L’efficacité du workflow de votre équipe compte parmi les mesures les plus importantes en matière de lean management. La mesurer est prépondérant pour pouvoir vous rendre compte du degrés de succès de l’implémentation du modèle.
Surveiller avec précision l’efficacité de votre flow peut s’avérer extrêmement aisé et cela vous montrera exactement où sont vos faiblesses et comment elles impactent les résultats de votre équipe.
Qu’est-ce que l’Efficacité du Flow ?
C’est le ratio entre le temps utilisé pour ajouter de la valeur et le temps qu’il a fallut pour terminer une opération. Le temps dévolu à la valorisation correspond au temps durant lequel un collaborateur ou une machine travaille activement dans la perspective de compléter un objectif donné. Le délai quant à lui, c’est le temps écoulé entre la commande/la requête et la livraison/mise en circulation du produit/service.
Surveiller l’efficacité du workflow de votre équipe est crucial pour l’optimisation du process dans sa globalité.
Si vous suivez cette ligne de pensée, on peut séparer les périodes de non-valorisation en deux catégories bien distinctes :
- Temps d’attente
- Temps de blocage
Le Temps d’attente s’accumule lorsqu’une tâche attend une action qui ne dépend pas d’une personne travaillant dessus. L’exemple typique c’est lorsqu’une carte Kanban attend d’être Révisée (Review) avant de pouvoir être déplacée dans la colonne suivante du tableau Kanban.
Le Temps de blocage quant à lui est généré lorsqu’une tâche est coincée quelque part dans le workflow et que quelque chose s’oppose à son traitement.
Les raisons de blocage peuvent être liées aux capacités de traitement de l’équipe (généralement parce qu’une autre tâche requiert une attention immédiate) ou encore à une correction à apporter au hardware ou au logiciel.
La différence majeure entre ces deux types de ‘gaspillage’ tient en ceci : le temps perdu était-il prévu ou non ? Si c’est le cas, vous pouvez considérez ce temps comme du temps d’attente, dans le cas contraire, ce sera du temps de blocage.
Comptabiliser les temps de blocage et d’attente vous permettra de savoir où vous devrez améliorer votre process.
Comment Mesurer l’Efficacité du Flow ?
Si vous êtres un manager qui découvre à peine le lean management, mesurer l’efficacité du flow peut sembler compliqué, mais en réalité, cela tient en cette simple formule :
[%] Efficacité du Flow = Temps de Valorisation/Délai * 100
Pour le dire d’une manière plus simple et pratique, si l’un de vos ingénieurs a besoin de 5 jours pour compléter telle ou telle opération, mais qu’il n’a activement travaillé dessus qu’un seul jour, alors l’efficacité du flot du développement de cette même opération est de 20 %.
Effectuer tous les calculs à la main pour chaque élément passant par le workflow de votre équipe va générer plus de gaspillage que de valeur pour un manager qui aurait souhaité appliquer le modèle de Lean Management.
Cela est tout spécialement vrai lorsque vous devez répondre de tous les facteurs pouvant affecter le calcul. Heureusement, le logiciel Kanban vous permet de surveiller l’efficacité du flow sans avoir à y passer un temps fou.
Les Outils de Kanbanize par Businessmap pour Calculer l’Efficacité du Flow
Avec Kanbanize, vous pouvez surveiller l’efficacité du flow directement depuis le tableau de bord principal à l’aide d’un widget spécifique. Le tout est très largement personnalisable et vous pourrez avoir un aperçu rapide des statistiques liées à l’efficacité que vous souhaitez surveiller.
Vous aurez en outre à votre disposition un graphique permettant de mesurer l’efficacité de votre flow plus en détail.
Cela peut s’avérer être un atout inestimable dans votre boîte à outils de Lean management. Le graphique va automatiquement synthétiser les données de chaque carte étant passée par votre tableau Kanban au cours d’une période prédéfinie, puis il cumulera l’efficacité globale du flow pour la période et vous fera visualiser les résultats.
Un des avantages majeurs à utiliser une solution numérique c’est qu’elle vous procure un très grand choix de filtres pour votre workflow. En outre, vous avez la liberté d’inclure ou de supprimer des facteurs additionnels tels que le temps de blocage des cartes, etc. Cela est applicable à différentes étapes du workflow de votre équipe.
Grâce à cela vous allez pouvoir surveiller différents aspects de l’efficacité de votre flow en seulement quelques clics puis cumuler les données afin de localiser les endroits où vous devrez faire mieux.
C’est ainsi que vous serez en mesure d’identifier les phases redondantes de votre workflow ou encore vous assurer de nouveau que de nouvelles étapes sont nécessaires dans l’optique de booster la performance globale. Vous pourrez les niveaux d’efficacité personnels de votre équipe et en apprendre plus sur ses forces et ses faiblesses.
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In Summary
C’est le ratio entre le temps utilisé pour valoriser les tâches et le temps qu’il a fallut pour terminer une opération. Le mesurer vous permettra de :
- Savoir si vous progressez ou non
- Visualiser le temps gaspillé à attendre après quelque chose
- Clairement pointer les endroits du process nécessitant une amélioration
