Qu’est-ce que Kanban? Guide du Débutant.

Kanban est une méthode de gestion Lean des flux de travail populaire pour définir, gérer et améliorer des services qui fournissent du travail intellectuel. Kanban vous permet de visualiser les tâches, de maximiser l’efficacité et d’atteindre l’amélioration continue. Les tâches sont représentées sur des tableaux Kanban, vous permettant d’optimiser la livraison du travail de plusieurs équipes et de traiter même les projets les plus complexes au sein d’un seul environnement.

Exemple d’éléments essentiels d’un tableau Kanban

Conçu initialement pour le secteur industriel, il est ensuite devenu l’outil incontournable des équipes de développement de logiciels Agile. Il a récemment commencé à être reconnu par des équipes de différents secteurs.

Alors que de plus en plus de personnes entendent parler de la méthode kanban, plusieurs questions se posent:

• Qu’est-ce que la méthode kanban ?
• Quels sont ses principes et ses pratiques ?
• Quels sont les avantages de l’adopter ?

Voici les éléments principaux à connaître à propos de cette méthode et de son application pratique.

Définition et brève présentation du Кanban

Définition de la méthode Кanban

Le mot japonais « kanban », qui signifie « tableau d’affichage » ou « panneau », est utilisé pour définir ce processus depuis les années 1950. Il a d’abord été développé et appliqué par Toyota comme système de planification pour la fabrication à flux tendus. Depuis, le terme « Кanban » est associé à l’émergence de la « Мéthode Кanban » qui a été définie pour la première fois en 2007.

La genèse de la méthode Кanban

Initialement, il s’agissait d’un système de planification pour le lean manufacturing, issu du système de production Toyota (TPS). À la fin des années 1940, Toyota a mis en application le principe de la production en flux tendus. Cette approche s’appuie sur le système Pull. La production est basée sur la demande de la clientèle plutôt que sur l’approche standard qui consiste à produire des biens et à les commercialiser (Push).

Ce système de production unique a posé les fondations du lean manufacturing, ou simplement lean. Son but central est de minimiser les activités superflues sans pour autant sacrifier la productivité. L’objectif fondamental est de générer davantage de valeur pour le client sans générer des coûts supplémentaires.

Le système kanban original, source : site Internet officiel de TOYOTA

La Méthode Kanban

Au début du XXIe siècle, les acteurs clés du secteur du développement de logiciels ont rapidement réalisé que la méthode Kanban pouvait améliorer la façon dont les produits et services étaient fournis.

En mettant davantage l’accent sur l’efficacité et en exploitant les innovations dans le domaine de l’informatique, la méthode Kanban a quitté le domaine de l’industrie automobile et a été appliquée avec succès à d’autres secteurs commerciaux, comme l’informatique, le développement de logiciels, la recherche et le développement, etc.

Ce que nous désignons aujourd’hui sous l’appellation de méthode Kanban a émergé au début de l’année 2007. Elle est le résultat d’années d’essais, d’expériences, la collaboration de personnalités reconnues de la communauté Lean et Agile, telles que David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber, entre autres.

Vous pouvez commencer à élaborer votre système Kanban en mettant sur pied le plus simple des tableaux Kanban avec trois colonnes basiques : « Demandé(e) », « En cours » et « Terminé(e) ». Une fois élaboré, géré et correctement utilisé, il tient lieu de référentiel en temps réel et permet de mettre en lumière les goulots d’étranglement du système et tout ce qui est susceptible de gêner l’exécution harmonieuse du travail.

Mais comment la méthode Kanban fonctionne-t-elle ?

Découvrons-la plus en détail.

Principes de la méthode Kanban

Avant de nous pencher sur les valeurs de la méthode kanban, nous souhaiterions rappeler que la méthode, sous la forme que nous adoptons et utilisons aujourd’hui, a émergé grâce aux efforts conjoints de nombreuses personnes. Sa communauté croissante devrait tenir compte de ces idées et contributions.

David J. Anderson (un pionnier dans le champ de l’application du lean/kanban dans le travail intellectuel et l’un des fondateurs de cette méthode) a élaboré cette méthode comme un processus graduel et évolutif et un changement des systèmes au sein des organisations fournissant un travail intellectuel. Elle se concentre sur le fait d’accomplir des tâches et ses principes fondamentaux peuvent être divisés en deux types de principes et six pratiques.

Penchons-nous sur les principes de la méthode kanban.

Principes liés à la gestion des évolutions

Les appliquer aux processus déjà établis d’une manière qui occasionne le moins de désagréments possible, mener à bien des changements graduels et l’amélioration continue. Examinons de plus près les principes kanban liés à la gestion des évolutions.

1er principe : Commencer par ce que vous faites

La souplesse offerte par la méthode kanban lui permet d’être appliquée à des flux de travail, des systèmes et des processus existants sans perturber ce qui fonctionne déjà. Elle reconnaît que les processus, rôles, responsabilités et titres existants ont de la valeur et qu’ils méritent généralement d’être préservés. Naturellement, elle mettra en lumière les problèmes qui doivent être résolus et vous aidera à évaluer et prévoir les évolutions nécessaires afin de rendre leur mise en œuvre aussi fluide que possible.

2d principe : Accepter de poursuivre des changements graduels et évolutifs

La méthode Kanban est conçue pour rencontrer une résistance minimale. Elle encourage les évolutions minimes, graduelles et évolutives du processus en cours par la mise en place d’une collaboration et de formulaires de commentaires. En règle générale, les évolutions profondes sont découragées, car elles suscitent souvent une résistance importante motivée par la peur ou le doute.

3e principe : Encourager les initiatives à tous les niveaux

Les initiatives à tous les niveaux découlent des idées et actions quotidiennes des individus pour améliorer leur méthode de travail. Bien que vous puissiez les considérer comme insignifiantes, chaque observation partagée nourrit un état d’esprit axé sur l’amélioration continue (Kaizen) pour atteindre un niveau de performances optimal au niveau de l’équipe/du service/de l’entreprise. Cela ne peut pas être une activité réservée à la direction.

Principes liés à la prestation de services

La méthode Kanban vise à développer une approche axée sur la fourniture de services. Elle implique une compréhension exhaustive des besoins de votre client, de créer un réseau de services permettant aux individus de s’auto-organiser autour de leurs tâches et de garantir l’évolution constante de votre système.

1er principe : Se concentrer sur les besoins et les attentes du client

Fournir de la valeur au client devrait être au centre de chaque organisation. En comprenant les besoins et les attentes de vos clients, vous portez votre attention sur la qualité des services fournis et de la valeur qu’ils créent.

2d principe : Gérer le travail

Gérer le travail au sein de votre réseau de services assure que vous offrez aux individus les capacités de s’organiser autour du travail à fournir. Cela vous permet de vous concentrer sur les résultats attendus sans subir le « bruit » généré par la microgestion du personnel livrant les services.

3e principe : Évaluer régulièrement le réseau de services

Une fois développée, une approche axée sur la fourniture de services nécessite une évaluation constante afin de favoriser une culture du service client. Grâce à l’utilisation d’évaluations régulières du réseau de services et des politiques de travail appliquées, la méthode kanban favorise l’amélioration des résultats.

Pratiques Kanban

Lors de la mise en œuvre de la méthode kanban, chaque organisation doit être attentive aux étapes pratiques. Six pratiques fondamentales doivent être appliquées pour une mise en œuvre réussie. Bien que la maîtrise de celles-ci soit cruciale, il s’agit d’un processus évolutif, près de 40 % des organisations admettent que la manière dont elles appliquent la méthode Kanban continue de s’affiner. Penchons-nous maintenant sur la nature de ces six pratiques.

• Visualiser le flux de travail
• Limiter le travail en cours
• Gérer le flux
• Rendre explicites les politiques du processus
• Mettre en œuvre de boucles de rétroaction
• Améliorer de manière collaborative

1. Visualiser le flux de travail

Un tableau Kanban simple

Pour visualiser votre processus au sein d’un système Kanban, vous aurez besoin d’un tableau avec des cartes et des colonnes. Chaque colonne du tableau représente une étape de votre flux de travail. Chaque carte Kanban représente une tâche. Le tableau Kanban en lui-même représente l’état actuel de votre flux de travail avec tous ses risques et caractéristiques.

La chose la plus importante pour vous est de comprendre ce dont vous avez besoin pour passer d’une tâche découlant d’une requête à un produit livrable. Identifier la façon dont le travail circule au sein de votre système vous mettra sur la voie de l’amélioration continue en effectuant les changements à propos et nécessaires.

Lorsque vous commencez à travailler sur la tâche X, vous la retirez de la colonne « À faire » et une fois terminée, vous la déplacez dans la colonne « Terminé(e) ». Ainsi, vous pouvez aisément suivre la progression et identifier les goulots d’étranglement. Votre tableau kanban peut évidemment avoir une apparence différente, car celle-ci dépend de vos besoins et de vos processus spécifiques.

2. Limiter le travail en cours (TEC)

Tableau Kanban numérique avec limites de travail en cours

L’une des fonctions principales de la méthode Kanban est de garantir qu’à tout moment le nombre de tâches actives en cours reste maîtrisable. Sans limites de travail en cours, vous n’appliquez pas la méthode Kanban. En règle générale, réorienter le travail d’une équipe à mi-chemin affectera négativement le processus, tout comme la multiplication des tâches est le meilleur moyen de générer des gaspillages et de l’inefficacité.

Limiter le travail en cours implique la mise en œuvre d’un système Pull sur tout ou partie du flux de travail. Définir le nombre maximum de tâches par étape garantit qu’une carte n’est tirée vers l’étape suivante qu’en présence de capacité disponible. De telles contraintes mettront rapidement en lumière les zones problématiques de votre flux, afin que vous puissiez les identifier et y remédier.

3. Gérer le flux

Gérer le flux consiste à gérer le travail et non le personnel. Le flux désigne le mouvement des tâches à travers le processus de production à un rythme prévisible et soutenable.

L’un des principaux buts de la mise en œuvre d’un système kanban est de générer un flux fluide et sain. Plutôt que de microgérer le personnel et tenter de l’occuper en permanence, vous devriez vous concentrer sur la gestion des processus de travail et comprendre comment faire transiter ce dernier plus rapidement au sein du système. C’est ainsi que votre système Kanban génère de la valeur plus rapidement.

4. Rendre explicites les politiques du processus

Vous ne pouvez pas améliorer quelque chose que vous ne comprenez pas. C’est pourquoi votre processus devrait être clairement défini, diffusé et transmis. Les individus ne se joindront pas et ne participeront pas à quelque chose qu’ils ne considèrent pas comme utile.

Une fois que tout le monde connaît l’objectif commun, ils pourront travailler et prendre des décisions en vue d’un impact positif. Des politiques de travail concises, visibles, claires et susceptibles d’évoluer (si/lorsque c’est nécessaire) ont le pouvoir de stimuler l’auto-organisation des membres du personnel.

5. Boucles de rétroaction (feedback)

Pour les équipes et équipes qui souhaitent davantage de souplesse, la mise en place de boucles de rétroaction est une étape indispensable. Elles garantissent que les organisations répondent convenablement aux évolutions potentielles et permettent la transmission des connaissances entre les parties prenantes.

La méthode Kanban recommande l’utilisation de cadences (boucles de feedback) au niveau de l’équipe ainsi que de cadences liées à la fourniture de services.

La réunion d’équipe Kanban quotidienne pour le suivi des statuts et du flux de travail est un exemple de cadence au niveau de l’équipe. Elle permet d’identifier la capacité disponible et le potentiel d’accroissement du rythme de livraison. Elle se déroule devant le tableau Kanban et chaque membre informe les autres de ce qu’il a effectué la veille et de ce qu’il fera aujourd’hui.

Cadences au niveau de l’équipe

Dans la méthode Kanban, les cadences liées à la fourniture de services, telles que les réunions portant sur les opérations, la fourniture de services et les risques, visent à synchroniser et améliorer la livraison de vos services. Le résultat de ces évaluations, comme la compréhension de ce qui entrave la bonne fourniture des services, doit servir à la prise de décision en vue de l’amélioration continue de votre réseau de services.

Cadences liées à la fourniture de services

Bien que des réunions régulières et ciblées avec un nombre de participants restreint fassent partie des bonnes pratiques, la durée idéale des cadences Kanban dépend de votre contexte, de la taille de l’équipe et des sujets abordés.

6. Améliorer de manière collaborative (à l’aide de modèle et de la méthode scientifique)

Au sein d’une organisation, atteindre l’amélioration continue et mettre en œuvre des changements viables nécessitent d’œuvrer de manière collaborative et à l’aide de méthodes scientifiquement prouvées, de retours et d’indicateurs.

La promotion d’une culture organisationnelle dans laquelle les résultats positifs ou négatifs de chaque hypothèse sont prouvés est essentielle pour développer un état d’esprit axé sur l’amélioration via une évolution graduelle.

Les 6 principaux avantages de la méthode Kanban

Selon le premier rapport State of Kanban, les principales raisons d’adopter la méthode kanban sont le besoin de disposer d’une plus grande visibilité sur le travail et d’atteindre l’amélioration continue. Passons maintenant en revue d’autres avantages d’utiliser cette méthode aujourd’hui.

Crédit image : State of Kanban

• Visibilité accrue du flux
• Vitesse de livraison améliorée
• Alignement entre les objectifs et l’exécution
• Meilleure prévisibilité
• Meilleure gestion des dépendances
• Satisfaction client accrue

Visibilité accrue du flux

Le principe même de la méthode Kanban est de visualiser chaque tâche. Ainsi, le tableau Kanban devient un portail d’information central et tout le monde est sur la même longueur d’onde. Toutes les tâches sont visibles et ne se perdent jamais, ce qui apporte de la transparence à l’intégralité du processus de travail. Chaque membre de l’équipe peut disposer d’un aperçu des statuts de tous les projets ou tâches.

Vitesse de livraison améliorée

La méthode Kanban offre plusieurs outils aux gestionnaires de projet de suivre étroitement et de procéder à des analyses éclairées de la répartition du travail. Avec une vision claire des tâches terminées dans un laps de temps déterminé, les étapes les plus longues, les goulots d’étranglement sont faciles à identifier. Les équipes peuvent aborder ces problèmes afin d’améliorer le flux de travail et, in fine, leur rythme de livraison.

Alignement entre les objectifs professionnels et l’exécution

En encourageant la transparence, les retours et les évaluations régulières, les pratiques Kanban permettent d’aligner les objectifs stratégiques de l’entreprise avec le travail quotidien des équipes. Cet alignement entre la direction de l’entreprise et l’exécution améliore la souplesse d’une organisation. Cela permet aux équipes de s’adapter à l’évolution des priorités et aux réorganisations inhérentes aux fluctuations du marché ou des besoins du client.

Meilleure prévisibilité

Une fois que vous avez créé votre tableau Kanban et que les tâches ont commencé à s’accumuler dessus, vous pourrez comprendre en profondeur votre processus à l’aide d’indicateurs de flux. L’analyse du temps que les tâches passent dans votre flux de travail (temps de cycle) vous permettra d’affiner vos prévisions concernant la quantité de travail que vous pouvez fournir à l’avenir. La compréhension de la régularité de votre rythme de livraison (rendement) rendra vos prévisions plus précises et vos décisions seront fondées sur des données historiques.

Meilleure capacité à gérer les échelles et les dépendances

La pratique Kanban essentielle de la visualisation s’applique également à la cartographie et à la gestion des dépendances. « Commencer par ce que vous faites » implique de visualiser les dépendances actuelles et de gérer le flux qui les relie. La gestion des dépendances fournit des informations sur l’état présent du flux de travail et des pistes d’amélioration. Elle permet également de disposer d’une transparence totale pour la gestion stratégique du flux de travail et des liens existants entre les équipes.

Satisfaction client accrue

L’origine de la méthode Kanban, le système Pull sur lequel elle est fondée, suppose que le travail est effectué lorsqu’une demande existe. En d’autres termes, la méthode Kanban vous guide pour réduire les gaspillages en travaillant uniquement sur les tâches actuellement nécessaires. En outre, en appliquant des techniques de visualisation et des limites de travail en cours au processus, vous vous assurerez que le résultat final correspond parfaitement aux attentes de votre client.

Comparaison entre le Scrum et la méthode Kanban

La principale différence entre la méthode Kanban et le Scrum est que la première est une méthode tandis que le second est un cadre de travail. La méthode Kanban élabore un modèle de livraison continu au sein duquel les équipes libèrent la valeur dès qu’elles sont prêtes, tandis qu’avec le Scrum le travail est organisé en sprints. Le choix dépend de la nature de votre processus, on peut toutefois considérer que la méthode Kanban propose une approche plus personnalisée tandis que le Scrum s’appuie sur des règles prédéterminées. Une autre caractéristique clé qui les distingue est la mentalité et les systèmes de croyances fondateurs du Scrum et de la méthode Kanban.

Mise en œuvre de la méthode Kanban au sein de l’organisation pour la souplesse de l’entreprise

Par nature, la méthode Kanban est une méthode adaptative applicable à tous les niveaux de l’entreprise. Vous pouvez utiliser des tableaux Kanban connectés pour cartographier la gestion de vos projets kanban et la gestion de vos portefeuilles, et lier stratégie et exécution. Avec l’aide du concept de Portfolio Kanban, des organisations peuvent tirer parti des avantages des principes et des pratiques de la méthode Kanban sur différents niveaux.

L’approche du Portfolio Kanban peut être utilisée sous quatre différentes formes :

• Portfolio Kanban au niveau de l’équipe
• Portfolio Kanban au niveau du projet/produit
• Portfolio Kanban au niveau du programme
• Portfolio Kanban au niveau stratégique

Schéma d’un Portfolio Kanban

Quels sont les principaux termes liés à la méthode Kanban que vous devriez connaître ?

Fondamentalement, la méthode Kanban est une méthode de travail qui vous permet d’optimiser le flux de valeur à travers votre chaîne de valeurs, de la conceptualisation jusqu’au client. Bien qu’elle puisse sembler être un moyen aisé d’améliorer vos processus de travail, la méthode Kanban ne se limite pas à visualiser votre travail. Vous devez prêter attention aux détails et vous familiariser avec la terminologie et les concepts de base de la méthode kanban si vous souhaitez profiter pleinement de l’application de cette dernière.

Voici un court glossaire de la méthode Kanban pour vous aider à commencer.

• Tableau Kanban : un tableau Kanban est un des éléments clés de la méthode du même nom, c’est sur celui-ci que vous visualisez toutes les tâches. Il doit être divisé en un minimum de 3 colonnes : « Demandé(e) », « En cours », « Terminé(e) », qui représentent les différentes étapes du processus.
• Carte Kanban : les cartes Kanban représentent les différentes tâches parcourant un tableau Kanban. Elles contiennent des informations importantes sur les tâches : description, échéance, ampleur, cessionnaires, etc.
• Colonnes : elles divisent verticalement le tableau Kanban et représentent chacune une étape différente du flux de travail. Par défaut, chaque tableau Kanban compte 3 colonnes : « Demandé(e) », « En cours », « Terminé(e) ». En fonction de la complexité d’un processus de travail, ces trois étapes peuvent être divisées en plusieurs sous-colonnes.
• Couloirs : bandes horizontales divisant le tableau Kanban en trois parties. Les équipes les utilisent pour séparer visuellement différents types de tâches sur le même tableau et les organiser de manière homogène.
• Durée du cycle : la durée du cycle débute au moment où une nouvelle tâche arrive à l’étape « En cours » de votre flux de travail et qu’elle est prise en charge par quelqu’un.
• Délai de production : le délai de production débute au moment où la tâche est demandée (que quelqu’un soit en train de travailler dessus ou non) et s’arrête lors de sa sortie définitive du système.
• Rendement : le nombre de tâches sortant d’un système (terminées) ou traitées au cours d’un laps de temps donné. Le rendement est un indicateur clé de la productivité de votre équipe.
• Travail en cours : il s’agit de la quantité de travail en cours et qui n’est pas encore terminée.
• Limites de travail en cours : limiter le travail en cours implique de limiter le nombre de tâches sur lesquelles votre équipe peut travailler simultanément afin d’éviter la sursollicitation et les changements de contexte.
• Classes de service : ensemble de politiques permettant aux équipes Agile de hiérarchiser les tâches et les projets.
• Cadences Kanban : réunions régulières qui stimulent les changements évolutifs et la livraison de services adaptés aux besoins du client.
• Logiciel Kanban : désigne un système numérique permettant l’application des pratiques et principes Kanban afin qu’ils soient utilisés par différentes équipes et les organisations de toutes les tailles.

La méthode Kanban en quelques mots…

Un système Kanban ne se limite pas à des Post-its collés sur un mur. Le meilleur moyen de comprendre cette méthode est d’adopter sa philosophie et de l’appliquer à votre travail quotidien. Si vous consultez et comprenez avec ses principes fondamentaux et que ceux-ci entrent en résonance avec les vôtres, la transition vous semblera logique, voire inévitable.

La visualisation du flux de travail, la définition de limites de travail en cours, la gestion du flux, l’explicitation des politiques et l’amélioration continue feront bien plus que ce que vous pouvez imaginer pour votre processus. Souvenez-vous d’organiser des boucles de rétroaction régulières et la réunion de tous ces éléments révélera la véritable efficacité de la méthode Kanban.

In Summary

La découverte de cette méthode peut s’avérer ardue au début, mais maintenant que vous savez de quoi il s’agit, vous pouvez profiter de ses principaux avantages :

• Des tableaux Kanban physiques et numériques vous permettent de visualiser votre travail
• La méthode Kanban est facile à adopter et vous pouvez commencer avec ce dont vous disposez
• Les limites de travail en cours vous permettent de devenir plus efficace
• Les principes et pratiques de la méthode Kanban fournissent une trajectoire d’évolution vers la souplesse sans perturber les processus existants