Wenn Sie sich gerade mit Lean Management vertraut machen, werden Sie lernen, dass die Einrichtung eines Pull-Systems für die Arbeit zu den wichtigsten Voraussetzungen für optimale Prozesseffizienz gehört.
Pull ist ein mächtiges Konzept, mit dem Sie die Kontrolle über Ihren Workflow übernehmen und Ihren Kunden genau dann einen Mehrwert bieten können, wenn es darauf ankommt. Wir haben bereits erläutert, was ein Pull-System ist. Nun zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe der Kanban-Methode ein Pull-System einrichten und pflegen.
Warum Kanban?
Kanban ist das ursprüngliche und mit Abstand beliebteste Verfahren zum Aufbringen eines Pull-Systems. Es war Teil des Toyota-Produktionssystems, das die „schlanke“ Arbeitsmanagement-Methode in den Fokus rückte.
Kanban eignet sich so perfekt für den Betrieb eines Pull-Systems, weil es so einfach ist. Die Methode basiert auf wenigen Prinzipien und Werten, die leicht zu erlernen sind und am Anfang keine kolossalen Veränderungen erfordern.
Viele Teams verstehen jedoch nicht, dass Kanban mehr ist als nur Boards und Karten. Wenn Sie ein Kanban Pull-System erfolgreich implementieren möchten, muss sich Ihr Team an die sechs Kernpraktiken der Methode halten:
- Den Workflow visualisieren
- Unterbrechungen beseitigen
- Den Workflow managen
- Prozessrichtlinien klar formulieren
- Offene Feedbackschleifen pflegen
- Gemeinsam verbessern
Einrichten eines Pull-Systems mit Kanban
Es gibt 3 wichtige Schritte, die Sie befolgen müssen, wenn Sie ein Kanban Pull-System auf Ihren Prozess anwenden. So haben Sie die maximale Sicherheit, dass Ihre Implementierung erfolgreich verläuft.
Bilden Sie Ihren Workflow ab
Die Visualisierung Ihres Workflows ist die Grundlage von Kanban und ein Beitrag zur Effizienz Ihres Pull-Systems. Sie müssen so präzise wie möglich sein, wenn Sie Ihr Kanban-Board vorbereiten.
Das Standard-Board besteht aus 3 Abschnitten, die die Phasen Ihrer Produkte darstellen (Angefordert, in Bearbeitung, Erledigt). Sie müssen jeden Teil Ihres Prozesses sorgfältig betrachten und die Schritte in jeder Phase bestimmen.
Sie sollten besonders die Phase „In Bearbeitung“ in so viele Schritte wie möglich aufgliedern, um eine umfassende Übersicht Ihres Workflows zu erhalten und Probleme sofort zu erkennen.
Arbeitsvergabe nach Pull einrichten
Nachdem Ihre Boards alle eingerichtet und einsatzbereit sind, sollten Sie aufhören, neue Arbeit in Ihren Prozess zu schieben. Stattdessen „ziehen“ Sie nur dann Aufgaben nach, wenn Bedarf besteht.
Dadurch können Sie die Zyklusdauer Ihrer Aufgaben reduzieren und sich auf Arbeit konzentrieren, die Ihren Kunden genau zur richtigen Zeit einen Mehrwert bringt. Dadurch können Sie die Effizienz Ihres Prozesses steigern und die Bestandspflegekosten senken.
Begrenzen Sie die laufende Arbeit
Selbst wenn Sie nur neue Arbeit nachziehen, wenn Bedarf besteht, kann Ihr Prozess ins Stocken kommen und ineffizient bleiben. Um nach der Lean-Philosophie zu arbeiten das Kanban Pull-System optimal zu nutzen,, müssen Sie die Menge an Arbeit kontrollieren, die in Ihren Workflow ein- und ausgeht.
Zu diesem Zweck müssen Sie die laufende Arbeit (WIP) begrenzen und sicherstellen, dass Ihr Team die Grenze einhält. Sie können solche Grenzwerte pro Spalte oder für das gesamte Board festlegen.
Ihr Ziel ist es, die Durchlaufzeit Ihrer Produkte zu reduzieren und Ihren Flow so reibungslos wie möglich zu gestalten. Dazu müssen Sie Ihrem Team helfen, sich zu konzentrieren. Ermutigen Sie sie, möglichst wenige Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, um ein Hin- und Herspringen zu vermeiden.
Das System verwalten
Nachdem Sie Ihr Kanban Pull-System in Betrieb genommen haben, müssen Sie einen weiteren wichtigen Aspekt im Lean Management angehen – die kontinuierliche Verbesserung. Als Manager müssen Sie Ihren Prozess genau beobachten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Zerlegen Sie die Arbeit
Damit Ihr Flow reibungslos läuft, müssen Sie die Zyklusdauer aller Karten überwachen, die durch Ihre Kanban-Boards laufen.
Die Zyklusdauer sollte so weit wie möglich reduziert werden. Dazu empfehlen wir Ihnen, Ihre Arbeit in Aufgaben aufzuschlüsseln, die maximal einige Tage von der „Angefordert“-Spalte in die „Erledigt“-Spalte benötigen.
Dadurch kann Ihr Team Arbeit häufiger von einer Phase zur nächsten ziehen und somit alle Teile Ihres Prozesses am Laufen halten. Dadurch reduzieren Sie nicht nur die Zyklusdauer Ihrer Aufgaben, sondern erhöhen auch den Durchsatz Ihres Pull-Systems.
Pull-Signale anwenden
Mit Pull-Signalen weiß Ihr Team ganz genau, wann eine Aufgabe für die nächste Phase Ihres Workflows bereit ist. In Kanban ist es am einfachsten, solche Signale anzuwenden, indem man einige Spalten dafür zuweisen.
Einfache Beispiele dafür sind die Überprüfungsspalten, die Sie nach jeder zu bewertenden Aktivität platzieren sollten.
So können Sie nicht nur signalisieren, dass ein Produkt bereit für den nächsten Schritt ist, sondern auch die intrinsische Qualität verbessern, indem Sie Fehler im Produktionsprozess mit Sicherheit ausmerzen.
Zum Beispiel können Sie in der Software-Entwicklung Ihren Produktionsprozess in 3 spezielle Phasen gliedern: Design, Programmieren und Testen. Wenn Sie nach jeder Phase einen Überprüfungsschritt einfügen, stellen Sie sicher, dass keine Probleme beim Deployment der Funktion auftreten.
Mit einer Spalte wie „Bereit für Prüfung“ wird der für die Bewertung zuständigen Person signalisiert, dass sie tätig werden muss.
Handhaben Sie Ihre Engpässe
Engpässe sind ein unvermeidlicher Teil jedes Prozesses, egal wie gut er eingerichtet ist. Sie sind ein typisches Hindernis auf dem Weg zu einem reibungslosen Workflow. Das Problem mit Engpässen liegt in der unterschiedlichen Kapazität der einzelnen Phasen Ihres Workflows.
Wenn zum Beispiel 10 Entwickler an Ihrer neuen Produktversion arbeiten und nur eine Person für die Codeüberprüfung verantwortlich ist, wird es wahrscheinlich genau dort zu Problemen kommen.
Das eigentliche Problem bei der Handhabung von Engpässen ist oft, dass diese nicht sichtbar sind. Wenn Sie Ihren Workflow jedoch präzise auf einem Kanban-Board abbilden, sollten die Engpässe auf den ersten Blick erkennbar sein.
Nachdem Sie festgestellt haben, dass eine Phase zu einem Engpass wird, sollten Sie keine Zeit verschwenden und die Grundursache des Problems untersuchen.
Anschließend sollten Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um entweder den Engpass vollständig zu beseitgen oder um zu verhindern, dass Ihr Prozess ins Stocken kommen und Ihr Flow behindert wird.
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