OKR-Planung: Wie man Ziele für strategischen Erfolg ausrichtet

In Measure What Matters vergleicht John Doerr OKRs mit einem Schweizer Taschenmesser – vielseitig, anpassungsfähig und unverzichtbar, um die Komplexität jeder Organisation zu meistern. Ähnlich wie dieses multifunktionale Werkzeug können OKRs durch den Lärm schneiden und bieten eine universelle Sprache für die Umsetzung in allen Branchen.

Ob Sie OKRs nutzen, um sich auf das Überleben zu konzentrieren oder Teil einer großen Organisation sind, die diese einsetzt, um Silos abzubauen und Innovation zu fördern – OKRs sind Ihr ultimativer Leitfaden. Doch effektive OKR-Planung ist nicht nur eine Frage der Zielsetzung, sondern auch des Aufbaus eines dynamischen Prozesses, der Klarheit schafft, das Team ausrichtet und frische Ideen fördert. So kommen Organisationen zusammen, um ihre wichtigsten Ziele zu erreichen.

In diesem Blog erfahren Sie, was OKR-Planung erfolgreich macht.

Was ist OKR-Planung?

Die OKR-Planung ist ein wesentlicher Schritt im OKR-Zyklus, bei dem Unternehmens- oder Teamziele definiert werden, die mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang stehen. Es gibt keinen universellen Ansatz für OKR-Planungstreffen; der Prozess ist flexibel und sollte kontinuierlich verfeinert werden. Die Einbindung von Führungskräften, Teamleitern und Mitgliedern stellt sicher, dass der Fokus auf der wirkungsvollsten Arbeit liegt.

Wenn Sie sich für strategische Planung mit OKRs entschieden haben, ist eine effektive OKR-Planung unerlässlich. Die festgelegten OKRs lenken die Richtung Ihres Unternehmens, helfen, Fortschritte zu verfolgen, Prioritäten zwischen Teams abzustimmen und alle auf die wichtigsten Ziele zu fokussieren.

OKR-Planungsprozess: 5 wichtige Schritte

Bei der Planung Ihrer OKRs ist es entscheidend, sich auf Prioritäten zu konzentrieren, die den größten Einfluss haben und mit den wichtigsten Initiativen der Organisation übereinstimmen. Hier sind fünf wesentliche Aspekte der OKR-Planung, die effektiv und strategisch ausgerichtet sind.

1. Definieren Sie eine Agenda für die Planungssitzung

Eine klare Agenda und die rechtzeitige Information der Teilnehmer über den Ablauf und den Zeitrahmen der Sitzung stellt sicher, dass alle gut vorbereitet sind. Eine gut definierte Agenda hilft dabei, das Treffen fokussiert und umsetzbar zu gestalten und Raum für die effiziente Behandlung spezifischer Themen und Ideen zu schaffen.

2. Klären Sie die OKRs Ihres Unternehmens

Beginnen Sie damit, die Mission Ihres Unternehmens noch einmal zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle von Anfang an auf dem gleichen Stand sind. Eine Missionserklärung, oft ein inspirierendes, langfristiges Ziel, gibt den Ton für das Treffen an und hilft, das Gespräch auf die Definition langfristiger, erreichbarer Ziele zu lenken, die Ihre Strategie unterstützen und sich in Ihre vierteljährlichen Team-OKRs übersetzen lassen.

Beispiel:

• Unsere Mission: "Wir entdecken neue Managementwege und teilen dieses Wissen durch erstaunlich leistungsstarke Lösungen, die einfach zu bedienen sind."
• LinkedIn's Mission: "Vernetzen Sie die Fachleute der Welt, um sie produktiver und erfolgreicher zu machen."
  Patagonias Mission: "Wir sind im Geschäft, um unseren Heimatplaneten zu retten."

3. Wählen Sie Prioritäten zur Festlegung der vierteljährlichen OKRs

Bevor Sie in ein neues Quartal starten, überprüfen Sie die bevorstehenden Prioritäten. Reflektieren Sie die Leistung des letzten Quartals, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Wenn bestimmte Ziele nicht erreicht wurden, bestimmen Sie, welche operativen Initiativen angepasst werden müssen, um Ihren Fokus für das kommende Quartal zu informieren.

Beispiel: Wenn Sie zwei Ihrer OKRs im Bereich E-Mail-Marketing für Q4 erfolgreich erreicht haben, aber bei der Steigerung der Öffnungs- und Klickrate hinter den Erwartungen zurückblieben, sollten diese Bereiche im ersten Quartal des nächsten Jahres höchste Priorität haben.

4. Sammeln Sie Feedback

Nachdem die vierteljährlichen OKRs erstellt wurden, teilen Sie diese mit den Teamleitern und Managern, um Feedback zu sammeln. Dieser inklusive Prozess stellt sicher, dass die Teammitglieder sehen, wie ihr Beitrag die taktischen Ziele des Unternehmens beeinflusst und fördert ein Gefühl der Verantwortung und Ausrichtung.

5. Planen Sie OKR-Überprüfungen

Die OKR-Planung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Überprüfungen erfordert. Diese Überprüfungen bieten die Möglichkeit, Feedback und Daten einzubeziehen, um sicherzustellen, dass Ihre OKRs mit der Realität übereinstimmen und umsetzbar bleiben. Regelmäßige OKR-Überprüfungen helfen, die Ausrichtung zwischen Ihren Zielen und den täglichen Abläufen aufrechtzuerhalten und verhindern, dass strategische Pläne von der Umsetzung abweichen.

Die Integration von Fortschrittskontrollen während dieser Überprüfungen ermöglicht es Ihnen, Trends zu überwachen und den Fortschritt effektiv zu messen. Die OKR-Softwarefunktionen von Businessmap bieten eingebettete Ergebnis-Trendlinien und Kontrollpunkte, die Ihre Fähigkeit verbessern, den OKR-Fortschritt während des gesamten Quartals zu verfolgen und anzupassen.

Best Practices für die jährliche OKR-Planung und Überprüfungszyklen

John Doerr betont, dass ein OKR-System Ziele für relativ kurze Zeiträume setzen sollte. Wenn Sie jährlich planen, sollten Ihre OKRs vierteljährlich oder monatlich überprüft werden (Measure What Matters).

Wenn Sie Ihre jährlichen OKRs für das kommende Jahr planen, könnte der Zyklus folgendermaßen ablaufen: Im November und Dezember sollten die Teams Pläne für das kommende Jahr entwickeln und diese in OKRs unterteilen. Im Januar wird die Führungsebene die übergeordnete Strategie definieren und die jährlichen OKRs festlegen. Danach erstellen, besprechen und überprüfen die Teams und Einzelpersonen ihre OKRs, um sicherzustellen, dass sie mit der Gesamtstrategie und den OKRs anderer Teams übereinstimmen.

Dieser Ansatz stimmt mit den Ergebnissen des OKR State of Industry Report 2023 überein, in dem mehr als 60% der Befragten angaben, dass sie ihre OKRs 7 bis 10 Tage vor Beginn jedes Quartals planen, ausrichten und veröffentlichen, um einen proaktiven und synchronisierten Ansatz für die Zielsetzung zu gewährleisten.

Wann sollten OKR-Überprüfungen durchgeführt werden?

Die weltweite Umfrage zum Stand der OKRs hat einen bemerkenswerten Anstieg der Häufigkeit von OKR-Überprüfungen gezeigt. Der Prozentsatz der Befragten, die monatliche OKR-Überprüfungen durchführen, stieg 2023 auf fast 30%, im Vergleich zu 22,9% im Jahr 2022. Ebenso erhöhte sich der Anteil derjenigen, die vierteljährliche OKR-Überprüfungen durchführen, auf 18,6% im Jahr 2023, gegenüber 14,5% im Jahr 2022.

Unsere interdisziplinären Teams folgen ähnlichen OKR-Überprüfungsplänen. Während unserer monatlichen Überprüfungen bewerten wir den Fortschritt der vierteljährlichen und jährlichen OKRs jedes Teams und erhalten so einen klaren Überblick über den aktuellen Stand. Anstatt uns nur auf Zahlen zu konzentrieren, legen wir den Schwerpunkt auf Diskussion und Lernen, wobei 30% auf Kennzahlen und 70% auf Erkenntnissen und Feedback entfallen. Dieser ausgewogene Ansatz hebt unsere OKR-Überprüfungen von typischen Geschäftstreffen ab und macht sie eher zu einem Wachstumsthema und der Ausrichtung als nur zur Verfolgung von Zahlen.

Dieser Ansatz für OKR-Überprüfungen fördert eine effektive OKR-Planung, indem er ein kontinuierliches Lernumfeld schafft und sicherstellt, dass der Planungsprozess dynamisch und anpassungsfähig bleibt. Durch regelmäßige OKR-Überprüfungen – monatlich oder vierteljährlich – können Teams schnell erkennen, was funktioniert und was nicht, und rechtzeitig Anpassungen an Strategien und Zielen vornehmen.

Die Bedeutung der Gewichtung von Schlüsselergebnissen

Die Gewichtung von Schlüsselergebnissen ist ein mächtiges Instrument zur Verbesserung Ihres OKR-Planungsprozesses. Gewichte helfen Ihnen, die Wirksamkeit Ihrer Bemühungen genau zu bewerten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Indem Sie die Auswirkungen eines verpassten Schlüsselergebnisses verstehen, können Sie mögliche Probleme in der Planung oder Ausführung identifizieren und rechtzeitig Diskussionen und Kurskorrekturen während der OKR-Überprüfungen anstoßen.

Beispielsweise ist es entscheidend, einen Rettungsplan zu entwickeln, wenn ein festgelegtes OKR gefährdet ist, und die Häufigkeit der Überprüfungstreffen basierend auf Faktoren wie geschäftlichen Bedürfnissen, der Lücke zwischen vorhergesagten Ergebnissen und tatsächlicher Ausführung oder der Größe und dem Standort des Teams anzupassen.

In Businessmap (ehemals Kanbanize) können Sie die Gewichtung Ihrer Schlüsselergebnisse anzeigen, indem Sie einen Wert festlegen, der angibt, wie wichtig ein Schlüsselergebnis (Ergebnis) im Vergleich zu den anderen Schlüsselergebnissen ist, die mit dem Ziel verknüpft sind (falls vorhanden).

OKR-Planung in ein leistungsstarkes Werkzeug für den Erfolg verwandeln

Effektive OKR-Planung ist mehr als nur das Setzen von Zielen – es geht darum, einen Prozess zu schaffen, der kontinuierlich Ihr Team ausrichtet, den Fokus schärft und Wachstum fördert. Durch die Befolgung dieser Schritte, die Einbeziehung der richtigen Personen und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts stellen Sie sicher, dass Ihre OKRs Ihre Organisation wirklich in Richtung Erfolg lenken.

Die Kombination aus strategischer Planung, regelmäßigen Überprüfungen und der durchdachten Gewichtung von Schlüsselergebnissen macht Ihren OKR-Prozess nicht nur zu einer Zielsetzungsübung, sondern zu einem leistungsstarken Werkzeug, um Ihre wichtigsten Ziele zu erreichen.