CTT, die portugiesische Post, blickt auf eine einzigartige Geschichte zurück, die bis ins Jahr 1520 reicht: Damals gründete König Manuel I. den ersten öffentlichen Postdienst Portugals. Im Laufe der Jahrhunderte durchlief das Unternehmen zahlreiche Veränderungen – von der Zusammenlegung von Abteilungen Anfang des 20. Jahrhunderts bis zur Privatisierung im Jahr 2014. Heute steht CTT für Innovation in der Logistik und im digitalen Management. Mit der Banco CTT ist das Unternehmen auch im Bankwesen aktiv, und durch die Übernahme spezialisierter Unternehmen hat es sein Geschäft auf den Technologiebereich ausgeweitet.
CTT ist für seine Anpassungsfähigkeit und sein Engagement für Nachhaltigkeit bekannt und setzt gezielt moderne Lösungen ein, um komplexe Herausforderungen zu meistern. Mit der Einführung der Businessmap-Plattform begann vor Kurzem ein neues Kapitel, das die Position des Unternehmens als Vorreiter für agile Transformation und operative Effizienz festigt.
Die Implementierung wurde von einem hoch qualifizierten Team geleitet:
- Rui Saraiva: Chief Information Officer;
- Régis Borges Amorim: Director of Digital Experience and Head of Agile;
- César Ribeiro: Director of IT Governance and Portfolio;
- Ana Sofia Correia: Agile Coach und BMAP-Administratorin;
- Carlos Lopes Paz: Agile Coach und BMAP-Administrator;
- Artur Castro: Agile Coach;
- Cristina Robalo: Agile Coach;
- Paulo Costa: Head of Cloud and Tooling.
Mit dem Fokus auf Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung erzielte CTT bedeutende Ergebnisse.
Ein Weg geprägt von Innovation und Agilität
Mit der Einführung von Businessmap verfolgte CTT vor allem ein Ziel: die Abstimmung zwischen Strategie, Koordination und operativen Teams sicherzustellen. Zudem sollten Flow-Metriken die kontinuierliche Verbesserung vorantreiben und die Kosten für Schätzungen überflüssig machen – für mehr Effizienz und eine bessere Vernetzung der Teams. Régis betont:
„Wir wollten mehr als nur ein Tool – wir suchten einen echten Partner für unseren Transformationsprozess.“
Eine entscheidende Rolle spielten dabei die ersten Workshops des Agilitätsteams von CTT sowie die Schulungen durch Businessmap-Experten. In diesen Sessions lernten die Teams die Funktionen der Plattform praxisnah und gemeinsam kennen. Vermittelt wurde nicht nur der Umgang mit den verfügbaren Tools, sondern auch die Bedeutung von Praktiken wie der Organisation des Team-Workflows, expliziten Regeln und der Priorisierung von Aufgaben.
Ein wichtiger Fortschritt war die Möglichkeit, Engpässe im Workflow zu erkennen und proaktiv Gegenmaßnahmen zu ergreifen. So halfen individuelle Dashboards den Teams, die laufende Arbeit besser zu visualisieren und Engpässe sowie Warteschlangen in der Wissensarbeit zu erkennen, die zuvor unsichtbar waren.
Die Herausforderung: Fragmentiertes Management und keine verlässlichen Lieferprognosen
Vor der Implementierung stand CTT vor einer Reihe von Herausforderungen, die das Erreichen der Unternehmensziele erschwerten:
- Fehlende integrierte Metriken für das Flow-Management und statistische Prognosen (als Ersatz für klassische Schätzverfahren);
- Schwierigkeiten, Abhängigkeiten zwischen Teams sichtbar zu machen;
- Fragmentiertes Management auf strategischer, operativer und koordinierender Ebene;
- Fehlende Indikatoren für Planbarkeit und Alterung (Aging), was Feedbackzyklen und Verbesserungen erschwerte;
- Unzureichendes Management des WIP (Work in Progress) nach Abschnitten;
- Keine Möglichkeit, die Qualität der Informationen in Arbeitselementen zu prüfen – insbesondere bei Statuswechseln;
- Schwierigkeiten, OKRs direkt mit der operativen und taktischen Arbeit zu verknüpfen;
- Herausforderungen bei der Sicherstellung von Gateways (zur Gewährleistung von Qualität und Prozesskonformität) zwischen den Phasen von Initiativen und Portfolioprojekten.
Régis beschreibt diese Phase als kritisch:
„Unser größter Bedarf bestand darin, Planbarkeit und Klarheit in der Arbeit zu schaffen und von einem Push- zu einem Pull-Modell zu wechseln.“
Was sich verändert hat
Workshops und Schulungen etablierten neue Gewohnheiten – nicht nur Tool-Kenntnisse
Das interne Agile-Team von CTT führte die ersten Workshops durch, und das Professional-Services-Team von Businessmap bot praxisnahe Schulungen an. Die Teams lernten die Plattform kennen – und mit ihr die Praktiken dahinter: Workflows organisieren, Regeln explizit machen und Arbeit priorisieren.
Explizite Regeln für jeden Schritt
Jeder Workflow enthält heute explizite Regeln sowie Eingangs- und Ausgangskriterien für jede Phase. Die Teams sehen jeden Arbeitsschritt von der Idee bis zur Lieferung, und Arbeit kann erst weitergehen, wenn sie bereit ist. Allein dadurch stieg die Produktivität der operativen IT-Teams um 30 %.
Monte-Carlo-Prognosen statt Schätzungen
Statt jede Aufgabe zu schätzen, prognostizieren die Teams Liefertermine mit Monte-Carlo-Simulationen auf Basis ihrer realen Flow-Daten. Laut Agile Coach Carlos Lopes Paz hat das die Planungsmeetings grundlegend verändert: Die Teams verbringen weniger Zeit mit Schätzungen und haben mehr Raum für wertvollere Arbeit.
Darstellung einer Monte-Carlo-Simulation vom Typ „When“
Automatisierungen, die Fehler verhindern
Wiederkehrende Schritte sind automatisiert, etwa das Festlegen von Arbeitselementtypen, das Hinzufügen von Unteraufgaben und das Erstellen wiederkehrender Compliance- und Audit-Elemente. Diese fehlervermeidenden Automatisierungen reduzieren Fehler, halten die Arbeit innerhalb der Teamkapazität und verankern gesetzliche Anforderungen direkt im Workflow.
Verschiedene Arbeitstypen in Businessmap definieren
OKRs mit den Team-Boards verknüpft
Die OKRs des Unternehmens befinden sich heute auf denselben Boards wie die Arbeit, mit der sie erreicht werden. Operative Teams sehen in Echtzeit, wie ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt, und die Führungskräfte priorisieren auf Grundlage dieser Ziele.
Ziele auf einem Whiteboard visualisieren und mit Teamzielen verknüpfen
Wirkung auf Kunden- und Teamerlebnis
Die Transparenz durch Businessmap führte zu spürbaren Verbesserungen für interne wie externe Kunden. Das Tool ermöglichte eine effizientere Überprüfung der laufenden Arbeit und erleichterte Anpassungen. Im Feedback der Teams stachen besonders hervor: mehr Klarheit bei Prioritäten, weniger Druck und Stress im Arbeitsumfeld sowie eine deutlich geringere kognitive Belastung. Diese war zuvor durch den ständigen Zustrom neuer Anfragen entstanden – und durch die Schwierigkeit, sie auf der bisherigen Plattform zu organisieren und mit der Strategie zu verknüpfen.
Die Ergebnisse: Schnellere und planbarere Lieferungen in der gesamten IT
In den ersten Monaten mit Businessmap erreichte die IT-Abteilung von CTT Folgendes:
- Lead Time von 120 auf 63 Tage gesenkt – im Durchschnitt über alle Projekte.
- 30 % höhere Produktivität in den operativen IT-Teams nach Einführung expliziter Regeln.
- 55 % weniger Elemente in Warteschlangen nach Einführung der Flow-Steuerungsstrategie Drum-Buffer-Rope.
- 15–17 % höherer Durchsatz in den reifsten Teams.
- Geringere Kosten, da zeitaufwendige Schätzungen durch Prognosen ersetzt wurden.
- Höhere interne Kundenzufriedenheit. In Umfragen bewerteten andere Abteilungen den Service der IT besser, und die Teams berichten von klareren Prioritäten und weniger Stress.
Warum Businessmap?
Die Entscheidung für Businessmap war das Ergebnis einer detaillierten Analyse der Anforderungen des Unternehmens und der am Markt verfügbaren Lösungen. Den Ausschlag gab die Fähigkeit der Plattform, Planbarkeit und detaillierte Erkenntnisse zu liefern.
Darüber hinaus erleichterte die intuitive Benutzeroberfläche den Teams die Umstellung, während der persönliche Support für einen reibungslosen Übergang sorgte. Ein weiterer entscheidender Punkt war die Möglichkeit, das Tagesgeschäft auf die strategischen Ziele auszurichten – sodass Entscheidungen auf Basis konkreter und verlässlicher Daten getroffen werden können.
César hebt einen entscheidenden Moment hervor:
„Dank der neuen Funktionen konnten wir Entscheidungen und Verbesserungsmaßnahmen gezielter treffen und die Arbeit besser an den OKRs ausrichten. Das hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert.“
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Die Einführung von Businessmap förderte bei den beteiligten Teams eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Mit individuellen Dashboards konnten die Teams Engpässe schnell erkennen und Entscheidungen auf Basis realer Daten treffen. Das Ergebnis: agilere und wirksamere Prozesse, mehr Autonomie für die Teams und ein besseres Management von Abhängigkeiten.
Strategische Wirkung
Ein weiterer großer Vorteil der Plattform war die direkte Verbindung zwischen der Strategie und den IT-Teams (operative Ebene). Die Teams konnten in Echtzeit verfolgen, wie sich ihr Handeln auf die Unternehmensziele auswirkt – was ihr Engagement und ihre Ausrichtung auf die Ziele des Unternehmens stärkte. Das verbesserte nicht nur die internen Prozesse, sondern auch die Wahrnehmung der IT-Services bei den internen Kunden. Das zeigte sich auch in besseren Ergebnissen der internen Zufriedenheitsumfragen, in denen andere Abteilungen die IT bewerten.
Finanzielle Ergebnisse
Businessmap hat die Leistung von CTT direkt beeinflusst:
- Kosteneinsparungen bei Schätzungen: Geringere Betriebskosten durch den Wegfall manueller Prozesse und Schätzungen;
- Gesicherte Compliance: Automatisierung kritischer Prozesse mit Poka-Yoke, die Fehler vermeidet und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt, die bereits im Workflow der Teams verankert sind.
Die Zukunft mit Businessmap
Für Rui Saraiva, CIO von CTT, ist Businessmap eine tragende Säule für das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens.
CTT plant, die Plattform auf weitere Abteilungen auszuweiten und die Unternehmensstrategien noch stärker zu integrieren. Die Erfahrungen aus der Implementierung sollen dabei die Grundlage für noch ambitioniertere Projekte bilden – etwa die Ausweitung auf die iberischen Abteilungen, um Anforderungen in Echtzeit abzubilden und zu erfüllen.
Die Erfahrung von CTT mit Businessmap zeigt, wie die richtige Kombination aus Technologie, Innovation und einer Kultur des Experimentierens organisatorische Herausforderungen in Chancen für Wachstum und Transformation verwandeln kann. Von kürzeren Lieferzyklen bis hin zu höherer Produktivität und Teamzufriedenheit – die Vorteile sind greifbar und nachhaltig.
