Como medir OKRs – A chave para definir melhores metas

A medição OKR está relacionada a diferentes práticas para definir o progresso e o sucesso das metas em toda a organização. Embora criar seus OKRs seja uma peça do quebra-cabeça, medi-los é uma maneira de determinar se você definiu os resultados certos e, eventualmente, melhorá-los no futuro. 
 
Dito isso, um dos desafios mais comuns que os gestores enfrentam é exatamente configurar um processo para medir seus OKRs. E embora não haja uma única maneira melhor de fazer isso, vamos orientá-lo através de abordagens comuns para a medição de OKR que você deve estar ciente. 

Pré-requisitos para uma medição OKR eficaz

Como primeiro passo, é importante mencionar alguns pré-requisitos. A menos que você os tenha no lugar, medir seus OKRs pode se tornar uma verdadeira luta.

Vamos analisá-los abaixo.

1. Certifique-se de que seus OKRs são orientados a resultados 

Um dos erros comuns que os gestores cometem é virar o seu OKRs em declarações que descrevem ações que são importantes para o negócio. Por exemplo, um objetivo como "Lançar a nova plataforma de e-commerce até o 4º trimestre" está mais relacionado a um projeto onde você pode medir diferentes indicadores para a sua conclusão.

Em vez disso, um objetivo deve descrever um impacto que, em última análise, impulsiona a mudança comportamental e apoia a estratégia mais ampla. Assim, o objetivo acima pode se tornar algo como: "Aumentar a participação de mercado europeu no espaço de comércio eletrônico". Por sua vez, os KRs (resultados-chave) que sustentam esse objetivo devem ser medidas quantitativas de desempenho que indiquem se você está mais perto de alcançá-lo.

2. Os principais resultados devem ser evidências, não soluções/cotas 

Se você já leu alguns recursos sobre OKRs, deve ter se deparado com uma citação de Marissa Mayer (ex-presidente e CEO do Yahoo!):

"Não é um resultado importante, a menos que tenha um número".

Embora isso seja poderoso, também é importante que cada resultado-chave represente evidências (para que você possa responder à pergunta "e daí?", não uma solução ou uma cota. Para colocar isto em perspectiva, se tomarmos o objectivo de cima (Aumentar a quota de mercado europeia...), dois dos seus KR poderiam ser os seguintes:

• Lançamento 2 novos recursos para clientes europeus
• Lançar 5 variantes de página de destino para visitantes da Europa

Embora você certamente possa medir o progresso em direção a eles, eles são mais como metas que não representam evidências de que você está se movendo na direção certa em termos de alcançar seu objetivo real. Em outras palavras, se você anexar a pergunta "e daí" a cada um desses resultados-chave, terá dificuldade em medir seu impacto no objetivo.

É por isso que tente criar seus KRs com evidências em mente. Para ajudá-lo a fazer isso, você pode se fazer uma pergunta como: "O que provaria que estamos alcançando o impacto desejado no negócio"?

3. Objetivos específicos são seus aliados 

Um dilema comum é tornar os objetivos mais específicos ou mais amplos. Em nossa experiência, um objetivo mais amplo funcionaria melhor em um nível mais alto dentro da empresa. Mas, mesmo assim, evite objetivos como "Ser o melhor produto no espaço de gerenciamento de projetos", porque isso contém muitas medidas diferentes que só podem diluir seu foco.

Em vez disso, procure criar objetivos que tenham uma área de medição mais específica (ex. Estabeleça o produto no mercado de gerenciamento de projetos) e gere um impacto organizacional que gradualmente mova sua empresa na direção estratégica escolhida.

Como medir OKRs - O que focar?

Para medir seus OKRs e, finalmente, determinar sua eficácia, existem algumas práticas comuns nas quais você deve se concentrar. Vamos dar uma olhada neles abaixo.

Medindo OKRs através da classificação

Uma abordagem amplamente adotada para definir o sucesso do OKR é conhecida como classificação OKR. Nesse processo, há uma escala de 0,0 a 1,0, que faz a média das taxas de conclusão de todos os resultados-chave e transmite as seguintes informações sobre o objetivo:

• Se houver uma conclusão de 70%-100% (0,7-1,0) do nosso OKR, então o status é "verde", o que significa que alcançamos impacto.
• Se houver uma conclusão de 40%-60% (0,4-0,6) do nosso OKR, então o status é "amarelo", o que significa que fizemos progresso em direção a um impacto, mas ficamos aquém.
• Se a nota geral for inferior a 30% (0,0-0,3), então o status é "vermelho", o que significa que não conseguimos fazer progressos significativos.

Processo de classificação tradicional para medir OKRs

Aqui devemos mencionar que essa escala de classificação é baseada em "metas de alongamento", e você pode não ter tais objetivos o tempo todo. Então, em alguns casos, 70% podem não ser bons o suficiente. Além disso, essas notas são subjetivas e podem não estar atreladas a uma taxa de conclusão.

Por exemplo, se sua equipe tivesse um KR para aumentar leads específicos para 10 por semana, mas eles alcançassem metade disso, a taxa de conclusão seria de 50%, e você poderia dizer: "Fizemos bem, mas não o suficiente". No entanto, se uma alta porcentagem desses leads adotar o produto, então você pode classificar seu KR acima de 0,5. Isso porque se a "adoção de produtos" é o impacto mais amplo que você quer alcançar, obviamente você está fazendo algo certo.

Em geral, esse processo de classificação se encaixa idealmente no final de um ciclo OKR, porque abre a porta para perguntas sobre se você está se concentrando e medindo as coisas certas. No entanto, ele não fornece informações sobre seus OKRs enquanto você ainda está trabalhando neles.

Meça OKRs com base em metas e progresso do trabalho 

Caso você tenha definido seus OKRs (especialmente os principais resultados) com uma medida em mente, você pode definir um valor inicial e um valor alvo a serem almejados. Com base em sua progressão, você deve ter um valor atual também, o que nos leva à seguinte fórmula: 

(Valor Atual  – Valor Inicial)  
--------------------------------------------- x 100 = % Progresso KR  
(Valor Alvo – Valor Inicial) 

Quando você faz a média das taxas de progresso de todos os KRs (resultados-chave), você obterá a % de progresso para todo o OKR. As ferramentas modernas de OKR podem mostrar essa percepção automaticamente e atualizá-la regularmente, dependendo de como seu valor atual está mudando ao longo do tempo e também considerando se um prazo está se aproximando. Com a ajuda de tendências, você também pode medir a progressão real de seus valores e determinar aproximadamente quando você pode alcançar seus objetivos.

Use tendências para medir a probabilidade de atingir seus objetivos

E embora isso possa lhe dar dicas sobre a probabilidade de atingir suas metas, pela nossa experiência, não é suficiente. Para medir a eficácia de seus OKRs, você precisa levar em consideração o progresso do trabalho também. Por exemplo, se o seu OKR está em 30% enquanto 70% das atividades de trabalho que o compõem já foram concluídas, o que isso lhe diz? 

Meça OKRs com base no progresso das metas e atividades de trabalho 

Talvez seja um indicador de que você estabeleceu uma meta ambiciosa demais. Talvez você não esteja fazendo o trabalho certo para alcançá-lo. Ou talvez demore mais para você ver os resultados. Se for o último, você deveria ter dividido seu objetivo em vários OKRs de curto prazo? 
Seja qual for o caso, medir o resultado e o progresso do trabalho desencadeia perguntas sobre seus OKRs. Por sua vez, eles podem levá-lo a discussões sobre se você definiu as metas certas, se elas são mensuráveis o suficiente e o que você pode fazer para melhorá-las continuamente. 

Considere atribuir pesos aos principais resultados 

É importante mencionar que nem sempre todos os resultados-chave terão o mesmo impacto no objetivo mais amplo. Por exemplo, imagine que você deseja priorizar a melhoria da experiência de integração positiva (KR1) em vez de direcionar tipos específicos de leads (KR2) com o objetivo de aumentar a adoção de produtos (Objetivo).

Neste caso, pense em atribuir maior peso/importância ao KR 1 em comparação com o KR 2 para atingir o objetivo. Para medir o OKR final, você precisará considerar ambos os pesos do KR. Mais uma vez, uma solução de software moderna pode ajudá-lo a automatizar esse processo também.

Atribuindo pesos aos principais resultados 

Usar pontos de reflexão regulares 

E, finalmente, não se esqueça de refletir regularmente sobre seus OKRs. Uma maneira de fazer isso é por meio de loops de feedback organizacional, como as cadências Kanban.

Por exemplo, você pode ter Revisões de Entrega de Serviços semanais/quinzenais/retrospectivas em um nível de equipe onde você inspeciona o progresso das atividades de trabalho e o compara com o progresso dos resultados. Fora isso, você pode implementar check-ins mensais/trimestrais que analisam especificamente OKRs existentes/novos e como melhorar todo o seu processo de definição de metas. 

Utilize loops de feedback organizacional, como as cadências Kanban

O mesmo pode ser aplicado em um nível estratégico, onde é uma boa prática para os gerentes se envolverem tanto em revisões de Estratégia quanto em OKR (ou combiná-las em uma única cadência). O objetivo aqui seria discutir regularmente as condições de mercado, novas oportunidades, atualizar os OKRs da empresa ou criar novos em colaboração com os líderes de equipe/departamento.

Não importa quais loops de feedback você escolha aplicar, lembre-se de que a medição de OKRs é um processo colaborativo. Procure obter insights de seus OKRs atuais e suas atividades de trabalho abrangentes, para que você possa definir continuamente metas melhores.

In Summary

Antes de poder medir OKRs, certifique-se de que seus objetivos sejam orientados a resultados e específicos, enquanto os principais resultados representam evidências de alcance de impacto. Em seguida, concentre-se em:

• Utilizando a classificação para medir OKRs no final de um ciclo
• Acompanhamento de metas e progresso do trabalho
• Determinar se diferentes KRs têm importância diferente
• Usando pontos de reflexão regulares