Cómo implementar la metodología OKR: 4 reglas esenciales

Como la fuerza impulsora detrás de una empresa de ingeniería especializada en soluciones digitales de venta de billetes para el transporte público, apuntas alto: llevar tu negocio a la cima como el proveedor líder en todo el país. Imagina esto: reúnes a las tropas y presentas tu ambicioso roadmap de crecimiento.

Has compartido tu sueño: dominar el mercado nacional de sistemas de billetes para transporte público. ¡Gran primer paso! Pero ¿qué viene después? ¿Cómo puedes saber si estás en el camino correcto? ¿Cómo te aseguras de que esta misión resuene con tu equipo? ¿Cómo puede tu anuncio inicial evolucionar hacia una motivación genuina?

Gigantes tecnológicos como Google, LinkedIn y Uber han aprovechado el marco OKR (Objectives and Key Results) para establecer objetivos claros y medibles, monitorear el progreso y convertir sus grandes aspiraciones en realidad.

Profundicemos en cómo puedes implementar OKR para que funcionen y realmente destaquen dentro de tu organización.

¿Cómo implementar OKR? Los 4 pasos clave

Tener una visión clara, lograr que todos se alineen con la dirección, y medir y hacer seguimiento del progreso puede convertir una implementación inicial de OKR en una verdadera adopción del marco. Dominar los siguientes cuatro pasos fundamentales para el despliegue de OKR te ayudará a acelerar tu camino hacia el logro de objetivos. 

1. Tener una visión clara de la empresa
2. Crear OKR de forma colaborativa
3. Alinear con la visión
4. Reflexionar sobre el progreso

Paso 1: Establece una visión clara de la empresa: los OKR no reemplazan la estrategia

No hace falta decir que los métodos de gestión de objetivos solo pueden llevarte tan lejos como llegue tu comprensión de su propósito. Simplemente hacer algo no significa que lo hagas bien ni que te beneficies de hacerlo.

El marco Objectives and Key Results facilita establecer objetivos medibles y te ayuda a evaluar sus resultados; es una forma de acotar los esfuerzos según las prioridades correctas. Su propósito es apoyar tus esfuerzos para alcanzar tus objetivos, que deberían estar alineados con tu visión estratégica.

Pero no olvides que los OKR no reemplazan tu estrategia. Para una implementación exitosa, necesitas una dirección estratégica más amplia con la que las personas ya estén familiarizadas. Luego puedes pensar en el marco OKR como la fuerza impulsora que te ayuda a convertir objetivos estratégicos en victorias continuas que hacen avanzar a tu empresa.

La fortaleza de los OKR es que te permiten definir objetivos medibles y comunicarlos entre unidades de negocio. Esto empodera a equipos y departamentos para definir aún más sus OKR, contribuyendo a la visión de tu empresa.

Por lo tanto, empieza con la estrategia de tu empresa en la parte superior y permite que los OKR contribuyan a su ejecución de manera transparente e integral. Esto nos lleva al siguiente atributo crítico de una implementación de OKR.

Paso 2: Colabora al definir OKR 

La clave para una implementación exitosa de OKR también depende de la colaboración. Como resultado de la colaboración, te aseguras de que todas las ideas, prioridades y objetivos que definas estén alineados con los objetivos de la empresa.  

Un error común con los OKR es adoptar un enfoque de arriba hacia abajo, en el que los OKR se despliegan desde el nivel superior hacia los demás, aislados, y no se “imponen” ciegamente a los equipos. 

La colaboración también empodera a equipos individuales o grupos multifuncionales para desarrollar aún más sus propios OKR, si así lo desean. Sus objetivos pueden estar conectados de forma remota a los OKR de gestión o no estar conectados en absoluto. Lo importante es tener esos OKR a nivel de equipo/departamento sincronizados con los planes más amplios de la empresa, para que su progreso pueda impulsarte a seguir tu visión organizacional.

Paso 3: Apunta a la transparencia y la alineación con la visión de la empresa 

Además de definir objetivos claros y resultados medibles mientras colaboras, deberías hacer que los OKR resultantes sean transparentes. Tus OKR deberían hacer posible que todos vean de forma permanente cómo planeas alcanzar tu estrategia, entiendan los desafíos urgentes y sepan cómo contribuye cada equipo al “panorama general”.

Además, los objetivos claros y transparentes en toda la empresa te ayudarán a mejorar tu enfoque en lo que importa. Con esa visibilidad mejorada, también aumentan tus posibilidades de alinear todo el trabajo con las prioridades establecidas.

"What's more, OKRs were not private benchmarks shared only with managers. They were public knowledge,..You could even see Larry [Page] and Sergey's [Brin] OKRs" 

In the Plex: How Google Thinks, Works, and Shapes Our Lives, de Steven Levy

La visualización de OKR en el mundo real es alcanzable mediante simples plantillas de OKR usando hojas de cálculo, como hizo Google en 1999. Hoy, sin embargo, este enfoque puede volverse caótico rápidamente, especialmente cuando se habla de implementar OKR a mayor escala. Para hacerlo, necesitas una solución moderna de software OKR que aclare cómo se conectan diferentes OKR entre sí.

Usando Businessmap, por ejemplo, puedes establecer objetivos en un nivel superior, permitir que los equipos creen sus OKR contribuyentes y conectar los OKR de equipo con los OKR a nivel de empresa para crear una vista transparente del progreso de cada objetivo. Todo eso está disponible en una sola vista y es accesible para todos los colaboradores.

Conexión de los objetivos de la empresa con los objetivos de nivel de equipo

Paso 4: Reflexiona sobre el progreso de los OKR

"We do not learn from experience"...we learn from reflecting on experience." 

John Dewey, filósofo, autor y notable defensor de la teoría del pensamiento reflexivo

Definir objetivos claros y transparentes es una cara de la moneda. Monitorear su finalización mediante resultados medibles y reflexionar sobre los resultados es igualmente importante para el éxito de los OKR.

Evaluar resultados puede implicar calificar OKR y revisarlos en intervalos seleccionados. En Google, por ejemplo, las revisiones de OKR se celebran trimestralmente, mientras que los empleados entregan un informe de progreso a sus managers directos seis semanas después usando un sistema de escala de 0.0 a 1.0 para calificar sus OKR.

Puedes realizar tus check-ins de OKR semanal, mensual, trimestral o anualmente, siempre que sea una práctica regular. En Businessmap, incorporamos los check-ins de OKR en nuestra rutina habitual de cadencias Kanban. Semanalmente, celebramos reuniones de Service Delivery donde hacemos seguimiento del rendimiento del flujo de trabajo de nuestros equipos individuales y de los OKR a nivel de equipo. De esta manera, nos aseguramos de que los objetivos de nuestro equipo estén alineados con la dirección estratégica más amplia.

Algunos temas comunes que puedes abordar mientras reflexionas durante tus reuniones de revisión de OKR incluyen:

• ¿Cómo progresan tus objetivos en comparación con el trabajo real? ¿Van por buen camino?
• ¿Te estás enfocando en las prioridades correctas en el momento adecuado?
• ¿Cuáles son las lecciones aprendidas? ¿Qué puedes mejorar?

Además, el monitoreo de OKR está bien adaptado en algunos software OKR digitales modernos que usan percentiles o indicadores de color para reflejar el progreso de cada resultado clave y objetivo en tiempo real. De esta forma, siempre puedes estar al tanto del estado de avance hacia tus objetivos y usar esos datos durante tus reuniones de ciclo OKR.

Indicadores de progreso de objetivos y resultados clave

¿Cuál es la mejor práctica para implementar OKR?

La regla de talla única no aplica. Aquí hay algunas formas de implementar OKR según el tamaño de tu empresa, la receptividad de las personas y la participación del liderazgo. 

• Despliega los OKR gradualmente dentro de un solo equipo. Cualquier equipo puede ser el equipo piloto, ya sea el equipo de liderazgo, un equipo de producto, un equipo de ingeniería o un equipo de crecimiento. El objetivo del equipo piloto es implementar la metodología a pequeña escala antes de transferirla a campeones OKR para difundir el conocimiento en toda la organización. 
• Elige campeones OKR. Podrías elegir un grupo selecto de personas o una por cada equipo y crear un grupo multifuncional de defensores de OKR. El grupo aprenderá el marco de principio a fin y transferirá el conocimiento a sus respectivos compañeros. 
• Empieza con formación y coaching profundos. Muchas organizaciones y equipos deciden comenzar con formación en OKR para liderazgo y empleados. A través de talleres extensivos de OKR y coaching personal, puedes implementar procesos OKR con éxito y escalar la forma en que gestionas resultados en toda tu organización, mejorando las habilidades de definición de objetivos de tus colaboradores.
• Usa un formato inusual para inspirar la adopción. En 2018, el productor mundialmente reconocido de TED Talks se dio cuenta de que necesitaba una forma de establecer y seguir objetivos comunes de empresa. En su misión de difundir la palabra sobre OKR, la project manager Rose Kuo tuvo la idea de presentar el marco OKR haciendo una analogía con la obra maestra de El Principito. De una forma inspiradora, Kuo buscaba no solo hablar de crear objetivos y establecer métricas, sino más bien visualizar los OKR como una forma de inspirar a las personas a soñar en grande y con audacia. (Fuente: WhatMatters "OMG: When TED Adopted OKRs")

Construye una cultura OKR

Independientemente de si diriges un negocio local o una gran empresa, los OKR pueden convertirse en tu aliado para crear principios organizativos. Es un proceso y, como cualquier proceso, lleva tiempo, dedicación y trabajo. Al involucrar a todos tanto como sea posible, puedes fomentar el hábito de pensar en qué es realmente el éxito en tu contexto y, en última instancia, cambiar la mentalidad de outputs a outcomes. 

Implementar OKR puede ayudarte a involucrar a las personas y, sobre todo, empoderarlas para que superen su alcance mientras se mantienen en el mismo camino hacia los objetivos organizacionales.