„Wie ist der Status?“, „Wann ist das erledigt?“ – das sind die wichtigsten Fragen, die Produkt- und Projektmanager immer wieder hören. So wichtig sie auch sein mögen, ist deren Beantwortung mit harten Fakten besonders bei großen Projekten sehr schwer.
Wenn wir unter Zeitdruck gesetzt werden, fallen wir wieder zu den alten Methoden zurück, erarbeiten Pläne und zwängen Menschen dort hinein. Unsere Pläne scheitern Tag für Tag, wir aktualisieren sie und üben dann mehr Druck auf die Teams aus. Alle fangen immer mehr Arbeit an und versuchen, das Unmögliche zu erreichen.
Erst, wenn es viel zu spät ist, erkennen wir, dass wir ziemlich viel Chaos angerichtet haben und wir keine Ahnung haben, wie der Stand der Dinge ist. Dann bekommt das Führungsteam in der Regel eine Schulung und erfährt von Lean, Kanban, Portfolio-Kanban, Portfolio-Management und so weiter.
Wie wird der Status in einem traditionellen Portfolio-Managementsystem nachverfolgt?
Im traditionellen Projektmanagementansatz und sogar in einigen der agilen Frameworks wird der Status eines Projektportfolios mit einer Reihe von Diagrammen und Berichten verfolgt, z. B. Burn-Down-Diagrammen, Projektblasendiagrammen, Gantt-Diagrammen, usw..
Sie alle beruhen jedoch auf einer grundfalschen Annahme, die sie meistens nutzlos macht. Wir nehmen an, dass wir abschätzen können, wie viel Zeit Arbeitsaufgaben in der Zukunft benötigen.
Alle Tools und Praktiken für das Portfolio-Management basieren auf Schätzungen. Ob es einem gefällt oder nicht, die Schätzung ist immer ungenau, zumindest wenn wir über Wissensarbeit sprechen. Je komplexer das Projekt ist, desto ungenauer wird die Schätzung.
Wenn die Schätzung nicht genau ist und praktisch nie richtig sein kann, stecken wir doch in einer Sackgasse. Warum machen wir das dann überhaupt?
Die einfache Antwort auf diese Frage: Zur Budgetkalkulation für ein Projekt wollen wir zuerst den Umfang und den Zeitrahmen herausfinden. Deshalb versuchen wir wochenlang, jede Anforderung abzuschätzen, die uns helfen würde, die trügerische Klarheit darüber zu schaffen, „wann die Dinge erledigt werden“.
Wenn dann Budget und Arbeitsaufwand „bekannt“ sind, können wir den Zeitplan vorbereiten und das Projekt unserem Portfolio-Überwachungssystem hinzufügen. Wenn die Arbeitsaufgaben weniger als die von uns geschätzte Zeit benötigen, ist alles in Ordnung.
Wenn sie allerdings mehr Zeit in Anspruch nehmen (was der übliche Fall ist) schalten wir erst auf Gelb und dann auf Rot. Dann kommt das „Wir sind nicht pünktlich“ und dann arbeiten alle am Wochenende und versuchen, das Unmögliche zu erreichen.
Wir müssen etwas ändern
Das können Sie alles vergessen. Anstatt sich an ein Projekt mit festem Umfang, Zeitrahmen und Budget zu binden, können Sie sich auf einen kürzeren Zeitraum festlegen und sehen, wie viel Arbeit Sie erledigen können. Anhand Ihrer tatsächlichen Ergebnisse können Sie dann prognostizieren, wie viel Zeit Sie für das gesamte Projekt benötigen. Wenn Sie diese Informationen haben, können Sie auch die Kosten berechnen.
Das ist leichter gesagt als getan, weil es Verständnis vom Anbieter und vom Kunden, erfordert, aber es ist der einzig vernünftige Weg, ein Projekt mit vielen Unbekannten zu planen. Dieser Ansatz schützt übrigens beide Seiten. Sehen wir uns an, wie das möglich ist.
Angenommen, Sie haben ein großes Projekt, das auf ungefähr 25 Monate geschätzt wird. Sie bieten dem Kunden an, fünf Monate am Projekt zu arbeiten und verbrauchen ein Fünftel des Budgets (das kann variieren). Nach Ablauf der fünf Monate können Sie Folgendes überprüfen:
- Haben Sie etwa ein Fünftel der Arbeit (am Anfang ist man immer etwas langsamer)?
- Haben Sie tatsächlich ein Fünftel des Budgets verbraucht?
- Gibt es neue Risiken, von denen Sie am Anfang gar nichts wussten?
- Ist dieses Projekt für den Kunden noch interessant? Vielleicht hat sich der Markt verändert?
Wenn Sie wirklich gut schätzen könnten, wären Sie von Anfang an genau auf dem richtigen Weg. Da dies nicht der Fall sein wird, müssen Sie mit dem Kunden Optionen abwägen. Zum Beispiel können Sie dem Kunden sagen, dass Ihre ursprüngliche Schätzung völlig falsch war und Sie das doppelte Budget benötigen, um das Projekt zu liefern.
Entweder akzeptiert der Kunde (und erhält am Ende ein funktionierendes Produkt), lehnt ab (und spart 4/5 des Budgets, das sonst verloren gegangen wäre) oder schlägt Änderungen am Umfang vor. Schützt diese Vorgehensweise nicht beide Seiten? Gut, 1/5 des Budgets können dabei versenkt werden, aber das ist besser, als alles zu verschwenden.
Aber woher wissen Sie, wie viel Zeit Sie brauchen? Wenn Sie linear planen, geraten Sie in Schwierigkeiten. Darum brauchen Sie ein ausgefeiltes Verfahren. Hier kommt Ihre Software ins Spiel.
Portfolio-Kanban-Software und Monte-Carlo-Prognose
Ein großer Vorteil von Portfolio-Kanban-Software besteht darin, dass Sie mithilfe statistischer Analysen, z. B. Monte-Carlo-Simulationen, prognostizieren können, wie viel Arbeit Sie in einem bestimmten Zeitraum leisten können.
Diese Analyse basiert auf Ihren historischen Daten und überraschenderweise brauchen Sie nicht viel davon, um loszulegen. Natürlich: Je mehr Daten Sie haben, desto besser ist die Prognose, aber selbst 20 bis 30 abgeschlossene Aufgaben sind für den Anfang mehr als genug.
Ein wichtiger Hinweis: Sie können nur mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit prognostizieren. Wir müssen einfach akzeptieren, dass wir nicht in einer deterministischen Welt leben. Es ist Zeit, dass wir eine probabilistische Sicht im Projektmanagement entwickeln. Jedes Mal, wenn wir einen Termin festlegen, sollten wir ihn mit einer Wahrscheinlichkeit verknüpfen.
Zum Beispiel sollten wir nicht behaupten, dass unser Projekt bis zum 20. November abgeschlossen sein wird. Wir sollten stattdessen sagen: „Es besteht eine Wahrscheinlichkeit von 85 %, dass wir dieses Projekt bis zum 20. November abschließen“. Dann ist es direkt eine ganz andere Ansage.
Wir kommen zum wichtigsten Teil. Wie funktioniert der Prognoseprozess? Eigentlich bestechend einfach, fast schon zu einfach:
- Sie öffnen Ihr Kanban-Board und zählen nach, wie viele Arbeitsaufgaben Sie im Backlog haben.
- Sie gehen zu Ihrem Analyse-Tool und geben diese Zahl in der Monte-Carlo-Simulation ein.
- Die Simulation zeigt das erwartete Datum mit einer gegebenen Wahrscheinlichkeit an (bevorzugt 85 % oder 95 %).
Es ist schwer zu glauben, dass so etwas funktionieren kann, aber das tut es nun einmal. Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, starten Sie die kostenlose Testversion von Kanbanize by Businessmap.
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In Summary
Prognosen auf Portfolio-Ebene sind möglich, wenn:
- Sie kürzere Projekte oder Iterationen einrichten
- Sie einen Flow-basierten Ansatz wie Kanban auf Team- und Portfolio-Ebene implementieren
- Sie einige historische Daten haben, auf denen Sie Ihre Prognosen aufbauen können
