Vorlaufzeit und Zyklusdauer sind in der Kanban-Welt weit verbreitete Begriffe. Oft haben die Menschen jedoch Schwierigkeiten, den Unterschied zwischen den beiden und deren Bedeutung zu verstehen. Nach dem Lesen dieses Artikels können Sie die Begriffe leicht unterscheiden und richtig verwenden.
Was ist Vorlaufzeit?
Das Geschäftsumfeld ist dynamisch und es entstehen ständig neue Kundenanforderungen. Diese Anforderungen kommen in Form von Arbeitsanfragen in Ihr Unternehmen.
Definition von Vorlaufzeit:
Vorlaufzeit ist der Zeitraum zwischen dem Auftauchen einer neuen Aufgabe in Ihrem Workflow und ihrem endgültigen Abschluss im System.
Besser messen Sie die Vorlaufzeit jedoch ab dem Zeitpunkt, zu dem ein Teammitglied eine neue Anfrage annimmt. Andernfalls können neue Aufgaben Monate in einer Warteschlange verbringen, bevor jemand Kapazitäten für sie hat, und die Vorlaufzeit steigt gewaltig.
Was ist Zyklusdauer?
Wenn eine neue Aufgabe auf Ihrem Kanban-Board angezeigt wird, muss diese in der Regel überprüft und besprochen werden, bevor sie zur Ausführung freigegeben wird. Natürlich bleibt die neue Aufgabe einige Zeit in einer Warteschlange, bevor ein Mitglied Ihres Teams daran arbeiten kann.
Definition von Zyklusdauer:
Die Zyklusdauer beginnt in dem Moment, in dem die neue Aufgabe in die Phase „In Bearbeitung“ kommt und jemand auch tatsächlich daran arbeitet.
Wie können Sie die Vorlaufzeit und Zyklusdauer in Kanban messen?
Um diese wertvollen Informationen optimal zu nutzen, benötigen Sie eine Kanban Software die automatisch historische Daten für Ihren Workflow sammelt. Kanbanize ist eine leistungsstarke Softwarelösung, die mit Analysefunktionen für das Lean-Projektmanagement ausgestattet ist und Ihnen all diese Informationen bietet.
Eines der einfachsten Tools zum Messen der Vorlaufzeit und Zyklusdauer ist das kumulative Flussdiagramm. In diesem Diagramm wird die Gesamtmenge Ihrer Arbeitselemente erfasst, die in Ihren Workflow gelangen, und die im Laufe der Zeit abgeschlossenen Aufgaben.
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Um die Vorlaufzeit zu messen, müssen Sie Ihr CFD so anpassen, dass die Daten ab dem Zeitpunkt gemessen werden, an dem neue Aufgaben in die Spalte „Angefordert“ (Warteschlange) gelangen.
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Um die Zyklusdauer zu messen, müssen Sie Ihr CFD so anpassen, dass die Daten ab dem Zeitpunkt gemessen werden, ab dem neue Aufgaben in die Spalte „In Bearbeitung“ (Aktivitäts) gelangen.
Mit dem kumulativen Flussdiagramm verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die durchschnittliche Vorlaufzeit und die Zyklusdauer für einen bestimmten Zeitraum.
Wie verkürzen Sie die Lücke zwischen Vorlaufzeit und Zyklusdauer?
Manchmal verbringt eine Aufgabe viel Zeit in einer Warteschlange, bevor ein Teammitglied damit anfangen kann. Dies verursacht eine größere Lücke zwischen Vorlaufzeit und Zyklusdauer. So brauchen die Aufgaben länger bis zum Abschluss.
Um herauszufinden, woher dieses Problem kommt, können Sie zwei der besten Analysetools für diesen Zweck verwenden (beide Teil des Kanbanize Analyse-Panels): das Zyklusdauer-Streudiagramm und die Heatmap.
Ersteres liefer Ihnen detaillierte Informationen über die Zyklusdauer aller Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum. Auf diese Weise können Sie Aufgaben ausfindig machen, deren Ausführung länger gedauert hat.
Zweitere zeigt Ihnen Daten für die Gesamtdauer der Aufgaben in den verschiedenen Phasen Ihres Workflows. Sie hilft Ihnen, zu verstehen, wo Aufgaben die meiste Zeit verbringen, während Sie Ihren Workflow durchlaufen.
Beide Tools helfen Ihnen, Problemstellen in Ihrem Arbeitsprozesses aufzudecken und Maßnahmen zu deren Beseitigung zu ergreifen. Bedenken Sie: Arbeit ist ein fortlaufender Prozess, der sich ständig verändert.
Daher müssen Sie Ihren Workflow dauerhaft überwachen und die entsprechenden Analysetools verwenden. Sie helfen Ihnen, Ihren Workflow anzupassen und die Teameffizienz zu verbessern.
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In Summary
Vorlaufzeit und Zyklusdauer sind mächtige Werte, die:
- Ihnen wichtige Informationen zu Ihrem Workflow liefern
- Ihnen beim Aufdecken von Engpässen in Ihrem Workflow helfen
- zum besseren Verständnis der Arbeitskapazität Ihres Teams beitragen können
