Lean hat sich als effektives Modell für das Management von Teams in einigen der anspruchsvollsten Branchen wie Software-Entwicklung, Fertigung, Bauwesen und vielen anderen erwiesen.
Wichtig dabei ist, dass die Methodik einfach zu verstehen ist und bei richtiger Umsetzung schnell Wirkung zeigt.
Wie alles andere im Leben sind die ersten Schritte im Lean Management die schwierigsten und ein Großteil der Teams, die Implementierungsprobleme haben, geben schnell auf.
Bereiten Sie Ihr Team auf die Veränderung vor
Obwohl Lean-Management auf den 5 Prinzipien von Lean basiert, müssen Sie Ihr Team, Abteilung, eigentlich das gesamte Unternehmen auf die Veränderung vorbereiten.
Eine große Herausforderung besteht darin, sich mit den Menschen auseinanderzusetzen und alle an Bord zu holen. Für den Anfang müssen Sie Ihrem Team erklären, was Lean ist, und sicherstellen, dass sie die Vorteile verstehen, die mit der Implementierung einhergehen.
Sie müssen klarmachen, worin dieses Ziel besteht, aber auch über den Weg dorthin reden; motivieren Sie die Menschen, die Reise mit Ihnen zu wagen, und helfen Sie ihnen, indem Sie alle Hindernisse auf Ihrem Weg zu perfekten Prozessen zu beseitigen.
Sie dürfen die Veränderung nicht managen, sondern anführen.
Fangen Sie klein an
Am besten fangen Sie mit einem einzelnen Team an und führen Lean später abteilungsweit ein, um schließlich das gesamte Unternehmen einem Wandel zu unterziehen.
Wenn Sie in einem Konzern tätig sind, sollten Sie eine Pilotgruppe aus Mitgliedern verschiedener Teams bilden, damit diese als Fürsprecher des Wandels dienen können, nachdem sie zu ihren ursprünglichen Teamkollegen zurückgekehrt sind.
Wenn Sie zum Beispiel eine große Abteilung für Forschung und Entwicklung haben, die aus mehreren unabhängigen Teams besteht, sollten Sie nach Freiwilligen aus den einzelnen Teams fragen.
Damit sich diese auch als sogenannte „Change Agents“ eignen, müssen die ausgewählten Personen nicht nur enthusiastisch sein, sondern auch Einfluss auf ihre Teams haben (z. B. leitende Mitglieder, informelle Führungskräfte usw.). Sobald Sie diese starke Grundlage haben, stellen Sie die 5 Prinzipien von Lean vor.
Einführung der Prinzipien des Lean Management
Nachdem Sie Ihr Team auf die Veränderung vorbereitet haben, müssen Sie spezielle Maßnahmen ergreifen, um alle 5 Prinzipien von Lean anzuwenden.
Nichtsdestotrotz haben Sie die Aufgabe, Ihr Team aufzuklären und ihnen zu helfen, zu verstehen, warum die einzelnen Prinzipien wichtig sind. Nur so kann Lean schließlich als Kultur verstanden werden.
Nachdem Sie Ihr Team auf die Änderung vorbereitet haben, müssen Sie als Lean Manager den Wert der Arbeit des Teams ermitteln. Sie müssen die wertschöpfenden von den verschwenderischen bzw. obsoleten Aktivitäten unterscheiden.
Es ist äußerst wichtig, dass alle hier auf demselben Stand sind. Das sollte eine gemeinsame Aktivität sein.
Um zu verstehen, was Wert ist, betrachten Sie das Endprodukt Ihrer Arbeit und den Anteil, den Ihr Kunde davon erhält. Wert ist definitionsgemäß alles, wofür der Kunde bezahlt.
Es gibt jedoch Teams, die keinen direkten Wert für den Kunden des Unternehmens produzieren, sondern den Gesamtwert verbessern, den das Unternehmen liefert (z. B. QA-Teams).
In diesem Fall ist der Kunde Ihr Unternehmen. Zum Beispiel ist der Wert der Arbeit eines Qualitätssicherungsteams die Anzahl der Fehler, die sie erfassen. Es stellt somit sicher, dass das gesamte Unternehmen ein wertvolles Produkt an den Endbenutzer liefert.
Lean kennt 7 Arten von Verschwendung. Diese Aktivitäten können etnweder als rein oder als notwendig kategorisiert werden.
Der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, dass einige Aktivitäten ohne Wert erforderlich sind, um die wertschöpfenden Aktivitäten zu unterstützen. Reine nicht wertschöpfende Aktivitäten beeinträchtigen nur Ihren Prozess.
Zurück zum Beispiel der Software-Entwicklung: Qualitätssicherung ist das beste Beispiel für eine notwendige Aktivität ohne Wert. Sie schöpft keinen direkten Wert für den Endkunden, stellt aber sicher, dass der Wert des Entwicklungsprozesses nicht verloren geht.
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Den Wertstrom visualisieren
Nachdem Sie den Wert definiert haben, den Ihr Team produziert, ist es wichtig, seinen Weg zum Kunden zu visualisieren. Im Lean Management erfolgt dies in der Regel mit Hilfe von Kanban-Boards.
Das Kanban-Board ist ein Tool zur Abbildung jedes Schrittes Ihres Prozesses, um den Wertstrom Ihres Teams zu visualisieren.
Als Teil des Toyota-Produktionssystems (die Grundlage des Lean Management) entwickelt, ist das Basis-Kanban-Board eine flache, durch Spalten getrennte Fläche, welche die drei Hauptzustände jeder Aufgabe visualisiert:
• Angefordert
• In Bearbeitung
• Erledigt
Obwohl die Visualisierung Ihres Workflows auf diese Weise ein guter Anfang ist, sollten Sie Ihren Prozess genauer abbilden, indem Sie die Schritte für jede Phase einbeziehen.
Zum Beispiel kann eine Angefordert-Phase zwei Schritte auweisen – Auftrag erhalten und startbereit. Normalerweise besteht die „In Bearbeitung“-Phase aus der größten Anzahl von Schritten.
Im Kontext der Software-Entwicklung würden Sie normalerweise Schritte wie Tech-Design, Entwicklung, Tests und mindestens ein paar Überprüfungsphasen haben.
Wenn Sie Ihren Wertstrom zum ersten Mal abbilden, sollten Sie sich auf wertschöpfende Schritte konzentrieren. Achten Sie darauf, die Übersicht gelegentlich zu korrigieren, wenn sich Ihr Prozess weiterentwickelt.
Im Lean Management ist Flow ein Schlüsselkonzept. Da jede Art von Warten eine Zeitverschwendung ist, ist es Ihr Ziel bei der Schaffung eines Wertstroms Folgendes: eine reibungslose Lieferung von der Sekunde an, ab der Sie eine Bestellung erhalten, bis zu dem Moment, in dem Sie sie an den Kunden liefern.
Ein großes Hindernis für einen reibungslosen Ablauf sind die Engpässe in Ihrem Prozess. Als Führungskraft sollten Sie darauf achten, wie Aufgaben in Ihrem Workflow ablaufen. Achten Sie besonders darauf, wo Aufgaben ins Stocken geraten, und vollziehen Sie nach, warum das passiert.
Engpässe können durch mangelnde Kapazitäten in einer bestimmten Phase, durch externe Stakeholder usw. verursacht werden.
Zu den häufigsten Engpässen in einem Prozess gehören die Überprüfungsphasen, da meist weniger Personal zur Überprüfung verfügbar sind als für die eigentlichen Arbeitsaufgaben. So werden Erstere schnell überfordert.
Die Beseitigung von Engpässen in Ihrem Prozess ist entscheidend zur Schaffung eines reibungslosen Ablaufs. Wenn Sie die vorhandenen nicht abschwächen können, sollten Sie zumindest sicherstellen, dass die Engpässe nicht verstopfen.
Eine einfache Möglichkeit besteht darin, Menge an Arbeit zu begrenzen die Ihr Team gleichzeitig ausführen kann. Dafür sollten Sie mit Ihrem Team das Thema besprechen und sich gemeinsam auf akzeptable WIP-Limits einigen, die ihnen helfen, maximale Effizienz zu erreichen.
Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie schädlich Multitasking für ihre Produktivität sein kann, und experimentieren Sie mit unterschiedlichen Limits, bis Sie einen reibungslosen Flow der Aufgaben erreichen.
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Ein Pull-System einrichten
Nachdem Sie einen Workflow erreicht haben, sollten Sie ein Pull-System einrichten. Die Idee ist einfach: Sie starten neue Arbeit nur, wenn Bedarf besteht und Ihr Team über freie Kapazitäten verfügt. Ziel ist es, Wert zu schöpfen, der tatsächlich von Ihrem Kunden benötigt wird, und Überproduktion zu vermeiden.
Um das klar zu visualisieren, schauen wir uns an, wie Aufgaben in einem Pull-System im Vergleich zum typischen Push-Modell verarbeitet werden.
In einem Push-System wird eine Aufgabe erstellt und dann einem Entwickler zugewiesen. Jemand, normalerweise eine Art Manager oder Teamleiter, nimmt die erforderlichen Arbeitselemente und weist sie dann den Teammitgliedern zu. Einfach ausgedrückt, Arbeit wird auf die Leute gepusht, die sie dann erledigen.
In einem Pull-System werden die ausstehenden Aufgaben in einer Warteschlange gelagert. Ein Entwickler, der gerade nicht an etwas arbeitet, geht in die Warteschlange und nimmt das Element mit der höchsten Priorität an, das er bearbeiten kann. Die Leute, die die Arbeit erledigen, sind auch die Leute, die die Aufträge ziehen und anfangen.
Als Lean-Team ist es Ihr Ziel, Ihren Kunden den größtmöglichsten Wert zu bieten. Um das zu gewährleisten, bieten sich zwei Schlüsselkennzahlen für jede Aufgabe an:
• Zyklusdauer
• Durchsatz
Die Zyklusdauer Ihrer Aufgaben ist die Zeit, in der Ihr Team aktiv auf deren Abschluss hinarbeitet, während der Durchsatz die Anzahl der Aufgaben ist, die Sie in einem vordefinierten Zeitrahmen abschließen.
Als Lean Manager sollten Sie eine kürzere Zyklusdauer anstreben, was zu einem höheren Durchsatz Ihres Teams führt.
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Stetige Verbesserung anstreben
Dieses Lean-Prinzip ist eng mit dem Konzept der stetigen Verbesserung verbunden, das integraler Bestandteil des Lean Managements ist.
Ihr Ziel ist es, jeden Prozess in Ihrem Team ständig zu verbessern, indem Sie sich auf die Verbesserung der Aktivitäten konzentrieren, die den größten Wert für Ihre Kunden generieren, und gleichzeitig so viele nicht-wertschöpfende Aktivitäten wie möglich beseitigen.
Stetige Verbesserung kann mit Hilfe von Methoden wie Planen, Erledigen, Prüfen, Handeln (bekannt als PDCA) erreicht werden. Eigentlich ist es eher eine Einstellung, die Sie in Ihrem Team fördern müssen.
Um Ihrem Team zu helfen, stetige Verbesserung zu erreichen, sollten Sie überlegen, wie Sie dieses Team führen.
Wenn Sie zu den traditionellen Managern gehören, die am liebsten, jede Aktivität in ihrem Team kontrollieren und selbst bei kleinsten Aufgaben Micromanagement betreiben, müssen Sie möglicherweise eine Änderung an Ihrem Stil vornehmen und ein gemeinsames Führungsmodell implementieren.
Stetige Verbesserung kann nur entstehen, wenn alle in Ihrem Team die Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen. Das kann schwierig werden, wenn das Team selbst die kleinsten Probleme nicht eigenständig bewältigen kann oder darf.
Vertrauen Sie auf die Expertise Ihrer Mitarbeiter mehr und geben Sie ihnen entsprechend ihrer Leistung mehr Freiheiten.
Natürlich bedeutet dies nicht, dass Sie Ihr Team einfach laufen lassen sollten. Es gibt viele Möglichkeiten zur Prüfung der Zuständigkeiten, zum Beispiel ein tägliches Stand-Up-Meeting.
Dort erklären alle, was sie am Vortag getan haben, was sie heute vorhaben und ob ihnen Hindernisse im Weg stehen.
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In Summary
Die Implementierung von Lean Management erfordert ein umfassendes Verständnis der Theorie, die dahinter steht. Nehmen Sie sich Zeit, um den besten Weg zu finden, damit es in Ihrer Organisation funktioniert. Wenn Sie die ersten Schritte zur Implementierung unternehmen, sollten Sie:
- Ihrem Unternehmen die Idee von Lean präsentieren und sicherstellen, dass alle den voraussichtlichen Wandel verstehen und davon profitieren. Erklären Sie auch, wie dieser dem gesamten Unternehmen zugutekommt.
- Die Wertschöpfung von verschwenderischen Aktivitäten trennen.
- Den Wertstrom, den Sie Ihrem Kunden liefern, auf einem Kanban-Board visualisieren.
- Für einen reibungslosen Workflow sorgen, indem Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten und Engpässe in Ihrem Prozess entweder abschwächen oder beseitigen.
- Neue Arbeit nur dann ziehen, wenn Bedarf besteht und Sie über freie Kapazitäten verfügen.
- Eine passende Kultur übernehmen, um für eine stetige Verbesserung Ihrer Prozesse zu sorgen.
