Eine vollständige Übersicht über Kanban-Projektmanagement

Laut dem PMI Pulse of the Profession 2025 wurden im vergangenen Jahr 41 % der Projekte nicht fristgerecht, 32 % nicht innerhalb des ursprünglichen Budgets abgeschlossen, und 11 % scheiterten vollständig.

Diese Zahlen zeigen, dass Projektmanagement trotz aller Fortschritte nach wie vor eine große Herausforderung darstellt. Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und gescheiterte Projekte sind weiterhin Realität – und Unternehmen benötigen wirksame Ansätze, um diesen Problemen entgegenzuwirken.

Ein bewährter Ansatz, der sich in zahlreichen Branchen etabliert hat, ist das Kanban-Projektmanagement. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Kanban mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz in Ihre Projekte bringen.

Was ist Kanban-Projektmanagement?

Kanban-Projektmanagement ist ein besonderer Ansatz im Projektmanagement, der auf der Kanban-Methode basiert. Er eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Durch die Flexibilität und agile Ausrichtung der Kanban-Praktiken ist dieser Ansatz ideal für Projekte unterschiedlichster Komplexität und Branchen – von der Fertigung und dem Bauwesen bis hin zur Softwareentwicklung.

Kanban verstehen

Kurz gesagt: Die Kanban-Methode ist im Kern einfach, aber äußerst wirkungsvoll. Sie ist ein flexibler und effizienter Ansatz zur Steuerung von Arbeitsabläufen. Mit Kanban können Sie Ihre Prozesse organisieren und verwalten, indem Sie jeden Schritt des Workflows auf einem visuellen Management-Board – dem sogenannten Kanban-Board – abbilden.

In Kanban unterscheidet man:

• Zwei grundlegende Prinzipien
• Sechs bewährte Praktiken

Kanban-Prinzipien

Kanban-Praktiken

• Visualisieren Sie den Workflow
• Begrenzen Sie die parallele Arbeit (Work in Progress)
• Steuern Sie den Arbeitsfluss
• Machen Sie Prozessregeln explizit
• Implementieren Sie Feedback-Schleifen
• Verbessern Sie sich gemeinsam und kontinuierlich

Das ist im Grunde alles. Obwohl das Konzept klar definiert ist, bleibt die Struktur flexibel – und gibt Ihnen damit die Kontrolle über ein einfaches, visuelles Managementsystem.

Im Vergleich zu anderen Methoden ist Kanban sehr flexibel und menschlich. Es schreibt Ihnen nicht vor, wie Sie etwas tun sollen. Im Gegenteil – es respektiert Ihre aktuelle Situation und unterstützt Sie dabei, sich von dort aus weiterzuentwickeln.

Schauen wir uns nun an, wie Sie Kanban in der Praxis anwenden können.

*Bevor wir weitermachen, beachten Sie bitte: Die Arbeitselemente, die Sie auf einem Kanban-Board erstellen, nennt man Kanban-Karten.

Warum braucht man Kanban im Projektmanagement?

Kanban im Projektmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit zu visualisieren, um ein besseres Verständnis für Ihren Workflow zu entwickeln. So können Sie Arbeit effizienter organisieren und steuern. Gleichzeitig ermöglicht Kanban den Teams, alle Projekte und Aufgaben mühelos nachzuverfolgen und dabei Ineffizienzen und Prozessprobleme aufzudecken.

Was sind die Vorteile von Kanban im Projektmanagement?

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Kanban im Projektmanagement:

• Eine stabile Grundlage zur Organisation von Arbeit
• Bessere Nachverfolgbarkeit von Projekten und Aufgaben
• Verkürzung der Durchlaufzeiten (Cycle Times)
• Entlastung der Mitarbeitenden und höhere Zufriedenheit im Team
• Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Lieferung und bessere Planbarkeit
• Kontinuierliche Verbesserung von Workflows (Prozessen)
• Besseres Verständnis des Arbeitsfortschritts und Projektstatus
• Gesteigerte Vorhersagbarkeit
• Transparentes Arbeitsumfeld

Wie nutzt man Kanban im Projektmanagement?

Kanban lässt sich sowohl auf Team- als auch auf Portfolioebene im Projektmanagement einsetzen – je nach Hierarchieebene Ihrer Organisation. Werfen wir also einen Blick darauf, wie das funktioniert.

1. Anwendung von Kanban im Projektmanagement auf Teamebene

Unabhängig davon, ob Sie Kanban auf Team- oder Portfolioebene anwenden, stehen Sie in der Regel vor der Herausforderung, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Dabei wird es schwierig, den Überblick zu behalten, da jedes Projekt aus vielen Teilkomponenten besteht – was die Anzahl der Arbeitselemente, die im Blick behalten werden müssen, erheblich erhöht.

Wie nutzt man ein Kanban-Board für das Projektmanagement?

Stellen Sie sich vor, Sie verfügen bereits über ein Kanban-Board und sehen, wie einfach sich damit die Arbeit verfolgen lässt.
Nun versuchen Sie, einen Projekt-Workflow oben auf Ihrem Board zu implementieren. In Businessmap nennen wir das einen Initiativen-Workflow.

Initiativen-Workflow in Businessmap

Diese oberste Zeile dient dazu, große Arbeitseinheiten in kleinere Arbeitspakete zu unterteilen und deren Fortschritt zu verfolgen.

Bei Businessmap gehen wir noch einen Schritt weiter. Wir setzen auf die Kanban-Zeitachse als Planungstool und wissen, dass High-Level-Roadmaps eines der nützlichsten visuellen Mittel zur Darstellung zukünftiger Arbeit sind. Das Timeline-Feature von Businessmap ist die erste Zeitachse, die mit Work-in-Progress (WIP)-Limits entwickelt wurde. Und wir haben festgestellt: Sie ist besonders effektiv auf der Initiativen-Ebene.

Schauen wir uns also an, wie Sie große Projekte visualisieren, in kleinere Arbeitspakete unterteilen und auf einen Blick den aktuellen Status abrufen können.

Timeline-Workflow in Businessmap

Wenn Sie ein Status-Update benötigen, genügt ein schneller Blick auf den Projekt-Workflow, um den aktuellen Stand jeder Lieferung und der dazugehörigen einzelnen Arbeitselemente zu sehen.

Wenn Sie Businessmap verwenden, erscheinen alle untergeordneten Karten, die mit dem Hauptprojekt verknüpft sind, als kleine farbige Symbole auf der Projekt-/Initiativenkarte. Sie zeigen die aktuelle Position der aufgeteilten Arbeit im Workflow an.

2. Anwendung von Kanban-Projektmanagement auf Portfolioebene

Wenn einzelne Teams Kanban auf Teamebene beherrschen, beginnen sie in der Regel damit, schneller Wert zu liefern. Doch sobald alle Teile eines Projekts an Fahrt aufnehmen, wird es zur echten Herausforderung, den Überblick über das große Ganze zu behalten.

Sobald mehr als zwei Teams Kanban einsetzen, kann es schwierig werden, die verschiedenen Komponenten jedes Projekts und ihren aktuellen Status im Blick zu behalten.

Wie verwendet man ein Portfolio-Board zur Aufschlüsselung von Projekten?

Das Projekt-Portfolio-Board ist ein separates Board, auf dem nur große Arbeitsvorhaben abgebildet werden. Diese Projekte werden dann in kleinere, untergeordnete Arbeitselemente aufgeteilt. Je nach Verantwortlichkeit werden diese auf den jeweiligen Team-Boards platziert und mit der übergeordneten Initiative auf dem Portfolio-Board verknüpft.

Schauen wir uns an, wie das in der Praxis funktioniert.

Darstellung eines Portfolio-Boards in Businessmap

Wie Sie im obigen Bild sehen können, lässt sich Arbeit über zwei oder mehr Ebenen hinweg mithilfe miteinander verknüpfter Boards visualisieren. So werden die notwendigen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projektkomponenten sichtbar gemacht, was die Ausrichtung der Teams auf gemeinsame Ziele sicherstellt.

Wenn strategische Ziele auf einem separaten Board visualisiert werden, lässt sich auf einen Blick erkennen, welche bereits gestartet oder abgeschlossen wurden. Gleichzeitig erleichtert ein strategisches Board das Verfolgen aller laufenden Projekte innerhalb einer Abteilung oder sogar im gesamten Unternehmen erheblich.

Letztlich entsteht durch die Visualisierung Ihres Projektportfolios – inklusive Initiativen, Produkten usw. – und deren Zerlegung in kleinere Komponenten bis hin zu einzelnen Aufgaben ein End-to-End-Visualisierungsfluss. Dieser lässt sich bei Bedarf auf die gesamte Organisation ausweiten.

Wie Sie Kanban für Planung, Priorisierung und Nachverfolgung nutzen

Planung ist entscheidend für den Projekterfolg. Doch wie kann Kanban dabei helfen?

Planung im Kanban-Projektmanagement

Auch wenn Kanban für seine Flexibilität bekannt ist, erkennt die Methode an, dass Planung ein essenzieller Bestandteil jedes Managementansatzes ist – und bietet dafür einen leichtgewichtigen, agilen Ansatz.

Zunächst benötigen Sie ein Kanban-Projektboard, das die einzelnen Projektkomponenten enthält, um die Planung umzusetzen.

Projektplanung mithilfe des Backlog-Bereichs auf einem Projektboard in Businessmap

Fokus auf den ganz linken Bereich des Boards – den Backlog. Dieser enthält Projekte oder Arbeitselemente, die noch nicht gestartet wurden.

Wie im Bild oben dargestellt, bildet die Backlog-Spalte eine Art umgekehrte Zeitachse – je weiter links ein Element steht, desto weiter in der Zukunft ist es geplant.

Ein Arbeitselement in der Spalte „Q1“ bedeutet zum Beispiel, dass es bis Ende März abgeschlossen sein soll.

Planung kann jedoch auf mehreren Ebenen stattfinden. In den meisten Organisationen gibt es sowohl Portfolio-Pläne als auch Team-Pläne – und genau hier kommt Businessmap als echter Game-Changer ins Spiel.

Strategische Planungsebene

Strategische Projekte oder Initiativen lassen sich mithilfe des Initiativen-Workflows planen. In Kombination mit der interaktiven Zeitachse von Businessmap können Sie Ihre Portfolio-Initiativen strukturiert organisieren und visualisieren.

Die Planning View-Funktion in Businessmap lässt sich als eine Art Gantt-Diagramm verstehen, mit dem Sie künftige Arbeiten kapazitätsbasiert planen, bestehende Projekte überprüfen oder die Dauer Ihrer Initiativen flexibel anpassen können.

Unten sehen Sie ein Beispiel für strategische Planungen auf einem Kanban-Board dargestellt.

Strategische Planung mit der Planning View in Businessmap

Planung auf Teamebene

Auf Teamebene können Sie den Timeline-Workflow für die Projektplanung verwenden. Er hilft Teams, die aktuelle Situation jederzeit besser zu verstehen und entsprechend zu agieren.

Planung auf Teamebene mit einem Kanban-Board

Die Kanban-Methode stammt aus dem Lean Manufacturing und legt den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung – das gilt auch für die Planung. Sie sollte ein flexibler Prozess sein. Aktualisieren Sie das System regelmäßig, damit es der Realität entspricht. Versuchen Sie nicht, äußere Einflüsse zu ignorieren, nur um einem starren Plan zu folgen. Nutzen Sie ihn besser als Kompass, der Orientierung bietet, ohne starr vorzugeben, wohin es genau gehen muss.

Projekte Priorisieren

Die Einführung eines Pull-Systems ist entscheidend, um das volle Potenzial der Kanban-Methode auszuschöpfen. Um die Voraussetzungen für ein funktionierendes Pull-System zu schaffen, sollten Sie vermeiden, Ihrem Team Aufgaben zuzuweisen (Push-Prinzip). Natürlich sollten alle Aufgaben im Backlog gesammelt werden, aber das Ziel ist es, in regelmäßigen Auffüllsitzungen mit dem Team gemeinsam zu entscheiden, wer was übernehmen kann – ohne Überlastung zu riskieren.

Sobald ein Teammitglied mit den entsprechenden Fähigkeiten Kapazitäten hat, kann es eigenständig neue Aufgaben starten oder in Arbeit nehmen.

Als Faustregel gilt: Je weiter oben eine Karte auf dem Board platziert ist, desto höher ist ihre Priorität.

Zusätzlich können Sie Swimlanes verwenden, um Aufgaben weiter zu priorisieren – z. B. in den Kategorien: Eilige Priorität, Standardpriorität und Niedrige Priorität.

Priorisierung von Aufgaben auf einem Projekt-Board in Businessmap

Der Kanban-Priorisierungsprozess stellt sicher, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.

3 Diagramme für die Projektverfolgung und -prognose mit Kanban

In Kanban gibt es verschiedene Tools und Diagramme, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen und fundierte Projektprognosen erstellen können. Hier ist ein kurzer Überblick über drei essenzielle Werkzeuge:

1. Kumulatives Flussdiagramm (Cumulative Flow Diagram – CFD)

Das kumulative Flussdiagramm bietet Ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen Ihres Workflows:

• Durchlaufzeit (Cycle Time) – der horizontale Abstand zwischen den Spalten
• Work in Progress (WIP) – der vertikale Abstand zwischen den Spalten
• Durchsatz (Throughput) – die Steigung der Linien im Diagramm

Kumulatives Flussdiagramm

Diese Kennzahlen helfen Ihnen dabei, die Anzahl paralleler Aufgaben zu steuern und Überlastungen im Team zu vermeiden.

2. Cycle Time Scatter Plot

Mit diesem Diagramm überwachen Sie alle erledigten Aufgaben, analysieren ihre Durchlaufzeit und erkennen Trends in der Team-Performance über die Zeit.

Außerdem können Sie herausfinden, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen wurden, und Wahrscheinlichkeiten berechnen, wann ähnliche Aufgaben in Zukunft abgeschlossen sein könnten.

Cycle Time Scatter Plot

3. Monte-Carlo-Simulationen

„Wann wird es fertig sein?“ – Ist das nicht eine der häufigsten Fragen im Projektmanagement? Leider gibt es selten eine klare Antwort darauf.

Die gute Nachricht: Mit entsprechender Portfolio-Management-Software können Sie dieses Problem lösen. Monte-Carlo-Simulationen basieren auf den historischen Daten Ihres Workflows. So können Sie vorhersagen, wie viele Aufgaben bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein könnten – samt Eintrittswahrscheinlichkeit.

Monte Carlo „When“-Simulation

Wir empfehlen Ihnen, Kanban-Projektmanagement-Tools mit dieser leistungsstarken Funktion auszuprobieren – der Unterschied wird deutlich spürbar sein.

„Stop starting and start finishing“

Ein zentraler Erfolgsfaktor im Kanban-Projektmanagement ist der Fokus auf das Abschließen von Aufgaben statt auf das ständige Starten neuer Aufgaben. Wie das Kanban-Credo sagt:„Stop starting and start finishing“. Am Ende des Tages geht es darum, die Effizienz Ihrer Organisation zu steigern, pünktlich zu liefern und so die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen.

Und denken Sie daran: Selbst wenn es nicht auf Anhieb klappt – es geht um kontinuierliche Verbesserung.