Algumas atualizações de produto são especialmente importantes porque resolvem problemas que os clientes apontam há muito tempo. O Businessmap Form Builder integrado e potencializado por IA é uma delas e representa um marco que tanto nossa equipe quanto nossos clientes aguardavam com expectativa.
O que torna esse recurso tão interessante é a rapidez com que seu valor se torna perceptível. Agora, você pode enviar uma solicitação para nossa equipe de DevOps por meio de um formulário simples, sem precisar procurar o quadro correto, criar um card manualmente ou se perguntar se incluiu todas as informações necessárias. Você pode até descrever sua solicitação para o assistente de IA e deixar que ele sugira as respostas, em vez de preencher cada campo individualmente.
Esse pequeno exemplo do dia a dia representa uma oportunidade muito maior. O Businessmap Form Builder mostra como a automação de fluxos de trabalho pode padronizar a forma como as demandas entram em uma organização, reduzir atrasos causados pela falta de informações e transformar cada solicitação em uma tarefa estruturada e pronta para execução.
O que é automação de fluxos de trabalho baseada em formulários?
A automação de fluxos de trabalho baseada em formulários utiliza formulários digitais para coletar informações padronizadas e encaminhá-las diretamente para um processo de trabalho definido.
Um formulário online básico apenas armazena respostas. Um formulário conectado a um fluxo de trabalho vai além: ele transforma a resposta em um item de trabalho que as equipes podem classificar, atribuir, priorizar, acompanhar e incluir em relatórios.
O fluxo funciona assim:
Isso é fundamental porque a automação depende de informações de entrada consistentes. Uma regra de automação não consegue encaminhar uma solicitação de forma confiável quando informações como tipo de solicitação, prioridade, responsável ou impacto para o negócio estão ausentes.
Como o Businessmap Form Builder conecta a entrada de demandas à execução
O Businessmap Form Builder cria um ponto de entrada controlado para um fluxo de trabalho existente.
Cada envio realizado com sucesso se transforma em uma tarefa rastreável que as equipes podem gerenciar durante todo o processo. Isso elimina diversas etapas manuais.
Imagine que uma equipe de engenharia precise do suporte da equipe de design para uma nova página de configurações de um produto. A equipe de engenharia não precisa:
- entender o processo interno dos designers;
- criar uma tarefa ou projeto para eles, manualmente ou por meio de uma regra de automação;
- saber quais campos internos a equipe de design utiliza.
Ela precisa apenas descrever claramente a solicitação por meio do formulário.
A equipe de design recebe, desde o início, um trabalho estruturado e acionável no local correto do fluxo de trabalho. Isso reduz ciclos de esclarecimento e ajuda as duas equipes a alinhar o que é necessário antes mesmo de o trabalho de design começar.
Businessmap Form Builder exibindo os campos de um formulário de entrada de projetos.
Saiba como criar, configurar, ativar, compartilhar e gerenciar formulários: Como usar o Form Builder na Businessmap
Veja o Form Builder na prática
O passo a passo a seguir mostra como criar formulários do zero, a partir de templates ou com IA, além de transformar automaticamente cada envio em um card da Businessmap encaminhado para o local correto.
Como usar o Form Builder para entrada de demandas
Quais tipos de fluxos de trabalho podem ser automatizados com formulários?
Os formulários funcionam melhor em processos repetitivos que começam com uma solicitação e exigem informações específicas antes que alguém possa agir.
O formulário padroniza a maneira como o trabalho entra no processo. O quadro e seu fluxo de trabalho gerenciam o que acontece a partir daí.
Como a IA apoia a automação de fluxos de trabalho baseada em formulários?
A IA pode reduzir o esforço necessário para criar, encontrar e preencher formulários.
Um Administrador ou Membro da Businessmap pode descrever o processo de entrada de demandas necessário, e a plataforma pode sugerir uma estrutura de formulário. Por exemplo, um prompt para criar um formulário de solicitação de acesso a software pode gerar campos relacionados ao aplicativo solicitado, nível de acesso, justificativa de negócio, urgência e aprovação.
O responsável pela criação pode revisar a sugestão, ajustar os campos, conectar o formulário ao quadro correto e ativá-lo.
A IA também pode ajudar você a encontrar o formulário adequado. Em vez de pesquisar em uma longa lista, a pessoa pode simplesmente descrever o que precisa e receber uma recomendação relevante.
Quando o preenchimento de formulários assistido por IA está habilitado, você pode descrever sua solicitação em linguagem natural e receber sugestões para os valores dos campos. Você continua responsável por revisar as informações e enviar o formulário. A IA não envia solicitações automaticamente nem preenche campos de anexos.
Esse equilíbrio reduz a fricção sem retirar o controle humano sobre o processo.
Casos de uso de automação de fluxos de trabalho com formulários
Exemplo 1: automação da entrada de projetos no PMO
Um PMO frequentemente recebe propostas de projetos em diferentes formatos e com níveis variados de detalhamento. Um patrocinador envia um business case detalhado. Outro envia um e-mail curto, sem estimativa de custos, objetivo estratégico ou necessidades de recursos.
Essa inconsistência dificulta uma comparação objetiva entre as propostas.
Um formulário de entrada de projetos pode coletar as mesmas informações essenciais para a tomada de decisão em todas as propostas:
- problema ou oportunidade de negócio
- objetivo estratégico
- valor esperado
- custo estimado
- recursos necessários
- dependências
- riscos
- datas previstas
- patrocinador executivo
Após o envio, a Businessmap cria um card no fluxo de entrada de projetos do PMO. A proposta pode então avançar pelas etapas de qualificação, avaliação, aprovação, priorização e planejamento.
O resultado é um processo de entrada de demandas repetível e padronizado, que fornece às lideranças de portfólio dados comparáveis e um pipeline visível dos trabalhos propostos.
Exemplo 2: automação de solicitações de mudança
Solicitações de mudança frequentemente chegam por meio de reuniões, comentários ou mensagens privadas. Isso gera ambiguidades sobre o que foi solicitado, por que a mudança é importante e quem a aprovou.
Um formulário estruturado de solicitação de mudança pode coletar:
- projeto afetado
- descrição da mudança proposta
- justificativa de negócio
- impacto no escopo
- impacto no orçamento
- impacto no cronograma
- urgência
- documentos de apoio
- aprovação necessária
O envio se transforma em um card dentro de um fluxo de controle de mudanças, no qual as pessoas responsáveis podem avaliar, aprovar, rejeitar ou devolver a solicitação para esclarecimentos.
O formulário não substitui o julgamento da gestão. Ele simplesmente automatiza a coleta, validação, criação e o encaminhamento inicial da solicitação para que os tomadores de decisão possam concentrar sua atenção na decisão em si.
Exemplo 3: automação de solicitações de compras
Os processos de compras ficam mais lentos quando as equipes enviam solicitações por e-mail, chats ou planilhas incompletas.
Um formulário padronizado de solicitação de compras pode coletar:
- item ou serviço solicitado
- custo estimado
- informações do fornecedor
- justificativa de negócio
- data de entrega
- responsável pelo orçamento
- documentos de apoio
Campos condicionais podem solicitar aprovações adicionais quando a compra ultrapassa determinado valor. Campos obrigatórios impedem que os colaboradores enviem solicitações sem as informações necessárias para que a equipe de compras possa analisá-las.
Dentro da Businessmap, cada envio pode criar um card de solicitação de compra no fluxo de trabalho correto. Isso oferece à equipe de compras uma fila clara e rastreável de solicitações, em vez de mensagens dispersas e acompanhamentos manuais.
O que mais você pode fazer com formulários de automação de fluxos de trabalho na Businessmap?
A Businessmap não deixa as respostas dos formulários armazenadas em um banco de dados isolado. Cada envio se transforma em um card, e esses cards podem ser visualizados juntamente com outros trabalhos dentro da plataforma.
Você pode incorporar um formulário ativo em um dashboard dedicado por meio de um widget de formulário, mantendo o envio e o monitoramento das solicitações no mesmo ambiente. Também é possível adicionar seus formulários a um whiteboard compartilhado.
Isso cria uma linha contínua entre a solicitação original e as conversas e decisões que orientam a execução do trabalho.
Visualize trabalhos criados por formulários
Este vídeo mostra como as equipes podem visualizar os cards criados por meio de formulários nos Dashboards e Whiteboards da Businessmap.
Como visualizar envios de formulários em Dashboards e Whiteboards
Perguntas frequentes
Posso restringir quem pode criar ou publicar formulários?
Sim. Apenas usuários com as funções de Administrador ou Membro podem criar, editar e gerenciar formulários. Os respondentes podem enviar solicitações, enquanto usuários com função de Visualizador possuem acesso somente para leitura.
Os usuários podem acompanhar solicitações após enviar um formulário?
Sim. Os usuários podem acompanhar seus envios e visualizar o status atual do card, os valores enviados e os comentários.
Um único formulário pode encaminhar cards para vários quadros?
Cada formulário é conectado a um único quadro, fluxo de trabalho, coluna e raia. Você pode criar formulários separados quando as solicitações precisarem ser encaminhadas para destinos diferentes.
Posso criar formulários diferentes para países ou localidades?
Sim. As equipes podem criar formulários separados com instruções, campos, valores padrão e destinos de fluxo de trabalho específicos para cada localidade.
Preciso adquirir o Form Builder separadamente?
Não. O Form Builder está disponível para clientes da Businessmap sem custo adicional e não exige nenhum add-on.
Transforme cada solicitação em trabalho pronto para execução.
Comece a criar seu primeiro formulário na Businessmap, sem custo adicional e sem necessidade de add-ons.
Iva Krasteva
Content Creator Expert | Agile Practitioner | Kanban Certified
Com experiência em Propriedade Intelectual, SEO, redação de conteúdo e treinamento em Lean, Agile e Kanban, Iva é uma entusiasta praticante ágil que abraça a colaboração e a flexibilidade em cada etapa. Impulsionada pela aprendizagem constante e pelo conhecimento, e fascinada pela criatividade das pessoas.
