STATIK: Kanban Richtig Einführen

Während Erfolgsgeschichten über agile Transformationen zahlreich sind, scheitern viele Initiativen ohne ein solides Fundament. Wenn Sie Kanban in Ihrem Team oder Ihrer Organisation einführen möchten, ist ein strukturierter und strategischer Ansatz entscheidend – lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die STATIK-Methode Ihre Implementierung effektiv unterstützen kann.

Was ist STATIK?

STATIK steht für „Systems Thinking Approach to Implementing Kanban“ – ein systemisches Vorgehen zur Einführung von Kanban. Der Fokus liegt auf der Analyse des gesamten Arbeitssystems mit seinen voneinander abhängigen Services, um globale statt lokaler Optimierungen umzusetzen.

Die STATIK-Schritte im Überblick

Die STATIK-Technik besteht aus acht Schritten, die nicht zwingend in einer festen Reihenfolge durchlaufen werden. Stattdessen ist der Prozess iterativ – Erkenntnisse aus einem Schritt beeinflussen die anderen.

Schritte im STATIK-Prozess

Schritt 1: Was macht den Service für den Kunden Zweckmäßig („fit for purpose“)?

Kanban basiert auf dem evolutionären Prinzip „Beginne mit dem, was du jetzt tust“. Daher ist der erste STATIK-Schritt die Frage: Wer sind Ihre Kunden und wie schaffen Sie Wert für sie?

Um dies praktisch umzusetzen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was tut Ihr Team/Ihre Organisation? So schaffen Sie eine klare Vorstellung Ihres Wertversprechens.
• Für wen tun Sie das? Wer sind Ihre Kunden und welche Serviceleistungen erwarten sie?
• Warum tun Sie das? Wie wirkt sich Ihr Produkt oder Service auf Ihre Kunden aus?

Nachdem Sie diese Fragen geklärt haben, versuchen Sie zu verstehen, nach welchen Kriterien Ihre Kunden Zufriedenheit bewerten. Diese sogenannten „fit for purpose“-Kriterien beziehen sich häufig auf Aspekte wie Lieferzeit, Qualität oder Planbarkeit.

SCHRITT 2: Verständnis für Unzufriedenheitsquellen im Aktuellen System

Der zweite Schritt der STATIK-Methode zielt darauf ab, interne und externe Quellen der Unzufriedenheit mit dem aktuellen System zu identifizieren.

• Interne Unzufriedenheitsquellen beziehen sich auf alles, was Ihr Team daran hindert, Erwartungen zu erfüllen. Typische Beispiele sind Überlastung oder mangelnde Qualität bei Produkten oder Dienstleistungen aufgrund von Zeitdruck.

• Externe Unzufriedenheit kommt von den Endnutzern und äußert sich z. B. in unvorhersehbaren oder verspäteten Lieferungen sowie in unzureichender Qualität.

So identifizieren Sie Unzufriedenheitsquellen:

1. Fragen Sie Ihre Kunden und Teammitglieder, was sie unzufrieden macht.
2. Sammeln und visualisieren Sie alle Antworten an einem zentralen Ort.
3. Ordnen Sie sie zwei Kategorien zu: intern und extern.

Das Verständnis dieser Unzufriedenheitsquellen ist entscheidend, um Erwartungen realistisch zu managen und ein Arbeitssystem aufzubauen, das diese gezielt adressiert.

SCHRITT 3: Nachfrage Analysieren

Um ein Kanban-System zu gestalten, müssen Sie die Art der Kundennachfrage verstehen. Mit anderen Worten, Sie sollten folgende Fragen analysieren:

• Woher kommt neue Arbeit?– Neue Arbeit kann intern von Teams innerhalb Ihres Unternehmens kommen, aber auch direkt von Kunden oder anderen relevanten externen Parteien angefordert werden.
• Wie hoch ist die Eingangsrate neuer Anfragen?– Die sogenannte Arrival Rate hilft Ihnen zu verstehen, wie viele neue Anfragen durchschnittlich in einem bestimmten Zeitraum in Ihr System gelangen.
• Was sind die Erwartungen Ihrer Kunden?– Was möchten Ihre Kunden erhalten und bis wann erwarten sie die Lieferung?

Ein wesentlicher Teil dieses Schritts ist die Identifikation Ihrer Arbeitstypen, da dies Ihnen hilft, die Kundennachfrage gezielter zu steuern. Beispiel: Ein Support-Team kann seine Aufgaben in zwei Hauptkategorien aufteilen – interne Verbesserungen und externe Kundenanfragen.

SCHRITT 4: Analyse der Leistungsfähigkeit

Im nächsten Schritt geht es darum, die Lieferkapazität Ihres Teams zu analysieren. Ziel ist es zu erkennen, ob die vorhandene Kapazität zur bestehenden Nachfrage passt. Wenn Ihr Team mehr Arbeit hat, als es bewältigen kann – oder umgekehrt – besteht das Risiko, dass Lieferungen verspätet erfolgen oder Ressourcen nicht effizient genutzt werden.

Nach Abschluss der Analyse sollten Sie die aktuelle Leistungsfähigkeit mit den Service-Level-Erwartungen Ihrer Kunden vergleichen. Der Blick auf historische Daten kann Ihnen dabei helfen, besser zu verstehen, wie viel Arbeit Ihr Team durchschnittlich bewältigen kann. Auf dieser Grundlage können Sie gezielte Maßnahmen zur Verbesserung einleiten.

Kumulatives Flussdiagramm zur Analyse von Eingangs- und Ausgangsraten der Arbeit

SCHRITT 5: Workflow Modellieren

Das Modellieren des Workflows bedeutet, jeden Arbeitstyp auf einem Kanban-Board entsprechend den Anforderungen Ihrer Kunden oder abhängigen Services abzubilden. Durch die Visualisierung Ihres Prozesses gewinnen Sie ein klares Verständnis dafür, wie Sie Wert für Ihre Kunden schaffen.

Modellierung des Workflows auf einem Kanban-Board

Sie können diesen Schritt auch als eine Art Value Stream Mapping betrachten. Achten Sie darauf, sowohl wertschöpfende als auch nicht-wertschöpfende Schritte in Ihrem Prozess sichtbar zu machen, um den Arbeitsfluss ganzheitlich zu verstehen.

SCHRITT 6: Serviceklassen identifizieren

Eine Serviceklasse ist ein Satz von Richtlinien, der agilen Teams hilft, Arbeitselemente zu priorisieren, um mit unsicheren und unvorhersehbaren Situationen umzugehen. Kanban definiert vier Serviceklassen, die sich nach dem Kostenprofil der Verzögerung eines Arbeitselements richten:

• Expedite (Sofortbearbeitung): Für Aufgaben mit kritischer Priorität und sehr hohen Kosten bei Verzögerung.
• Fester Liefertermin: Für Aufgaben mit fixem Abgabetermin und hohen Risiken bei verspäteter Lieferung.
• Standard: Für reguläre Aufgaben mit moderaten Verzögerungskosten.
• Immateriell: Für Aufgaben mit geringen oder keinen Kosten bei verspäteter Lieferung.

In der Praxis können Sie Beispiele für verschiedene Anfragestypen basierend auf deren Verzögerungskosten sammeln. Für jede Anfrage sollten Sie festlegen, welche Eigenschaften sie einer bestimmten Serviceklasse zuordnen. Anschließend können Sie Kanban-Swimlanes nutzen, um diese Klassen im Prozess zu visualisieren.

Swimlanes auf einem Kanban-Board zur Visualisierung der Serviceklassen

SCHRITT 7: Das Kanban-System Entwerfen

Wir sind beim Kernstück des Kanban-Systemdesigns angekommen. Basierend auf den Erkenntnissen aus den vorherigen Schritten können Sie nun ein System gestalten, das sowohl den Anforderungen Ihrer Kunden als auch den Fähigkeiten Ihres Teams gerecht wird.

Ich gehe hier nicht im Detail auf den Aufbau eines Kanban-Boards ein – das wäre ein eigenes Thema – aber ich gebe Ihnen einige wichtige Leitlinien mit auf den Weg. Denken Sie daran: Nur weil Ihre Arbeit auf einem Kanban-Board visualisiert ist, heißt das noch nicht, dass Sie ein vollständiges Kanban-System etabliert haben.

Um ein solches System zu gestalten, sollten Sie folgende Praktiken berücksichtigen:

• Führen Sie Work-in-Progress-(WIP)-Limits ein.Sie helfen dabei, ein echtes Pull-System zu schaffen, indem sie die Menge an gleichzeitig bearbeiteter Arbeit begrenzen. So verkürzen Sie Durchlaufzeiten und steigern die Liefergeschwindigkeit.

Visualisierung von WIP-Limits auf einem Kanban-Board

• Definieren Sie explizite Regeln für Ihren Workflow. Dazu gehören klare Definitionen, etwa was in Ihrem Prozess als "Erledigt" gilt, sowie Service-Level-Vereinbarungen.
• Implementieren Sie Kanban-Kadenzen (Feedbackschleifen). Dabei handelt es sich um empfohlene Besprechungszyklen, die eine bidirektionale Kommunikation auf allen relevanten Ebenen Ihrer Organisation fördern.
• Verfolgen Sie Ihre Fortschritte anhand von Metriken wie Cycle Time, Lead Time und Throughput. Auf Basis dieser Daten können Sie Ihre Prozesse reflektieren und fundierte Entscheidungen für zukünftige Maßnahmen treffen.

Es gibt viele Praktiken, die ein vollständiges Kanban-System ausmachen. Wenn Sie mehr erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf das Kanban Maturity Model.

SCHRITT 8: Design Kommunizieren und Erwartungen Abstimmen

Der letzte Schritt betont die Bedeutung von Feedback durch relevante interne und externe Beteiligte, um Beobachtungen aus beiden Perspektiven zu sammeln. Es wird außerdem empfohlen, Workshops mit verschiedenen Teams aus abhängigen Bereichen durchzuführen, um die Arbeitsprozesse mehrerer Kanban-Systeme aufeinander abzustimmen.

Warum STATIK?

STATIK ist ein hervorragender Ansatz, um zentrale Fragen wie „Warum führen wir überhaupt eine neue Arbeitsmethode ein?“ zu beantworten.

Auch wenn die einzelnen Schritte der Methode nicht zwingend vorgeschrieben sind, helfen sie dabei, übereilte und schlecht durchdachte Umsetzungen zu vermeiden.

Und nicht vergessen: Kanban lebt vom Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung. Wenn Sie neue Praktiken einführen, sollten Sie kontinuierlich internes und externes Feedback sammeln. So stellen Sie sicher, dass Sie ein System entwickeln, das in Ihrem individuellen Umfeld wirklich funktioniert.