiają osiągnięcie spójności celów strategicznych firmy oraz codziennej pracy zespołów. Taka spójność między kierunkiem działalności a jej realizacją zwiększa zwinność organizacji. Umożliwia zespołom dostosowanie się do zmieniających się priorytetów i przekształceń wynikających ze zmian na rynku lub wymagań klientów.

Większa przewidywalność

Po utworzeniu tablicy Kanban i rozpoczęciu gromadzenia na niej elementów pracy, będziesz w stanie dogłębnie zrozumieć swój proces dzięki metrykom przepływu. Analiza czasu, jaki zadania spędzają w procesie pracy (czas wykonania), pozwoli na lepsze przewidywanie zakresu pracy, jaką można dostarczyć w przyszłości. Zrozumienie spójności tempa realizacji (przepustowość) sprawi, że prognozy będą dokładniejsze, a decyzje podejmowane na podstawie danych historycznych.

Lepsze zarządzanie zależnościami

Nieodłączna praktyka Kanban dotycząca wizualizacji jest również stosowana w przypadku mapowania i zarządzania zależnościami. Rozpoczynanie od tego, co się robi aktualnie, oznacza wizualizację obecnych zależności i zarządzanie przepływem pomiędzy nimi. Zarządzanie zależnościami zapewnia zarówno wgląd w aktualny stan procesu, jak i pomysły na jego usprawnienie. Z drugiej strony, umożliwia także pełną przejrzystość strategicznego zarządzania procesem i istniejącymi powiązaniami pomiędzy zespołami.

Większe zadowolenie klienta

Geneza metody Kanban - system pull, na którym się opiera, oznacza, że praca jest wykonywana wtedy, gdy jest na nią zapotrzebowanie. Innymi słowy, Kanban pozwala ograniczyć marnotrawstwo, dzięki realizacji wyłącznie tych zadań, które są potrzebne w danej chwili. Ponadto, dzięki zastosowaniu technik wizualizacji i wprowadzeniu do procesu limitów prac w toku, można mieć pewność, że efekt końcowy jest ściśle skrojony na miarę oczekiwań klienta.

Scrum a Kanban

Najważniejszą różnicą między Kanbanem a Scrumem jest to, że ten pierwszy jest metodą, a ten drugi - ramą postępowania (frameworkiem). Kanban opiera się na modelu ciągłego dostarczania, w którym zespoły dostarczają wartość, gdy tylko jest ona wytworzona, natomiast Scrum dostarcza wartość na koniec iteracji (Sprintu). Zastosowanie danego podejścia zależy od charakteru procesu, można jednak powiedzieć, że Kanban oferuje podejście bardziej dostosowane do potrzeb, podczas gdy Scrum opiera się na z góry określonych schematach. Inną kluczową cechą odróżniającą oba te podejścia jest sposób myślenia i podstawowe systemy wartości, na których się opierają.

Zastosowanie metody Kanban w całej organizacji w celu uzyskania zwinności przedsiębiorstwa

Kanban jest z natury metodą adaptacyjną, którą można stosować na wszystkich szczeblach organizacyjnych. Można wykorzystać połączone tablice Kanban do mapowania zarządzania portfelami i łączenia strategii z realizacją. Z pomocą koncepcji Portfolio Kanban organizacje mogą czerpać korzyści z zasad i praktyk Kanban na wielu poziomach zarządzania. 

Podejście Portfolio Kanban może być stosowane w czterech różnych formach:

• Portfolio Kanban na poziomie zespołu 
• Portfolio Kanban na poziomie projektu/produktu 
• Portfolio Kanban na poziomie programu 
• Portfolio Kanban na poziomie strategicznym.

Schemat portfela kanban

Jakie są główne pojęcia związane z metodą Kanban, które powinieneś znać?

Kanban jest metodą pracy, która pomaga zoptymalizować przepływ wartości poprzez strumienie wartości od pomysłu do klienta. Choć wygląda to na łatwy sposób na usprawnienie procesów pracy, Kanban to coś więcej niż tylko wizualizacja pracy. Aby czerpać korzyści ze stosowania tej metody, należy zwracać uwagę na szczegóły i zapoznać się z podstawowymi terminami i artefaktami Kanban. 

Oto krótki słowniczek Kanban, który pomoże Ci na starcie.

• Tablica Kanban:  jest jednym z kluczowych elementów metody Kanban i służy do wizualizacji wszystkich elementów pracy. Powinna być podzielona na co najmniej 3 kolumny - Zgłoszone, W tokui, Wykonane, reprezentujące różne etapy procesu.
• Karta Kanban: reprezentuje różne elementy pracy przepływające przez tablicę Kanban. Zawiera ważne szczegóły dotyczące zadań, takie jak opis, termin, wielkość, osoby odpowiedzialne itp.
• Kolumny: dzielą tablicę Kanban w pionie, a każda z nich reprezentuje inny etap procesu. Każda tablica Kanban posiada 3 domyślne kolumny: Zgłoszone, W trakcie realizacji, Wykonane. W zależności od złożoności procesu, te trzy etapy mogą być podzielone na wiele mniejszych podkolumn.
• Wiersze: Poziome rzędy dzielące tablicę Kanban na sekcje. Zespoły używają ich do wizualnego oddzielenia różnych typów pracy na tej samej tablicy i do zgrupowania jednorodnych zadań.
• Czas wykonania: rozpoczyna się w momencie, gdy nowe zadanie wchodzi w etap "W toku" procesu i ktoś faktycznie nad nim pracuje.
• Czas realizacji: rozpoczyna się w momencie zgłoszenia nowego zadania (nie ma znaczenia, czy ktoś już nad nim faktycznie pracuje) i kończy się w momencie jego ostatecznego opuszczenia systemu.
• Przepustowość (Throughput): liczba elementów pracy przechodzących przez (zakończonych) system lub proces w określonym czasie. Przepustowość jest kluczowym wskaźnikiem pokazującym, jak produktywny jest zespół w okreśłonym czasie.
• Praca w toku (Work in Progress, WIP): jest to ilość pracy, nad którą aktualnie pracujesz, a która nie została jeszcze ukończona.
• Limity WIP: ograniczenie liczby zadań w toku oznacza ograniczenie liczby zadań, nad którymi zespół może pracować jednocześnie, aby uniknąć przeciążenia i przełączania kontekstu.
• Klasy usług (Classes of Service): zestaw zasad, które pomagają zespołom Agile nadawać priorytety elementom pracy i projektom.
• Kadencje Kanban: cykliczne spotkania, które umożliwiają dokonywanie ewolucyjnych zmian i dostarczanie usług "dopasowanych do celu" (ang. fit for purpose).
• Oprogramowanie Kanban: odnosi się do systemu cyfrowego, który umożliwia praktyczne zastosowanie praktyk i zasad Kanban przez różne zespoły i organizacje dowolnej wielkości. 

Kanban w pigułce

System Kanban to coś więcej niż karteczki samoprzylepne na ścianie. Najłatwiejszym sposobem zrozumienia systemu Kanban jest przyjęcie jego filozofii i zastosowanie jej w codziennej pracy. Jeśli przeczytasz, zrozumiesz i poczujesz więź z jego podstawowymi zasadami, praktyczne przejście będzie logiczne, a nawet nieuniknione.

Oprogramowanie KanbanWizualizacja procesu, ustalanie limitów WIP, zarządzanie przepływem, zapewnienie transparentnych zasad i ciągłe doskonalenie sprawią, że Twój proces znacznie wykroczy poza to, co mógłbyś sobie wymyślić. Pamiętaj o regularnym stosowaniu mechanizmów informacji zwrotnej, a wszystkie te elementy razem ujawnią prawdziwą moc Kanbana.

In Summary

Próba nauczenia się, czym jest Kanban, może być na początku trudna, ale teraz, kiedy już wiesz, co to jest, możesz w pełni wykorzystać główne korzyści płynące z Kanban:

• Fizyczne i cyfrowe tablice Kanban pomagają w wizualizacji pracy
• Kanban jest łatwy do zaadaptowania - wystarczy zacząć od tego, co się ma
• Limity WIP pozwalają zwiększyć wydajność
• Zasady i praktyki Kanban oferują ewolucyjną ścieżkę w kierunku zwinności bez zakłócania bieżących procesów