Algar Telecom gehört zur Grupo Algar und ist seit fast 70 Jahren ein Pionier im brasilianischen Markt für Informations- und Kommunikationstechnologie. Von seinem Sitz in Uberlândia aus betreibt das Unternehmen ein 122.000 km langes Glasfasernetz, das mehr als 372 Städte in 16 Bundesstaaten und dem Bundesdistrikt versorgt. Es bietet Geschäfts- und Privatkunden Glasfaser-Internet, Mobilfunk sowie Cloud- und Security-Services.
Die Herausforderung: Ein traditionelles Team in einer agilen Geschäftseinheit
Algar Telecom integrierte seine Integrationsabteilung – ein 50-köpfiges Team für IT-Deployment, Governance und Architektur – in eine Geschäftseinheit, die bereits agil arbeitete. Diese Geschäftseinheit liefert Konnektivitäts-, Cloud- und Security-Produkte an Kunden, und das Integrationsteam musste gemeinsam mit ihr liefern.
Die beiden Seiten arbeiteten sehr unterschiedlich. Das Integrationsteam verwaltete seine Arbeit in langen Excel-Tabellen, und die Kommunikation verteilte sich auf E-Mails, Anrufe und Meetings – ohne zentrale Informationsquelle. Das führte zu vier Problemen:
- Schwaches Projektmanagement: Es gab keine einheitliche Methode, um Projekte zu planen und zu verfolgen.
- Keine Liefermetriken: Die Planung war schwierig, und die Lieferkapazität war unklar.
- Keine standardisierten Workflows: Jedes Team arbeitete anders.
- Kaum Transparenz: weder für das Team noch für die Kunden, die ihre eigenen Projekte nicht verfolgen konnten.
Die Agile Coaches Frederico Oliveira und Ednaldo Azevedo wurden mit der Leitung der Transformation beauftragt. Ziel war es, die Arbeitsweise des Teams zu modernisieren und dadurch das Kundenerlebnis zu verbessern.
Was sich verändert hat: Ein digitales Mindset durch Lean/Agile-Arbeitsweisen
Kanban mit monatlicher Kadenz
Die Coaches suchten nach einem Ansatz, der zu schwer planbarer Arbeit passt. Auf der Konferenz Agile Brazil im November 2022 entschieden sie sich für die Kanban-Methode, weil sie auf einen kontinuierlichen Flow ausgerichtet ist. Da die Projektmanager weiterhin monatliche Release-Termine hatten, ergänzten die Coaches eine monatliche Kadenz:
- Planung: Die Planung jedes Monats baut auf dem auf, was im Vormonat geliefert wurde.
- Reviews: Die Kunden sehen den Fortschritt und bestätigen, dass sie den Mehrwert erhalten, für den sie bezahlen.
- Retrospektiven: Die Teams blicken auf den vergangenen Monat zurück und vereinbaren Verbesserungen.
Boards, gemeinsam mit den Teams entwickelt
Auf derselben Konferenz verglichen die Coaches Businessmap mit ihren bisherigen Tools und stellten fest, dass es besser zur Struktur ihrer Abteilung passte. Jedes Team gestaltete sein eigenes Board mit und bildete darin jeden Lieferschritt vom Kickoff bis zum Abschluss ab. Jedes Board enthält einen Projekt-Workflow sowie einen Workflow, in dem große Initiativen in kleinere Arbeitselemente heruntergebrochen werden. Verknüpfte Boards machen Blocker und Abhängigkeiten über die gesamte Hierarchie hinweg sichtbar.
Projekt-Flow auf digitalen Boards in Businessmap visualisieren
Dashboards statt manueller Berichte
Dashboards zur Workflow-Performance bündeln die Liefermetriken heute an einem Ort. Die Projektmanager verbringen keine Stunden mehr mit dem Zusammenstellen manueller Berichte, sondern nutzen diese Zeit, um Kundenanforderungen zu erfassen und zu verstehen. Da alle Daten an einem Ort liegen, trifft das Management seine Entscheidungen mit mehr Sicherheit.
Anpassbares Dashboard in Businessmap zur Überwachung der Workflow-Performance
Kunden sehen ihre eigenen Projekte
Das Team teilt Boards mit den Kunden und erstellt in Businessmap individuelle Berichte für sie. So ist die gesamte Reise vom Konzept bis zur Lieferung digital. Die Kunden können den Fortschritt verfolgen und Bedenken frühzeitig äußern, und das Team kann rechtzeitig darauf reagieren. Ein Kunde schrieb nach einem Review:
„Businessmap ist eine hervorragende Plattform für den Überblick über Projekte – einfach zu bedienen, mit großartiger Projekttransparenz und Kommunikation.“
Die Wirkung: Schnellere Problemlösung und engere Kundenbeziehungen
Die Integrationsabteilung erreichte:
- Live-Transparenz für Kunden: geteilte Boards, individuelle Berichte und monatliche Reviews.
- Stunden an Reporting-Zeit gewonnen – und in das Verständnis von Kundenbedürfnissen investiert.
- Schnellere Problemlösung. Allein im März 2023 deckten die monatlichen Retrospektiven 12 Grundursachen auf und beseitigten 20 % der dringenden Prozessblocker.
- Eine einheitliche Arbeitsweise, die zur agilen Geschäftseinheit passt.
- Flexible Planung. Das Team kann sich an Kundenbedürfnisse anpassen, statt am ursprünglichen Plan festzuhalten.
Nächste Schritte
Als Nächstes plant Algar Telecom, auch den Rest der Geschäftseinheit – darunter Projektmanager, Entwickler, Analysten und den Vertrieb – auf Businessmap als zentrale Informationsquelle für das Projektportfoliomanagement zu holen. Außerdem testet das Unternehmen OKRs in der Plattform, um Ziele mit der täglichen Arbeit zu verknüpfen.
