Einen Agilen Prozessablauf Bauen: Ein Umfassender Leitfaden

In jedem Unternehmen gibt es definierte Prozesse für die Verwaltung von Projekten, das Abschließen von Arbeiten und die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden. Aufgrund des dynamischen Betriebsumfelds heutzutage müssen Unternehmen strukturierte Arbeitsprozesse erstellen, die sich leicht verfolgen lassen, sich an aufkommende Veränderungen anpassen können und offen sind für laufende Verbesserungen.

Deshalb setzen wir auf einen agilen Ansatz in unserem Arbeitsablauf mit einem Fokus auf das Managen des Arbeitsflusses, das schnelle Einholen von internem/externem Feedback und die Visualisierung der Arbeit, um den Projektfortschritt leicht nachverfolgen zu können.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie auch Sie die Grundlagen für Ihren agilen Workflow schaffen können.

Agiler vs. Traditioneller Projekt-Workflow

Um besser zu verstehen, was ein agiler Workflow ist, können wir uns ansehen, wie er sich von der üblichen Art von Arbeitsprozessverwaltung unterscheidet.

Traditionellerweise wird Arbeit als aufeinanderfolgender, linearer Prozess betrachtet, der aus verschiedenen Phasen besteht. Keine dieser Phasen setzt ein, wenn die vorangehende Phase noch nicht abgeschlossen ist. Dies wird im Projektmanagement auch als „Wasserfall“-Ansatz bezeichnet.

Das Hauptproblem wird hier dann sichtbar, wenn eine Änderung der Anforderungen oder eine neue Anfrage auftaucht. Dies wird auch „Scope Creep“ im traditionellen Projektmanagement genannt, also ein schleichender Zuwachs von Inhalten und Umfang eines Projekts. Um den Anforderungen der Kunden nachzukommen, müssen Teams langwierige Änderungsverfahren durchlaufen, die eine gefühlte Ewigkeit dauern können. Sobald die Änderung bewilligt ist, muss das Team oft zurückgehen, seine Arbeit rückgängig machen und anschließend erneut ausführen. Dies hat meist enorme Projektverspätungen und hohe Kosten zur Folge.

Oft brauchen Projekte in einem Wissensarbeitsumfeld häufige Änderungen, weil das Ergebnis von Anfang an nur selten bekannt ist. Um die obenerwähnte Beschreibung zu vermeiden, schafft der agile Ansatz für Projektmanagement einen Workflow, der sich auf die kontinuierliche Lieferung kleinerer Arbeitsteile an den Kunden und auf die sofortige Einholung des Kundenfeedbacks konzentriert. Auf diese Weise kann sich Ihr Team auf aufkommende Veränderungen anpassen, die sich heutzutage in den meisten Wissensarbeitsprojekten unweigerlich ergeben.

Außerdem betont der agile Workflow die stärkere Sichtbarkeit der Art und Weise, wie die Arbeit verwaltet wird. So können Sie Probleme schnell erkennen und sie rechtzeitig beseitigen. Wenn Sie das mit der Vorstellung verbinden, die Größe der Arbeitsaufgaben zu verringern und den Markt häufiger zu beliefern, werden Sie in der Lage sein, einen wertbasierten Prozess zu schaffen, der den Kundenbedarf erfolgreich deckt.

Um all dies praktisch umzusetzen, müssen Sie zunächst einen Weg haben, um Ihre bestehenden Prozesse abzubilden, damit Sie sich auf Optimierungspotenzial vorbereiten und nach Verbesserungen suchen können. Dafür verwenden agile Teams ein Modell namens „Wertstromanalyse“.

Das Fundament legen für einen agilen Flow mit der Wertstromanalyse

Agile Prozessmodellierung, üblicherweise als Wertstromanalyse bekannt, ist ein Prozess aus dem Lean Management, mit dem Sie den Entwicklungszyklus eines Produkts bzw. einer Dienstleistung von Anfang bis Ende visualisieren können. Damit können Sie alle Phasen Ihres Arbeitsprozesses und der Aufgaben Ihres Teams abbilden.

Da das Endziel darin besteht, den Kunden laufend Wertbeiträge zu liefern, können Sie mithilfe der Wertstromanalyse sowohl wertschöpfende Aktivitäten in Ihrem Arbeitsprozess einsehen als auch jene, die Verschwendung verursachen.

Mit einer solchen Übersicht können Sie die unnötigen Aktivitäten in Ihrem Prozess beseitigen und den Workflow effizienter gestalten. Hier ist es allerdings wichtig, anzumerken, dass nicht alle Aktivitäten, die keinen Wertbeitrag liefern, auch wirklich eine Verschwendung sind. Schließlich könnten sie für die Gewährleistung der erfolgreichen Lieferung eines Produkts bzw. einer Dienstleistung (z.B. Qualitätssicherung) von Belang sein.

Den Wertstrom Ihres Teams zu analysieren, ist der erste Schritt, um einen agilen Prozessablauf zu schaffen. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitsprozess zu analysieren, aufkommende Prioritäten zu visualisieren, Probleme ausfindig zu machen und viel schneller auf sie zu reagieren. Die Idee dahinter ist es, die Grundlage zu schaffen und dann nach und nach in Ihrem Prozess Feedbackschleifen, Commitment Points (Zusagepunkte), Lean-/Agile-Metriken usw. einzubauen, die Ihren Workflow schlussendlich agiler machen.

Einen Wertstrom schaffen und einen Agilen Workflow praktisch umsetzen

Ein hervorragender Weg, um den Wertstrom Ihres Arbeitsprozesses zu analysieren und einen flexibleren Workflow zu schaffen, ist die Verwendung von agilen Management-Methoden wie Kanban.

Mit der Anwendung dieser Methoden können Sie Ihren Workflow effizienter gestalten, nämlich mit:

1. Transparenz
2. Anpassungsfähigkeit
3. Besserer Zusammenarbeit im Team

Schauen wir uns alle drei Aspekte ein wenig genauer an.

Transparenz

Für Kanban ist Sichtbarkeit grundlegend, daher ist einer der Hauptvorteile dieser Methode ein transparenter Arbeitsprozess, der auf einem Kanban-Board visualisiert wird. Hier können Sie auch die Technik der Wertstromanalyse praktisch einsetzen.

Fangen Sie dabei am besten klein an und halten Sie den Analyseprozess schlicht, ohne die Dinge unnötig kompliziert zu machen. Zu Beginn können Sie Ihren Workflow in drei Grundphasen einteilen: „Zu Erledigen“ (Arbeit, die erledigt werden muss), „In Bearbeitung“ (Arbeit, die gerade läuft) und „Erledigt“ (Arbeit, die abgeschlossen wurde).

Mit der Zeit und abhängig von Ihrem eigenen Arbeitsprozess können Sie anfangen, weitere passende Phasen (und untergeordnete Phasen) einzubauen, die den Flow Ihrer Aufgaben reflektieren.

Dies macht es möglich, die Arbeitsreifung zu verfolgen, zu sehen, wo das Tempo nachlässt und was der Grund sein könnte, dass der Arbeitsfluss blockiert ist. Wenn Sie das im Hinterkopf behalten, können Sie die notwendigen Schritte einleiten, um die Einführung und den Abschluss von Aufgaben in und aus Ihrem System hinaus so glatt wie möglich zu gestalten.

Dabei ist es grundlegend, Ihren Workflow zu visualisieren, wenn es darum geht, Projekte der Wissensarbeit zu verwalten. Da das Endergebnis oft nicht greifbar ist, haben Sie so eine schnelle Möglichkeit, Probleme und Fehler an die Oberfläche zu bringen. In Folge verstärkt dies die Agilität Ihres Workflows, da Teams so in der Lage sind, ihren Flow von Aufgaben schnell umzuordnen und neu zu organisieren, um je nach Bedarf effizienter zu sein.

Anpassungsfähigkeit

Einer der Hauptprinzipien von Kanban lautet: „Fangen Sie dort an, wo Sie sich gerade befinden“. Mit anderen Worten sollten Sie Ihren aktuellen Arbeitsprozess respektieren und ihn nach und nach weiterentwickeln, anstatt revolutionäre Veränderungen anzustreben.
Wenn Sie darüber nachdenken, bietet das Ihrem Workflow mehr Flexibilität, weil Sie dadurch den bereits bestehenden Prozess nicht gleich stören. Stattdessen nehmen Sie eine kleine Verbesserung nach der anderen vor. Auf diese Weise haben Sie mehr Freiheiten, Ihren Prozess auf der Grundlage bewährter Kanban-Praktiken zu gestalten, darunter auch Ihre spezifische Art und Weise, Projekte umzusetzen.

Darüber hinaus kann Ihr Team mit Kanban besser auf ein sich änderndes Umfeld reagieren. Da die Arbeit visuell dargestellt wird, ist auch die Kommunikation mit Kunden transparenter. Durch den Gebrauch von gemeinsamen Boards, Backlogs und Kanban-Karten beispielsweise können Kunden sehen, was Sie als Nächstes in Planung haben. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, mit ihnen gemeinsam die Definition von „Erledigt“ zu klären und in Folge schnell mit Anpassungen an notwendigen Anforderungsänderungen zu reagieren, die im Zuge des Entwicklungszyklus auftauchen können.

Mit der Einführung von Commitment Points (Zusagepunkten) können Sie ebenfalls besser auf Kundenerwartungen reagieren. Beispielsweise können Sie am Kanban-Board Arbeitsphasen wie „Startbereit“ und „Lieferfertig“ (im unteren Bild „Einsatzbereit“ genannt) einbauen, die den Bereitschaftszustand Ihres Teams widerspiegeln. So kann es damit beginnen, an einer einzelnen Aufgabe zu arbeiten, und sie zugleich dem Kunden zur Überprüfung weiterleiten.

Sobald es eine Zusage für die Ausführung einer Arbeitsaufgabe gibt, stellt das den Punkt im Prozess dar, an dem man möglicherweise noch nicht genau sagen kann, wann sie geliefert wird. Aber je näher die Arbeitsaufgabe dem Commitment Point der Lieferung kommt, desto eher wird Ihr Team in der Lage sein, dem Kunden ein bestimmtes Lieferdatum mitzuteilen, ohne das von Anfang an tun zu müssen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das Verspätungsrisiko zu verringern, realistischere Kundenerwartungen zu setzen und dann in der Lage zu sein, diese zu erfüllen.

Bessere Team-Zusammenarbeit

Ein wichtiger Vorteil von Kanban, der für einen agileren Flow-Prozess sorgt, ist die bessere Zusammenarbeit der Teams.

Sobald die Team-Mitglieder alle Aufgaben sowie ihren aktuellen Status auf einem Kanban-Board visualisieren, werden sie sehen, woran alle anderen Kollegen arbeiten. Dies trägt dazu bei, chaotische Zustände gering zu halten, alle auf den gleichen Kenntnisstand zu setzen und schließlich den Flow der Aufgaben durch das System hindurch zu beschleunigen.

Außerdem können Sie mithilfe des Kanban-Boards Ihren Arbeitsprozess klar definieren (d.h. deutlich kommunizieren). Alles, was Sie dafür praktisch tun müssen, ist, kurze Beschreibungen davon einzutragen, was in jeder Arbeitsphase erledigt werden muss. Auf diese Weise erhalten die Team-Mitglieder ein gemeinsames Verständnis von den Details, die für jeden Schritt im Prozess anfallen.

Im Allgemeinen bietet das Kanban-System mehr Freiheiten und gibt Team-Mitgliedern die Fähigkeit an die Hand, ihren Workflow zu analysieren und zu kontrollieren. Anders als der typische Push-Ansatz im traditionellen Projektmanagement, bei dem der „Chef“ Arbeit zuweist, beziehen die Team-Mitglieder ihre Aufgaben mit Kanban (Pull-Ansatz).

Dadurch wird ihnen ein Gefühl von Eigentum vermittelt, was sie wiederum dazu anregt, untereinander zu besprechen, wie sie die Arbeit erledigen können. Mithilfe dieser Diskussionen werden sie eher in der Lage sein, gemeinsam Probleme im Workflow zu entdecken, herauszufinden, wie sie damit umgehen können und schließlich den gesamten Arbeitsprozess verbessern.

Mit Ständigen Verbesserungen für einen Glatten Agilen Prozess-Flow Sorgen

Wenn Sie Ihre Arbeitsprozesse mit der Zeit immer weiter verbessern, werden Sie wahre Agilität erreichen, sich an aufkommende Veränderungen schneller anpassen und Ihren Kunden höherwertige Wertbeiträge liefern können.

Eine bewährte Praxis, um sich in einem agilen Umfeld ständigen Verbesserungen zu verschreiben, ist die Durchführung regelmäßiger Experimente und das Einsetzen häufiger Feedbackschleifen/Lernzyklen.

Laufendes Experimentieren

Wenn es um laufende Experimente geht, müssen wir auf Demming und seinen PDCA-Zyklus zu sprechen kommen, der die folgenden vier Schritte enthält:

• Plan (Planen)
• Do (Umsetzen)
• Check (Überprüfen)
• Act (Handeln)

Sollte es in Ihrem Workflow ein Problem geben, das zu Projektverspätungen, unzufriedenen Kunden usw. führt, können Sie wie folgt vorgehen:

• Das Problem identifizieren (Plan),
• Eine potenzielle Lösung ausprobieren (Do)
• Die Ergebnisse überprüfen (Check)
• Eine Lösung einsetzen, die erfolgreich ist (Act).

Hierzu sollte man anmerken, dass sich dieses Modell nicht nur auf Probleme und Fehler anwenden lässt. Eine bewährte Praxis von Agile ist es, regelmäßig den Prozess zu reflektieren und zu versuchen, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Sobald dies erledigt ist, können Sie kleinere Experimente durchführen, um herauszufinden, ob es sich lohnt, Änderungen vorzunehmen.

Um laufendes Experimentieren zu ermöglichen und den PDCA-Zyklus realistisch umzusetzen, können Sie erneut das Kanban-Board verwenden. Lassen Sie uns ein kurzes Beispiel für die Entwicklung dieses Artikels nehmen und wie wir es in unserem Unternehmen angehen.

Um den Artikel fertigzustellen, haben wir einen dafür zuständigen Workflow namens „Content Production“ erstellt. Darin durchläuft die Entwicklung dieses Inhalts mehrere Schritte (Spalten) auf dem Kanban-Board, bevor er seine endgültige Form erhält. Doch was ist, wenn wir feststellen, dass wir in letzter Zeit systematisch ineffizient arbeiten, wenn es darum geht, Inhalte zu produzieren?

In diesem Fall würden wir zuerst das Problem identifizieren und dann damit beginnen, in der Form eines Experiments eine potenzielle Lösung auszuprobieren. Dafür haben wir eine eigene Spalte (Arbeitsschritt) auf unserem Kanban-Board erstellt, den wir „Experiment im Gange“ genannt haben. Hier ist es wichtig, anzumerken, dass es sich dabei nicht um einen separaten Arbeitsschritt in unserem Prozess handelt, da wir darin keinen aktiven Wertbeitrag liefern. Stattdessen definieren wir diesen Schritt als „Warteschlange“ und verwenden ihn dafür, jegliche Experimente zu verfolgen, die unseren Workflow verbessern könnten.

Im nächsten Schritt würden wir die Ergebnisse überprüfen und feststellen, ob das Experiment erfolgreich war. So wird unser Workflow kontinuierlich verbessert, es reagiert schneller auf aufkommende Probleme und bleibt agil.

Verwenden Sie Feedbackschleifen und Analysieren Sie Ihre Workflow-Effizienz

Häufige Feedbackschleifen sind ein wesentlicher Bestandteil von agilem Projektmanagement. Sie stellen Meetings als Reflexionspunkte dar, in denen Team-Mitglieder den Prozess analysieren und potenzielle Verbesserungen miteinander besprechen.

In Kanban bezeichnen wir einen solchen Reflexionspunkt als Service Delivery Review. Darin besprechen wir alles, was sich auf unserem Kanban-Board seit unserem letzten Treffen ergeben hat, und messen die Effizienz unserer Arbeitsprozesse mit einer Reihe von agilen Flussdiagrammen und Grafiken. In Wirklichkeit nutzen wir häufig speziell das Kumulative Flussdiagramm, welches uns hilft zu verfolgen, wie unsere Arbeitselemente vom Konzept bis zur Umsetzung fließen.

Aufgrund dessen sind wir mit dem Werkzeug ausgestattet, um die Stabilität unseres Dienstlieferungsprozesses zu messen und bei Bedarf schnell präventiv anstatt korrektiv zu handeln. Dieser Ansatz sorgt für laufende Verfeinerungen unseres Workflows und erlaubt uns, unseren Kunden in häufigen Abständen die bestmöglichen Lösungen zu bieten.

In Summary

Mit der Erstellung eines agilen Workflows sind Sie in der Lage, sich an aufkommende Veränderungen anzupassen und dafür zu sorgen, dass Projekte erfolgreich an den Markt gebracht werden. Um einen glatten, agilen Flow zu erschaffen, müssen Sie zunächst Ihre bestehenden Prozesse überprüfen und sich dann vornehmen, sie laufend zu verbessern.

Dies kann mithilfe einer agilen Management-Methode wie Kanban umgesetzt werden. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihren Workflow mit mehr Agilität und Effizienz zu versorgen, nämlich mithilfe von:

• Transparenz
• Anpassungsfähigkeit
• Besserer Zusammenarbeit im Team